Loading...
05 15 23 Work Session MinutesCity Council Work Session May 15, 2023  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  May 15, 2023 Northwood Conference Room         CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:          Council absent:  Kathi Hemken, Mayor  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    John Elder, Council Member     Staff present:    Tim Hoyt, Acting City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Sarah Larson, WMFRD Chief  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works     Also present: Bruce Paulson, Stantec    REVISED AGENDA Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the revised agenda adding Item 11.6, Discuss MnDOT Snowplow truck  lease program. All present voted in favor. Motion carried.    WMFR DISTRICT   UPDATE  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update from West Metro Fire‐ Rescue District.    Ms. Sarah Larson, WMFRD Chief, reported there were 392 calls for service in the first  quarter of year 2023 of which 226 were in the city of New Hope. She stated the district  held its 12th annual food drive on March 18 and collected nearly 1,300 pounds of food  and $5,404 in cash.  She explained training programs, and provided an update on the  2022 recruits, emergency management, and apparatus. She stated the first new engine  will be delivered in May.     Chief Larson reported the district is planning an open house event on July 6 to celebrate  the district’s 25th anniversary.     She shared a letter sent by a resident complimenting the fire department on handling  a fire on March 25.    City Council Work Session May 15, 2023  Page 2   Ms. Larson reviewed the proposed 2024 budget of $3,364,500 which is funded as  $1,729,883 for New Hope and $1,634,617 for Crystal. The proposed budget is an  increase of $333,310 over the 2023 contribution or 11%. She explained the increase is  mainly due to the engine lease, one additional full‐time employee, and the pension  program.    Council Member London commented that large increases to budgets are not  sustainable long‐term.    Council thanked Chief Larson for the update.    EMERALD ASH  BORER PROGRAM   Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Discussion of New Hope’s   Emerald Ash Borer (EAB) program funding.    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, reported the city’s emerald ash borer  program began in 2010. She explained in 2023 staff has continued to see significant  increases in emerald ash borer infestations throughout the city affecting most of New  Hope’s public and private ash trees. In 2022 approximately 500 infested public ash  trees were removed, and the number is expected to be higher in 2023.     Director Rader stated the streets operating budget has $200,000 dedicated for tree  removal and replacement for public ash trees. She stated it is recommended that a  transfer of $300,000 from the Street Infrastructure Fund be made to the operating fund  to increase the amount allocated for the EAB program. She also stated the parks  operating budget contains $25,000 for the EAB program, and staff is seeking Council’s  support for a transfer of $100,000 from the Park Infrastructure Fund to the parks  operating budget to assist with tree removal/replacement in the parks. She noted the  $100,000 was budgeted in the 2023 Park Infrastructure CIP budget. Ms. Rader stated  the forester has recommended a variety of different species to replace the ash trees.    Ms. Rader commented the city has received $37,000 in grants for replacing park trees  in 2023 and the purchase of IT equipment for forestry fieldwork.    Mr. Bernie Weber, director of public works, commented the city is fortunate that the  tree contractor has not increased tree removal costs which average about $1,200 per  tree. The cost is approximately $650 to plant a new tree.    Council was supportive of the budget transfers and directed staff to place the item on  a future council meeting for formal approval.     PARK  INFRASTRUCTURE  FUND TRANSFER TO  ICE ARENA  OPERATING FUND  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Discuss Transfer from Park  Infrastructure Fund to Ice Arena Operating Fund.    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, requested Council’s support for the  annual transfer from the park infrastructure fund to the ice arena operating fund for  debt service purposes. The $500,000 transfer was included in the 2023 tax levy and  budget. If the Council is supportive, a resolution authorizing the transfer would be  presented at the May 22 council meeting.     City Council Work Session May 15, 2023  Page 3   Council Member London questioned why the long‐term plan shows the transfer  through year 2032 when the bonds will be repaid in 2028.    Director Rader explained the intention of the transfer is to support the capital outlay  needs in addition to the debt, and staff can provide additional details when the  updated long‐term plan is presented to Council.    Council was supportive of the transfers and directed staff to place the item on a future  council meeting for formal approval.     STREETLIGHT  BANNERS  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Discuss ordering additional  banners for new streetlights along 42nd Avenue North and streetlight banner designs.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, stated staff requests to discuss  banners for the new streetlights to be installed along 42nd Avenue North between Xylon  and Gettysburg avenues.     He explained the streetlight banner design that is in place for the existing banners  along 42nd Avenue North between Louisiana and Xylon avenues and along Xylon  Avenue North between 42nd and 45th avenues was created by graphic design students  at Hennepin Technical College in 2015. The banners feature six unique designs and  taglines, including “A Great Place to” Grow, Learn, Live, Play, Shop, and Work.     The banners that are in place along 42nd Avenue North are about four years old. When  35 new streetlights were installed along 42nd Avenue North in 2019, the size of the  banners was reduced, and the taglines were translated into several different languages  to promote inclusiveness. These smaller banners were produced by Mainstreet Designs  and are generally expected to last three to five years. The fabric for these banners has  a “richer” look that is not as smooth as standard vinyl. The fabric is 11 ounces per yard  and printed on one side. Two pieces are then sewn together back‐to‐back, with a 10‐ ounce opaque block out layer in between to eliminate any transparence from sunlight.  The banners have a three‐year warranty to protect from fading and construction  defects. All banners are coated with a UV protectant to prevent fading and are double  folded for extra durability and protection to the pocket stitching.    The banners on Xylon Avenue North were produced by another vendor and are  comprised of standard vinyl. They were installed in 2016 and replaced with extras from  the order in 2020. There are seven streetlights with banners along Xylon Avenue North  and eight streetlights with hanging flower baskets.    As part of the 42nd Avenue North improvements taking place this summer, 11  additional streetlights will be added to the street between Xylon and Gettysburg  avenues. Banner arms have been ordered for these streetlights. Once installed, there  will be a total of 53 matching streetlights on 42nd Avenue North and Xylon Avenue  North that will be equipped for banners.    Mr. Sargent stated since the existing banners are nearing the end of their useful life and  new streetlights are being added to 42nd Avenue North, staff felt it was an appropriate  time to consider a redesign of the banners.   City Council Work Session May 15, 2023  Page 4   He asked for Council’s feedback on the theme which is about 10 years old. He stated  the city could use an outside vendor, work with the city’s communication coordinator  on concepts, solicit graphic design students to present concepts, organize a contest, or  continue using the current designs and order additional quantity.  Council supported continuing with the existing theme (A Great Place To…) and having  the banners printed in different languages. Council directed staff to contact the college  to determine if the students could assist with banner design options. Council also  expressed support of a public contest.    PUBLIC WORKS  PHASE 2 EXPANSION  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1039)  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Discuss Public Works facility  Phase 2 expansion (Improvement Project No. 1039).    Mr. Bernie Weber, director of public works, indicated Dan Boyum and Bruce Paulson  of Stantec are in attendance to answer questions. He explained in 2020 Council  approved a phased approach to the public works expansion, and Phase 1  improvements started construction in 2021. He stated Phase 2 improvements are  scheduled to begin construction in 2024 and include:   Public Works Facility expansion with approximately 20,000 square‐feet of new  garage/equipment storage.     Renovation of the existing garage/equipment storage space to improve vehicle  circulation and equipment storage.   Provide a new fuel dispensing system for diesel fuel and unleaded gasoline  adjacent to the new garage/equipment storage addition.   Security improvements both inside and out at the building expansion.   Pavement replacement and site improvements on the remaining areas not  addressed with the Phase 1 improvements.    City Engineer Dan Boyum highlighted the 2021 improvements that included a new lift  gate, bituminous, soils storage building, mechanics bay lift/flooring and ceiling  painting, trench grate/floor, new parking stalls, storage/exercise rooms, underground  infiltration basis, converted old soils storage area for parking, mechanics bay air  conditioning, security cameras, new parts storage area, and office in mezzanine.    Mr. Bruce Paulson of Stantec stated if Council supports phase 2 of the project, it is  necessary to prepare plans and specifications.     Mr. Boyum stated the estimated cost of phase 2 is $5,025,644 and with project  contingencies and indirect costs the total is $6,050,772. The central garage fund has a  balance of $5,767,592, and the remaining project cost will be funded with the building  replacement charge that was instituted in 2018.    Discussion ensued regarding security measures as well as cost savings to store  equipment and vehicles indoors. Mr. Weber indicated the dump truck batteries cost  $1,000 each and require annual replacement since the vehicles are parked outside.     Council Member London commented on the vehicle replacement policy and suggested  changes be made to extend the replacement schedule on city‐owned vehicles since they  are expected to last longer with indoor storage.     City Council Work Session May 15, 2023  Page 5   Council expressed support for Phase 2 of the public works facility expansion and  authorized Stantec to prepare plans and specifications.    Director Weber stated the plans and specifications will be presented at a future Council  meeting.    SNOWPLOWS  Item 11.6  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.6, Discuss MnDOT Snowplow truck  lease program.    Mr. Bernie Weber, public works director, explained on May 12, 2023, staff learned  Minnesota Department of Transportation has received plow trucks and is unable to  take delivery due to insufficient funds. The plow truck inventory is being offered to  municipalities through TransLease, Inc. The city has the opportunity to lease two  tandem axle plow trucks (Western Star 4700/47X Chassis) for $6,194.40 per month (or  $74,332 annually) for each truck. They would be under warranty and include the  annual DOT inspection costs. After a year the city could evaluate whether to continue  the lease arrangement or not. The city could also purchase the equipment at the end of  the lease. The lease arrangement would guarantee having snowplows for the 2023‐24  winter season. After a year, staff is hopeful the market conditions and inventory will  improve for vehicle purchases.     Mr. Weber stated last November Council approved the purchase of a new plow truck  for $322,097 through the state cooperative purchasing agreement, but the order has not  been filled due to supply chain issues. The truck may not be available until 2025, and  the cost could be as high as $425,000.    Mr. Weber commented on the age of the city’s plow trucks and costly repairs. He also  noted Boyer Trucks would be willing to purchase the city’s 2013 and 2015 snowplows  for a good price.    Council inquired whether Abdo staff had reviewed the lease agreement. Mr. Weber  stated he had conversations with Erin Enstad of Abdo.     Council Member London recommended a buy versus lease analysis be performed by  Abdo in order to make a sound decision.     Mr. Weber commented on the need to make a decision very soon before the snow‐ plows are leased by other entities.     Council authorized Acting Chief Hoyt to enter into the lease(s) if the analysis proves  favorable.    OTHER BUSINESS Council Member Isenberg inquired regarding the status of the bridge work on T.H.  169/42nd Avenue.    Mr. Weber stated some contaminated soils have been discovered and there is more  ground water than expected. He stated the soils will be replaced and the bridge  contractor will need to place well points to draw down the water elevations before  placing the concrete bridge foundations.     City Council Work Session May 15, 2023  Page 6   ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 8:00 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk