Loading...
10 25 21 City Council MinutesNew Hope City Council  October 25, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes October 25, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Tim Hoyt, Director of Police  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Valerie Leone, City Clerk  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the regular meeting minutes of October 11, 2021. Voted in  favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    Mr. Ron Stoffel, 8004 55th Lane North, inquired of the project status of the Shell Gas  Station located at 7900 Bass Lake Road.    Mr. Kirk McDonald, city manager, indicated he would refer the inquiry to the  director of community development for a response directly to Mr. Stoffel.    OATH OF OFFICE Chief Tim Hoyt introduced and provided information regarding Officer Marylee  Larson’s background. City Clerk Leone administered the oath of office. Council  extended their congratulations to Officer Larson and thanked the department and  Larson’s family members for attending the ceremony in a show of support.    Council Member Elder commended Chief Hoyt for facilitating the department’s  camaraderie.    ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.  New Hope City Council  October 25, 2021  Page 2     CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through October 25, 2021.  MOTION  Item 6.4    Motion supporting the participation in national settlements regarding opioid  claims.  RESOLUTION 2021‐97  Item 6.5    Resolution approving the Sandburg Middle School Facility Use Agreement.  MOTION  Item 6.6    Motion to accept a $7,500 donation in support of the New Hope Police  Department’s K9 program.  MOTION  Item 6.7  Motion accepting donations from the Minneapolis Regional Chamber for the New  Hope Crime Prevention Fund and the 2022 Safety Camp.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion  carried.    PUBLIC HEARING  2022  INFRASTRUCTURE  PROJECT 1074  Item 7.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.1, Resolution ordering the  construction of and preparation of plans and specifications for the 2022  Infrastructure Project (Improvement Project No. 1074).    Mr. Dan Boyum, city engineer, illustrated the proposed project area in the  northwest portion of the city near Liberty Park.  He stated the streets included in  the project were recommended based upon pavement conditions identified in the  2019 pavement management plan as well as underlying utility conditions. Mr.  Boyum stated the improvements include utility replacement on Independence  Avenue North as well as the mill and overlay or reclaim and overlay of pavement.     He stated utility improvements on the mill and overlay streets will include the  replacement of the sanitary sewer manhole casting and rings to reduce inflow and  infiltration. The feasibility report also recommends replacement of the water main  located on TH 169 ramp, Bass Lake Road to Gettysburg Avenue, and  Independence Avenue. He illustrated areas where trenchless water main  construction via directional drill and/or pipe bursting methods will be used for  replacement of the water main.      Mr. Boyum stated some of the trees along the east side of Independence Avenue  will be affected by the water main improvements. He stated many trees that will  be removed are ash trees and are susceptible to the Emerald Ash borer disease. He  explained that preliminary discussions regarding trees were held with residents  during the October 20 walk‐n‐talk meeting.     New Hope City Council  October 25, 2021  Page 3   Mr. Boyum stated the estimated total project cost is $2,050,069 including indirect  costs. He stated the funding sources include the street infrastructure fund, utility  funds, and special assessment (for Liberty Park as it is a tax‐exempt property). He  reviewed the project schedule with plans and specifications to be reviewed by  Council on January 10, 2021.     Council Member London called attention to the city’s 10‐year pavement  management plan that is updated annually. He asked the city engineer whether  staff works with the financial consultant to plan for street work without the use of  bonding. Mr. Boyum confirmed the pavement management strategy.    Council Member Elder inquired regarding the use of blow mulch versus sod for  boulevard restoration. City Engineer Boyum stated the project will include blow  mulch as the city has found it provides a better root system of new grass compared  to sod. Council discussed the importance of adequate watering to establish new  grass.    Mayor Hemken opened the public hearing for comments. There was no one  present desirous of addressing the Council for the public hearing.    CLOSE HEARING  Item 7.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  London, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2021‐98  Item 7.1  Council Member Hoffe introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ORDERING THE CONSTRUCTION OF AND  PREPARATION OF PLANS AND SPECIFICATIONS FOR THE 2022  INFRASTRUCTURE PROJECT (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1074).” The  motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member London, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    AWARD CONTRACT  PROJECT NO.  1037/1053  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution awarding contract  to West Central Environmental Consultants (WCEC) for construction of Public  Improvement Project No. 1037/1053 (Meadow Lake Drawdown) and approving  cooperative and subgrant agreement with Shingle Creek Watershed Management  Commission (SCWMC).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated work for the Meadow Lake drawdown  began in 2019. He stated the Meadow Lake Management Plan was prepared by the  Shingle Creek Watershed Management engineer. He stated the plan targets  reducing the internal phosphorus loading in Meadow Lake and includes a  drawdown of the lake in the fall of 2021 and future alum treatment. He reported  four bids were received for the project, and the low bid (including the additional  pumping after the initial drawdown) was submitted by West Central  Environmental Consultants (WCEC) for $59,430 ($44,430 base bid plus $15,000 for  two extra weeks of drawdown). Per the cooperative and subgrant agreement, the  city will be reimbursed by the Shingle Creek Watershed Management Commission  New Hope City Council  October 25, 2021  Page 4   through grant funds. The DNR recently approved the permit for the drawdown.  The DNR will also provide guidance regarding relocation of the turtle population  and is hosting a turtle handling workshop on November 2.    Mr. Boyum recommended awarding the contract to West Central Environmental  Consultants for the drawdown and approval of the cooperative and subgrant  agreement with Shingle Creek Watershed Management Commission. He stated  the cooperative and subgrant agreement includes two grants received from the  Board of Water and Soil Resources for $153,510 and $40,000. He explained the  project will be fully funded by the watershed commission (the city will pay the  costs and be reimbursed with grant funds). He stated the work will begin in  November.    Mr. Boyum also informed Council of a city project to replace the culvert between  the golf course pond and Meadow Lake. He noted quotes will be obtained in the  near future and presented to Council for consideration.     Council briefly discussed the turtle relocation project. Mr. Boyum stated the  relocation will occur after the DNR holds the November 2nd workshop. He stated  the workshop and turtle relocation dates will be communicated with interested  parties including the Meadow Lake Association.     RESOLUTION 2021‐99  Item 8.1  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING CONTRACT TO WEST CENTRAL  ENVIRONMENTAL CONSULTANTS (WCEC) FOR CONSTRUCTION OF  PUBLIC IMPROVEMENT PROJECT NO. 1037/1053 (MEADOW LAKE  DRAWDOWN) AND APPROVING COOPERATIVE AND SUBGRANT  AGREEMENT WITH SHINGLE CREEK WATERSHED MANAGEMENT  COMMISSION (SCWMC).” The motion for the adoption of the foregoing  resolution was seconded by Council Member Elder, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    2022 JOINT  COMMUNITY POLICE  PARTNERSHIP  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution approving  agreement between the city of New Hope and Hennepin County for the 2022 Joint  Community Police Partnership (JCPP) to be shared by the cities of Crystal, New  Hope and Robbinsdale, at a cost of $27,000 per city (total cost $81,000).    Mr. Tim Hoyt, director of police, explained this item approves a contract between  Hennepin County and the city of New Hope for the Joint Community Police  Partnership (JCPP) to be shared by the cities of Crystal, New Hope and  Robbinsdale for the year 2022. The JCPP is a Hennepin County program that works  collaboratively to enhance relationships between police and specifically with  immigrants, people of color, indigenous people, and faith communities. He  pointed out each participating city tailors their program to meet their specific  community’s needs. Chief Hoyt indicated Commissioner Lunde gave a brief  overview of the program during his presentation on March 8, 2021. He stated the  New Hope City Council  October 25, 2021  Page 5   program was also discussed during the police department budget review process  this fall.     Chief Hoyt stated the cost per each of the three cities is $27,000, and the 2022  budget contains funds for the program.    Chief Hoyt stated the city of Crystal has a liaison in place (through a previous grant  program) and has been able to develop a good relationship with its minority  population and police department.     Council expressed support for the partnership. Council Member London asked  Chief Hoyt to consider ways to measure the program’s effectiveness.     RESOLUTION 2021‐100  Item 8.2  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING AGREEMENT BETWEEN THE CITY  OF NEW HOPE AND HENNEPIN COUNTY FOR THE 2022 JOINT  COMMUNITY POLICE PARTNERSHIP (JCPP) TO BE SHARED BY THE  CITIES OF CRYSTAL, NEW HOPE AND ROBBINSDALE, AT A COST OF  $27,000 PER CITY (TOTAL COST $81,000).” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Hoffe, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    2022 CITY  CONTRIBUTION FOR  HEALTH BENEFITS   Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution establishing city’s  monthly contribution for health benefits program effective January 1, 2022.    Mr. Rich Johnson, director of HR/Administrative Services, stated insurance  information was presented to Council at the October 18 work session. Director  Johnson explained that the city contributions have fallen below the city’s 12  comparable cities, and it is recommended that the city’s contribution amount  increase by $95, $155, and $176 for single, employee plus one, and family health  insurance coverage, respectively, effective January 1, 2022. He stated the  expenditure is included in the 2022 proposed budget.     Council Member London questioned the need to increase the contribution since  there is no premium increase by Health Partners. Director Johnson explained the  increase will bring the city’s contribution levels closer to its comparable cities. He  also noted the city solicits insurance quotes every five years.     Mr. Kirk McDonald, city manager, pointed out the need to be competitive in terms  of benefits in order to retain good employees.    RESOLUTION 2021‐101  Item 10.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ESTABLISHING CITY’S MONTHLY  CONTRIBUTION FOR HEALTH BENEFITS PROGRAM EFFECTIVE  JANUARY 1, 2022.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the  New Hope City Council  October 25, 2021  Page 6   following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:55 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk