Loading...
10 23 23 City Council MinutesNew Hope City Council  October 23, 2023  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes October 23, 2023  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:          Absent:    Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    John Elder, Council Member    Reece Bertholf, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Dan Boyum, City Engineer  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Valerie Leone, City Clerk  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member  London, to approve the regular meeting minutes of October 9, 2023. Voted in  favor thereof: Hemken, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: Elder. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Reece Bertholf, city manager, reviewed the consent  items.    BUSINESS LICENSES  Item 6.1    Approval of business licenses.  FINANCIAL CLAIMS Approval of financial claims through October 23, 2023.  New Hope City Council  October 23, 2023  Page 2   Item 6.2    RESOLUTION 2023‐110  Item 6.4    Resolution approving the separation agreement between the city and the former  central garage supervisor.  RESOLUTION 2023‐111  Item 6.5    Resolution approving final payment to T.A. Schifsky & Sons, Inc. in the amount of  $2,103.20 for the 2021 Infrastructure Improvement Project (Improvement Project  No. 1054).    RESOLUTION 2023‐112  Item 6.6    Resolution approving final payment to Allied Blacktop Company for $32,849.23  for the 2023 Crack Repair and Seal Coat Project (Improvement Project No. 1099).  MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    PLANNING CASE   23‐02  Item 8.1     Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution approving  Conditional Use Permit for deferment of required parking relating to real property  located at 5017 Boone Avenue North (New Hope Planning Case 23‐02).    Mr. Jeff Alger, community development specialist, stated the owner of 5017 Boone  Avenue North is requesting a conditional use permit for the deferment of  requirement parking. The building site requires a minimum of 71 on‐site parking  stalls, and the site plan includes 54 parking stalls, resulting in a required deferment  of 17 parking stalls. The site plan includes 20 possible future parking stalls (proof  of parking) within the open outdoor storage area on the west side of the property.  The building is currently occupied by three tenants with a total of 20 employees  based out of the location. The applicant has stated parking demand is significantly  lower than what is required by city code.     Mr. Alger noted the petitioner’s initial application also included a request for a  variance related to the open outdoor storage area on the west side of the property.  The variance would have exempted the applicant from fencing portions of the  open outdoor storage area. After receiving feedback at the Design and Review  meeting, the applicant withdrew this request and now plans to fence the entire  area. He explained since the proposed open outdoor storage area was less than  20% of the gross floor area of the principal building, the request was processed  administratively.    Mr. Alger stated the Planning Commission reviewed the conditional use permit  for the deferment of required parking at its October meeting and recommend  approval subject to five conditions:    1. A restrictive covenant shall be executed by Owner and Tenant and recorded  against the property in the Office of the Hennepin County Recorder as the  Property is Abstract. The restrictive covenant shall mandate the construction  of the proof of parking area, if the City finds that the demand for on‐site  parking exceeds the available supply. This restrictive covenant shall preserve  the proof of parking area from any type of construction.   New Hope City Council  October 23, 2023  Page 3   2. All proposed on‐site parking shall occur in designated code compliant areas that  meet dimensional standards specified within the City Code. Parking shall not  take place within drive aisles, loading areas, fire lanes, or on the street.  3. Exterior storage shall be restricted to approved open outdoor storage areas.  4. Special hazard permit shall be obtained for the storage of any propane or LP  gas tanks, which is subject to approval by the deputy fire marshal.  5. Waste containers shall be located within enclosures or inside of approved  open outdoor storage areas. A building permit shall be obtained for the  construction of any trash enclosures, which must comply with standards for  the district.    Council Member London questioned what precipitated the request. Mr. Alger  stated Property Cents purchased the building approximately two years ago and  Horizon Roofing is leasing the majority of the building.    Council Member London expressed concern regarding on‐street parking on 51st  Avenue and on Boone Avenue. Mr. Alger noted a condition of approval is that all  vehicles be parked at the facility’s parking lot.     Council Member London pointed out the impact to neighborhoods with the  increased number of company‐owned trucks parked at employees’ residences  throughout the city.    Mr. Kurt Scepaniak, owner of Property Cents LLC and owner of Horizon Roofing,  was recognized. He confirmed that tenants will be asked to park all vehicles in the  parking lot after it is striped.     RESOLUTION 2023‐113  Item 8.1    Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING CONDITIONAL USE PERMIT FOR  DEFERMENT OF REQUIRED PARKING RELATING TO REAL PROPERTY  LOCATED AT 5017 BOONE AVENUE NORTH (NEW HOPE PLANNING  CASE 23‐02).” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: Elder;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    2024 PROJECT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1107)  Item 8.2    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution accepting feasibility  report, ordering the construction of and preparation of plans and specifications for  the 2024 Infrastructure Project (Improvement Project No. 1107).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated the public hearing is for the 2024  infrastructure project. He illustrated the proposed improvements and the project  area (Jaycee Park area, 36th Avenue, and areas north of 27th Avenue and west of  Boone Avenue).     Mr. Boyum indicated the project consists of street, water main, sanitary sewer, and  storm sewer improvements. He stated the streets included in the project were  recommended based upon pavement conditions identified in the 2022 pavement  New Hope City Council  October 23, 2023  Page 4   management plan. Some improvements may be bid as alternates to stay within the  CIP budget. Other alternate bids could include Victory Park trails and pedestrian  ramp, and cart paths at the golf course.     Mr. Boyum stated the estimated total project cost is $3,051,296. There are four tax‐ exempt properties included in the project area including Hometown Church, St.  Joseph Church, School District 287, and the city of New Hope that would be  assessed for the improvements ranging from $5,516 to $75,795. Property owners  impacted by the proposed project have been notified of the feasibility report and  were encouraged to attend the council meeting to learn more about the project. He  reviewed the project schedule with construction beginning in the spring of 2024  and final completion by summer of 2025. He stated an assessment hearing would  likely occur in the fall of 2025.    Mayor Hemken opened the public hearing to persons interested in addressing the  Council.    Ms. Aiysha Mustapha, 9205 29th Avenue North, was recognized. She reported there  is standing water at the end of the cul‐de‐sac.     Mr. Boyum thanked Ms. Mustapha for her comments and indicated the drainage  will be corrected as part of the project.    CLOSE HEARING  Item 8.2  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2023‐114  Item 8.2    Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ACCEPTING FEASIBILITY REPORT, ORDERING  THE CONSTRUCTION OF AND PREPARATION OF PLANS AND  SPECIFICATIONS FOR THE 2024 INFRASTRUCTURE PROJECT  (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1107).” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Hoffe, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: Elder; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    TATTOO AND BODY  PIERCING  Item 10.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Ordinance No. 2023‐07, An  ordinance amending section 8‐29 Tattoo and body piercing establishments  ordinance in the city of New Hope.    Mr. Reece Bertholf, city manager, stated the ordinance amendment relates to the  tattoo and body piercing license section of city code and require the applicant to  comply with Minnesota Statute 146B.03. An applicant must furnish a valid state‐ issued license as part of the city’s application process. He stated the city attorney  drafted the ordinance amendment.    ORDINANCE 23‐07  Item 10.1  Council Member London introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 2023‐07, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 8‐29 TATTOO AND BODY PIERCING ESTABLISHMENTS  New Hope City Council  October 23, 2023  Page 5   ORDINANCE IN THE CITY OF NEW HOPE.” The motion for the adoption of  the foregoing ordinance was seconded by Council Member Isenberg, and upon  vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: Elder; whereupon the ordinance was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    TOBACCO  PRODUCTS  Item 10.2    Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Ordinance No. 2023‐08, An  ordinance amending section 8‐7 Tobacco and related products in the city of New  Hope.    Mr. Reece Bertholf, city manager, stated the ordinance amendment updates city  code to require verification of an approved business use certificate of occupancy  prior to issuance of a tobacco license. He reported that Council discussed the  matter at its October 16 work session, and the city attorney drafted the ordinance  amendment.     ORDINANCE 23‐08  Item 10.2    Council Member Isenberg introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 2023‐08, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 8‐7 TOBACCO AND RELATED PRODUCTS IN THE CITY OF NEW  HOPE.” The motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by  Council Member London, and upon vote being taken thereon, the following voted  in favor thereof: Hemken, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: Elder; whereupon the ordinance  was declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested  to by the city clerk.    ERP SOFTWARE  SERVICES  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 11.1, Resolution approving  contract with BS&A to provide Enterprise Resource Planning (ERP) software  services.    Mr. Reece Bertholf, city manager, stated at the October 16 work session, staff  updated Council on the city’s enterprise resource planning evaluation process, and  Council supported entering into a contract with BS&A as the vendor to provide  enterprise resource planning software.     Mr. Bertholf reported the city’s current software provider, LOGIS, is changing ERP  software which provided an opportunity for the city to consider other vendors. He  noted the city currently utilizes various platforms and entering into a contract with  BS&A would allow consolidation of many platforms and a savings of over $1  million over a five‐year period.    Council Member London expressed support for BS&A’s software and noted many  other cities including Robbinsdale and Plymouth currently utilize their services.  He pointed out BS&A is knowledgeable with municipal operations as they only  serve cities.      RESOLUTION 2023‐115  Item 11.1    Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING CONTRACT WITH BS&A TO  PROVIDE ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) SOFTWARE  New Hope City Council  October 23, 2023  Page 6   SERVICES.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: Elder;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:44 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk