Loading...
12 21 20 Work Session Minutes City Council Work Session December 21, 2020  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  December 21, 2020 Civic Center Conference Room     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the (virtual) meeting to order at 6:33 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Cedrick Frazier, Council Member  Andy Hoffe, Council Member   Jonathan London, Council Member     Staff present:    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Megan Hedstrom, Stormwater Specialist  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Valerie Leone, City Clerk  Bernie Weber, Director of Public Works    STORM WATER  ORDINANCE   Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Discuss Storm Water Ordinance  Update.    Ms. Megan Hedstrom, stormwater specialist/project coordinator, reviewed proposed  updates to the city’s storm water ordinance. She explained the changes are necessary  to comply with MPCA and local watershed districts guidelines as well as the city’s  Surface Water Management plan. She stated the updates include new language in the  zoning and subdivision/platting sections of the city code primarily relating to grading,  erosion, and sediment control regulations.      Council Member Elder recommended proceeding with the changes as they meet best  practices across the state.    Mr. Kirk McDonald, city manager, pointed out that since some of the changes impact  the zoning code, a review by the planning commission is necessary. It was noted that  a public hearing before the planning commission will take place on February 2, 2021,  before the ordinance amendment is presented to the Council on February 22, 2021.    2020 AND 2021  CONSTRUCTION  PROJECTS  Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Update regarding 2020 and 2021  construction projects.    Mr. Bernie Weber, director of public works, and Mr. Dan Boyum, city engineer,  updated the Council regarding 2020 and 2021 construction projects:     Meadow Lake Management Plan (Improvement Project Nos. 1037 and 1053)  City Council Work Session December 21, 2020  Page 2   Mr. Boyum explained the Meadow Lake Management Plan is a long‐term project  focused on improving water quality in Meadow Lake. The Watershed and city  were unable to obtain a DNR permit to complete the drawdown this year primarily  due to the wildlife impacts of the drawdown. He noted these impacts can be  avoided by beginning the drawdown in early September of 2021. He reviewed the  three phases of the plan: 1) drawdown to consolidate sediments, kill invasive plant  species and fathead minnows; 2) follow up fish and aquatic vegetation monitoring  and treatment if necessary; and 3) alum treatments in two doses in successive  years. He explained the plans for pump setup for the drawdown.      Signal Replacement at Boone and 42nd Avenue (Improvement Project No. 1029)  and upcoming MnDOT bridge replacement projects    Mr. Boyum reported the replacement of the signal at Boone and 42nd Avenues was  placed on hold earlier this year. He stated the project is a 50/50 cost share between  the county and city. He noted the signals are the oldest in the county and are too  close to the travel lanes. The signals, posts, wiring and cabinet all need to be  replaced and left turns added. An accessible pedestrian signal (APS) and  pushbutton will be incorporated with the signal improvements. A hydrant was  relocated in 2019 to make room for the new signals. Mr. Boyum reported that  COVID financial impacts are affecting funding levels and the county is reviewing  funding in their 2022‐2026 CIP. He stated the county plans to reconstruct 42nd  Avenue between Gettysburg and Xylon Avenues in 2023. The city and county have  discussed delaying the signal replacement to 2023 which would reduce overall cost  for both parties.     Council Member London stated if the improvements are delayed until 2023, the  county should be asked to paint the southwest corner pole as it was damaged from  a car accident. Mr. Weber stated he will notify the county.    Regarding the 42nd Avenue bridge replacement, Mr. Boyum reported that MnDOT  plans to replace the 42nd Avenue bridge at Highway 169 in 2023 and switch the  interchange to a folded diamond. This would align with the county’s  reconstruction of 42nd Avenue. He stated MnDOT plans to replace the 36th Avenue  bridge crossing Highway 169 in 2025. The pedestrian bridge recently installed at  this location will be left in place.     2020 Infrastructure Improvement Project (Improvement Project Nos. 1034, 1035  and 1044)    Mr. Boyum illustrated the project area. He stated the 2020 Infrastructure  Improvement Project began in April, and the project was substantially completed  in September of 2020. Staff worked diligently with the contractor and the residents  on the full reconstruction streets to develop COVID protocols and digital  communication whenever possible. He stated final wear course paving will be  installed in spring of 2021.    Council Member London requested that staff ensure that grass is properly restored  in the project areas.   City Council Work Session December 21, 2020  Page 3      Green Infrastructure Grant and 2020/2021 Sanitary Sewer Lining Project  (Improvement Project No. 1021 and 1048)    Mr. Boyum reported the Green Infrastructure Grant of $50,000 was obtained in  2018 and later amended to study I/I reduction in the northwest corner of New  Hope. He stated flow monitoring identified I/I hotspots and led to the 2020/2021  Sanitary Sewer Lining Project. He stated once the 2021 lining work is completed,  the city will perform additional flow monitoring and analysis on I/I reduction.    Mr. Boyum explained that bids for the 2020 sanitary sewer lining project came in  less than anticipated which allowed the city to add additional lining work to the  2020 project. He stated staff will obtain quotes for the 2021 sewer lining for the  northwest part of the city. He indicated the city has a total of 377,178 feet of sanitary  sewer pipe and to date 68,423 feet (or 18.07%) have cured in place pipe (CIPP)  lining. He reported on the benefits of lining to reduce I/I, extend pipe life, and  obtain credits from Met Council.     Pedestrian ramp at Winnetka and Terra Linda Drive     Mr. Boyum stated the city has discussed pedestrian improvements with the county  about pedestrian crossing improvements at Winnetka and Terra Linda Avenue.  He stated during the Winnetka Avenue watermain improvement project, staff  worked with county staff on a proposed solution which involved widening the  center island on Winnetka Avenue and installing pedestrian ramps to create a safer  crossing. This plan relied on CenterPoint Energy removing a portion of the center  island which was originally identified on their gas replacement plans.  Unfortunately, CenterPoint Energy did not end up needing to remove the center  island to place their new pipe, so the pedestrian improvements have not been  installed at this time. He stated Hennepin County staff is reviewing if they can  construct the proposed improvements as part of an ADA project in 2021. They are  reviewing internally and will provide an update to the city in January 2021. Also,  city staff are reviewing with county staff about striping and placement of a  rectangular rapid flashing beacon at the crosswalk.      Upcoming 2021 joint projects with the City of Crystal    Mr. Boyum stated in 2021 the city of Crystal plans to reconstruct a portion of  Louisiana Avenue north of 36th Avenue. This part of Louisiana Avenue is a shared  Crystal/New Hope road. The city engineer and public works director have been  working with the city of Crystal on reviewing the design of the reconstruction. In  addition, a shared portion of 38th Avenue just east of Louisiana Avenue is  proposed to be milled and overlayed as part of the 2021 infrastructure  improvement project.    Mr. Bernie Weber noted that agreements will be prepared for the shared projects.    City Council Work Session December 21, 2020  Page 4   EDUCATIONAL  ASSISTANCE  PROGRAM  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Discussion regarding the city’s  educational assistance program.     Mr. Kirk McDonald, city manager, stated Council had previously requested review of  the program. He indicated Director Johnson will review the program and seek  Council’s feedback.    Mr. Rich Johnson, director of human resources/administrative services, reported the  city’s educational assistance program has been in place for many years. He stated the  program is offered to full‐time and regular part‐time employees working 20 or more  hours per week. The reimbursement is a total of 75% for full‐time employees and 40%  for part‐time employees. He noted criteria of the program such as city approval before  enrollment in classes, availability of funds in the approved annual budget, and that the  education is job‐related. Mr. Johnson stated since 2015 the city has expended  approximately $55,000 ($11,000 per year) for the program. He stated ten people  participated during this period and seven of the employees are still employed with the  city. Mr. Johnson also noted three employees of these seven have received internal  promotions. He pointed out the program is a benefit that attracts new employees,  makes employees more effective, and prepares employees for advancement. He stated  the majority of personnel utilizing the program have been in the police department.     Mr. Johnson stated discussions have taken place regarding requiring the employee to  repay education assistance if the employee voluntarily leaves the city’s employment  within a short period after receiving the benefit. He shared Crystal’s policy that  requires a loan agreement for repayment if separation occurs before 24 months’ after  completion.     Mr. Johnson discussed the negative consequences that a repayment requirement could  present if an employee desired to leave the city’s employment but felt forced to stay  for financial reasons. He also commented that any program modifications would  impact union negotiations.    Council Member Elder commented on the success and his support of the program. He  noted advanced education benefits the employee both personally and professionally.    Council Member Frazier spoke in favor of requiring a repayment provision if an  employee voluntarily leaves the city after receiving the benefit. He stated it is an  employee retention tool and is legal as long as the notice is given in advance and the  document is signed such as a promissory note.     Council Member London supported Crystal’s policy language. He commented that if  an employee desired to change employment, the loan repayment obligation could be  negotiated with the new employer.    Council expressed support for the educational assistance policy. Council directed staff  to modify the program effective January 1, 2023, to include a repayment plan if an  employee voluntarily leaves the city’s employ after receiving funding towards their  education. Employees participating in the program prior to January 1, 2023 will be  grandfathered and will not be required to enter into a repayment agreement.  City Council Work Session December 21, 2020  Page 5   Staff was directed to amend the program with a payback provision and to grandfather  in the employees currently utilizing the program. Mr. Johnson indicated the  modification will be part of negotiations in 2022 with all three bargaining groups and  become effective commencing with 2023 collective bargaining agreements.     CITY MANAGER’S  2020 PERFORMANCE  EVALUTION  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, City Manager’s 2020 Performance  Evaluation.    Mayor Hemken explained the performance review will include a review of the city  manager’s 2020 goals and accomplishments. She noted after conducting the  performance, the city manager will be excused from the meeting while the Council  considers a potential salary increase.    Council reviewed the city manager’s 2020 goals and accomplishments and discussed  redevelopment, completion of police station/city hall and Civic Center Park amenities,  2020 elections, infrastructure improvements, public safety, staff transitions, finance  and IT contractual arrangements, operations during coronavirus pandemic,  communications with staff and Council, and grant revenue received by the city.     Council commended the city manager for achieving the majority of the goals,  continuing city operations during the COVID‐19 pandemic, and maintaining good  communication.    Mr. McDonald stated he has drafted his proposed goals for 2021 and welcomes  Council’s input. Council Member London requested the District 281 bus garage site be  added to the proposed redevelopment activities. Mr. McDonald stated he will  incorporate the change and the final goals will be placed on the January 11 agenda for  formal approval.    Mr. McDonald excused himself from the meeting to allow the Council opportunity to  privately discuss his employment agreement.    The Council reviewed the city manager’s salary and compared it to New Hope’s 12  comparable cities.    Council supported the previously approved 3% COLA and approved a 2% merit wage  increase based on 2020 performance for a base salary of $180,017 effective for calendar  year 2021.     Staff was directed to have the city attorney prepare an employment agreement  addendum for consideration at the January 11, 2021, Council Meeting.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 8:00 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk  City Council Work Session December 21, 2020  Page 6