Loading...
10 16 23 Work Session MinutesCity Council Work Session October 16, 2023  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  October 16, 2023 Northwood Conference Room     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member     Staff present:    Reece Bertholf, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Erin Enstad, Abdo  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Mark Severson, Recreational Facilities Manager  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, City Attorney     Also present: Sarah Larson, Fire Chief    WMFRD UPDATE  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update from West Metro Fire‐ Rescue District.    Ms. Sarah Larson, fire chief of West Metro Fire‐Rescue District, provided a quarterly  update to Council on calls for service, public events, staffing, training, vehicles, and  fire prevention/community outreach programs.    Chief Larson thanked the Council for allowing the live fire training on October 7th in  New Hope which is a critical training component for fire fighters.    Council Member London mentioned the SAFER grant award and inquired how the  district will handle expenses for the three new positions after conclusion of the three‐ year grant funding period. He pointed out the potential to add $500,000 to the 2026  budget. He also inquired of the goal and noted the city survey shows 88% of the  community expressed satisfaction with the current fire protection.     Chief Larson stated the department’s goal is to assemble 15 firefighters on a team  within nine minutes per the National Fire Prevention Association standards. She stated  the Board guaranteed the positions for three years.     City Council Work Session October 16, 2023  Page 2   Council Member London recommended adding “fire response time” in the SMART  goals to track whether the additional staffing improves performance of the fire district.    Mr. Reece Bertholf, city manager, indicated the national benchmarks are achievable,  but they do carry a cost.     Council thanked Chief Larson for the update.    HRG PROGRAMS  AND RATES  Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Discussion regarding HRG  programs and recommended 2024 rates.    Mr. Tim Pratt, HRG Recycling Manager, stated customers are enjoying the interactive  tool that is available in various languages for recycling‐related questions. He stated  there is a phone app available also.     Mr. Pratt shared past performance issues of refuse haulers due to driver shortages and  noted improvements have been made during 2023.    Mr. Pratt reviewed the recycling program components (curbside recycling, education,  bulky waste curbside collection, organics drop‐off, special material drop‐off, yard  waste site, and event recycling). He indicated haulers must charge all customers for  organics recycling whether they use the service or not. He stated organics is the single  largest category in trash that could be recycled/composted. He reviewed the  participation levels in the curbside cleanup. He explained the HRG subsidizes rain  barrels and compost bins ($20 discount for HRG residents). The organics drop off  facility at Crystal Cove (Crystal Community Center parking lot) has 287 current users.  Mr. Pratt stated the spring and fall special materials drop‐off event continues to be  popular. The yard waste contract at Maple Grove was extended through 2027. Central  Park in Brooklyn Park is the pumpkin drop‐off site as well as the Maple Grove Yard  Waste site. Event recycling containers are available for loan. He reported the HRG  partnered with the county and a non‐profit company (Better Futures Minnesota) on a  building material drop off event which resulted in 87 participants donating many good  materials.     Mr. Pratt stated the current monthly recycling fee is $5.00, and the board recommended  a $.90 increase to offset the increased cost of the new recycling, yard waste, and  curbside cleanup contracts. He stated New Hope’s special bulky waste curbside clean‐ up is scheduled for the spring of 2024.    Council Member London inquired whether the HRG is still considering purchasing its  own containers. Mr. Pratt indicated the HRG extended the recycling contract with  Waste Management and has delayed the purchase of containers due to cost.    Council Member Elder inquired regarding recycling requirements. Mr. Pratt stated  residents are not forced to participate but they have to pay the recycling fee regardless.  He noted there is a 92% participation rate. He noted recycling provides environmental  benefits as well as economic benefits as recycling creates manufacturing jobs for  products created from recycled materials.     Council thanked Mr. Pratt for the update.  City Council Work Session October 16, 2023  Page 3     2024 ENTERPRISE  AND UTILITY FUND  BUDGETS AND  UTILITY RATES  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Discussion regarding 2024  enterprise and utility fund budgets and 2024 utility rates.    Mr. Reece Bertholf, city manager, noted the city must be cognizant of utility funds to  cover future infrastructure improvement needs.    Ms. Erin Enstad, Abdo, stated the discussion at this time will focus on 2024 and the  long‐term plan will be reviewed at the November work session.     Mr. Bernie Weber, public works director, and Ms. Erin Enstad of Abdo, reviewed the  utility budgets. Mr. Weber highlighted expenditures planned for each fund during the  2024 budget cycle.     Ms. Enstad recommended the following rate increases: 5% water, 4% storm water  drainage, 4% sewer, and 5% street lighting. Ms. Enstad explained the memorandum  regarding cash balances. She stated the increases are needed to support the city’s ten‐ year plan, utility replacement and aging infrastructure. She also stated the city must  keep pace with sewer charges from the Met Council and water purchase from the city  of Minneapolis.     Ms. Enstad stated the long term plan update will be presented at the November work  session.     Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, and Mark Severson, recreation  facilities manager, reported on revenue and expenditures for 2024 for the golf course  and ice arena. Ms. Rader stated staff recommends minimal increases for golf course  greens fees and season passes, a $10/hour increase in the prime ice rental and $5/hour  increase in the non‐prime ice rental rates effective fall of 2024. Staff shared the capital  improvement plans for the city’s recreation facilities.     Discussion ensued regarding depreciation costs, long term capital needs and cash flow,  rate increase comparisons to other cities, and the potential of implementing a  convenience fee to credit card users.      Council thanked staff for the budget review.    ERP VENDOR  SELECTION  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Update regarding the city’s  Enterprise Resource Planning (ERP) software and vendor selection.    Mr. Reece Bertholf, city manager, stated at the April 17, 2023, work session, staff  informed Council of LOGIS’ pricing and the city’s options regarding the enterprise  resource planning software. Council supported utilizing Abdo’s services to assist the  city in evaluating various ERPs. The software review included programs such as  accounts receivable, accounts payable, financial reporting as well as payroll, human  resources, special assessments, recreation, license/permits/inspections, and utility  billing. He explained that the city may be able to secure services that meet or exceed  LOGIS’ at a lower price and without a ten‐year commitment.    City Council Work Session October 16, 2023  Page 4   Ms. Erin Enstad, Abdo, explained that RFPs were solicited that resulted in five  software proposals. She stated demonstrations were scheduled with two vendors,  BS&A and Tyler, and the recommendation is to enter into a contract with BS&A. She  reviewed costs for a five year term. Ms. Enstad stated BS&A’s software is cloud‐based,  will integrate all modules except RecTrac, and can convert the city’s existing data. She  also noted that BS&A has experience converting data from LOGIS.      Mr. Bertholf commented that changing ERP software will be a major undertaking but  the city will reap rewards in efficiencies and cost savings. It was noted that LOGIS was  originally formed around 1970 to provide RFP software and share costs with other  cities. Mr. Bertholf indicated LOGIS’ proposal for new software requires a significant  buy‐in cost and a ten‐year commitment.    Council Member Elder reported that the city of Robbinsdale utilizes BS&A software,  and the company has strong customer service.    Ms. Enstad reported the conversion is an 18‐month process. Council Member London  requested additional information. Ms. Enstad indicated she would forward the  software demonstration to Council.    Council directed staff to place the item on the October 23 council meeting agenda for  consideration of the contract approval.    CURBSIDE APPEAL  REIMBURSEMENT  PROGRAM  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Update on Curbside Appeal  Reimbursement Program.    Mr. Jeff Alger, community development specialist, indicated the Curbside Appeal  Reimbursement Program launched on June 1, 2022, on a two‐year trial basis. The  program encourages homeowners to make improvements to the exterior of their  homes and garages in areas that are visible from the street. The program has been  successful having helped fund 20 projects valued at $201,181. Properties that are  eligible for the program include owner‐occupied one‐and two‐family homes that do  not have past due taxes, citations, or utility bills.     He reported the goal of the program was to fund projects that go above and beyond  general maintenance by adding curb appeal and value to the property. For these  reasons and out of fairness to those who have been denied requests to fund other types  of projects staff is not recommending any changes to the list of projects eligible for  reimbursement. The Council allocated $200,000 for the program and approximately  $50,000 has been committed to approved projects. He stated staff recommends  continuing the program until the $200,000 is exhausted.     Council discussed the possibility of expanding the program to get more participants.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, indicated the program could be  modified in the future to include aesthetic improvements (such as converting from  asphalt to concrete driveways or changing siding to a more durable material). He  stated staff will continue to post the number of participants in the Friday memo.    City Council Work Session October 16, 2023  Page 5   PERFORMANCE  MEASURES AND  SMART GOALS  Item 11.6    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.6, Update on Performance  Measurement Report and SMART goals.    Mr. Jeff Alger, community development specialist, reviewed the 2023 Performance  Measurement Report and SMART goals document containing data from 2018‐2022. He  reported the SMART goals are generally on track. Mr. Alger stated information from  the 2022 professional community survey was included in the report.     Council Member London requested that fire response time be added to next year’s  report. He expressed disappointment that more cities don’t collect the data and  suggested that Council and staff promote the idea to other cities.    Discussion ensued regarding the use of the SMART goals. Mr. Bertholf noted directors  consult employees in the development of the goals. Mr. Bertholf asked Council to  inform him if there are other items that should be incorporated into the report.    Council accepted the report and complimented Mr. Alger for his work. They  authorized posting the document on the city’s website.    ECONOMIC  DEVELOPMENT  REPORT UPDATE  Item 11.7  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.7, Update on Economic  Development Report.    Mr. Jeff Alger, community development specialist, stated the report was developed in  2016 and is updated annually. He stated the economic development report highlights  redevelopment projects throughout the city from the previous year and the tools that  are in place to promote development activity. He stated the city’s EDA promotes and  facilitates business development and housing redevelopment activities.     Mr. Alger noted the report was utilized in 2017 when bonds were issued for the new  police station/city hall construction project, in 2019 when bonds were issued for the  swimming pool complex, and in 2021 for refinancing of ice arena conservation bonds.  He reviewed the updates that were made to the 2023 report.    Council accepted the report and supported posting it on the city’s website.    Council Member Isenberg reported on the successful Windsor Ridge development and  the strong sense of community among the neighborhood.     TOBACCO LICENSES  Item 11.8  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.8, Discussion regarding issuance of  tobacco licenses, city code chapter 8.    Mr. Reece Bertholf, city manager, reported that the item is on the agenda due to an  open forum appearance made at the October 9, 2023, Council Meeting.     Mr. Bertholf stated the tobacco license cap of 21 has been met, and staff recommends  improving tobacco license procedures by 1) re‐implementation of a wait list allowing  applicants to apply on a first‐come, first‐served basis; and 2) make license issuance  subject to approval of a “business use certificate of occupancy” (BUCO) registration.  He noted a valid BUCO registration would ensure tobacco licensees either own the  City Council Work Session October 16, 2023  Page 6   property or have permission to rent the space that is listed on the business license  application.    Council supported staff’s recommendations.    DISCUSS VACANT  PROPERTY  REGISTRATION  PROGRAM  Item 11.9    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.9, Discuss possibility of  implementing a vacant property registration program.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, stated at the October 9, 2023,  Council Meeting, Councilmember London requested to have a discussion regarding  how the city handles vacant properties and/or properties that have been under  construction for an extended period of time.    Mr. Sargent stated the city explored creating a vacant property registration program  ordinance in 2010 during the subprime mortgage crisis, with concerns primarily  focused on vacant single and two‐family homes facing foreclosure. The ordinance was  never adopted. He stated if the city implemented a vacant property registration  program now it would be to address compliance issues to ensure properties are  meeting minimum code requirements. He stated staff addresses code issues through  the administrative fines enforcement program.    Mr. Sargent indicated regarding construction projects, staff ensures that proper  permits are in place and new permits are required if the work is not completed within  one year and an extension is not granted by the building official. He indicated the  situation with the gas station at Bass Lake Road and Winnetka Avenue was unique in  that it changed ownership twice during the construction period.     Council Member London recommended tracking vacant commercial and residential  properties in the city to market to brokers.     Mr. Sargent indicated the city maintains a database of retail space which is updated on  a quarterly basis and posted on the city’s website. He noted realtors market the sale of  residential properties, and staff will continue to find properties for the scattered site  housing program.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 8:35 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk