Loading...
12 14 20 City Council MinutesNew Hope City Council  December 14, 2020  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes December 14, 2020  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and  notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The Pledge was not recited since the virtual meeting was not held in the council  chambers.    ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Cedrick Frazier, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Tim Hoyt, Director of Police  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Beth Kramer, Communications Coordinator  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to approve the work session meeting minutes of November 16, 2020,  regular meeting minutes of November 23, 2020 and the special session meeting  minutes of December 7, 2020. Voted in favor thereof: Hemken, Elder, Frazier,  Hoffe, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  PRESENTATIONS:  2020 NEW HOPE IN  FOCUS AWARDS  Item 5.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 5.1, Presentation of the 2020 New  Hope In Focus Contest Awards.    Ms. Beth Kramer, communications coordinator, shared with Council the purpose  of the photo contest, in its 11th year, which is to inspire civic pride and motivate  those who live and work in New Hope to explore and take photos of their city.  Ms. Kramer apprised the Council of the guidelines for participating in the contest,  and that there were 22 participants with 57 photographs.     New Hope City Council  December 14, 2020  Page 2   She stated six judges from the community with extensive knowledge of  photography and visual communication came together to evaluate each  photograph. The judging criteria included subject matter, composition, clarity,  lighting, difficulty of photo, and overall impact. She also reported that  community members were invited to vote for their favorite photograph in the  “People’s Choice Award” category.    Ms. Kramer recognized the contest winners: Dack Nehring, Julie Foreman,  Theodore Jantzen, and Marguerite Winker.  Council thanked photo contestants and the judge panel for their participation.    ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and  stated that all items will be enacted by one motion unless requested that an item  be removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the  consent items.    Council discussed the possible acquisition of Randy’s Sanitation by Republic  Waste and the reduction of garbage hauler licenses through attrition.    BUSINESS LICENSES  Item 6.1    Approval of business licenses  FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through December 14, 2020.  RESOLUTION 2020‐117  Item 6.4    Resolution approving re‐appointments to Citizen Advisory Commission, Human  Rights Commission, Personnel Board, and West Metro Fire‐Rescue District Board  of Directors.    RESOLUTION 2020‐118  Item 6.5    Resolution approving final payment to Allied Blacktop Company for $8,595.66  for the 2020 Crack Repair and Seal Coat Project (Improvement Project No. 1045).  RESOLUTION 2020‐119  Item 6.6    Resolution approving agreement with Reach for Resources, Inc. for provision of  therapeutic recreational inclusion services for persons with developmental  disabilities.    MOTION  Item 6.7  Motion accepting donations from the Minneapolis Regional Chamber for the New  Hope Crime Prevention Fund and the 2021 Safety Camp.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    PUBLIC HEARING  PACK FAMILY  ENTERTAINMENT  Item 7.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.1, Motion approving an on‐sale  liquor license to Pack Family Entertainment LLC dba Cinema Grill & Outtakes  Bar at 2749 Winnetka Avenue North.    New Hope City Council  December 14, 2020  Page 3   Mr. Kirk McDonald, city manager, explained that the business is being sold, and  the new owner, Zachary Pack, has submitted the necessary application and fees.  Mr. McDonald stated a background investigation was conducted by Detective  Tony Loser and there was nothing detrimental in the background investigation  that would prohibit issuance of the license. Mr. McDonald noted Zachary Pack is  a current employee at the business and is familiar with the operations.    Mayor Hemken opened the floor for comments; there was no one desirous of  addressing the Council.     Mayor Hemken welcomed Mr. Pack as a new business owner and reminded him  of the city’s alcohol compliance checks.    CLOSE HEARING  Item 7.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    MOTION  Item 7.1  Motion was made by Frazier, seconded by Council Member Elder, approving an  on‐sale liquor license to Pack Family Entertainment LLC dba Cinema Grill &  Outtakes Bar at 2749 Winnetka Avenue North Voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Frazier, Hoffe, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    PUBLIC HEARING  2021 LIQUOR LICENSE  RENEWALS  Item 7.2    Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.2, Motion approving liquor  license renewals for year 2021.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated staff recommends the Council consider  liquor license renewals for establishments with on‐sale, off‐sale, and malt liquor  licenses.     Mr. McDonald indicated the license holders have furnished the necessary renewal  applications for the 2021 license period to the city clerk. He stated the director of  police supports renewal of the licenses, provided a summary of incidents over the  past year, and is available to answer any questions. He noted the license holders  are not required to attend the public hearing.    He reviewed the various licenses and liquor establishments requesting renewal:     On‐Sale Restaurant (fee $6,200)  Applebee’s, 4203 Winnetka Avenue North  Hy‐Vee Market Grille, 8200 42nd Avenue North   Los Sanchez Taqueria LLC  New Hope Golf Course, 8130 Bass Lake Road  Palm Entertainment (Pub 42), 7600 42nd Avenue North  Winnetka Pizza (Frankie’s), 3566 Winnetka Avenue North    On‐Sale Bowling Center (fee $6,200)  New Hope Bowl, 7107 42nd Avenue North    Off‐Sale (fee $380)  Hy‐Vee Wine & Spirits, 8202 42nd Avenue North  New Hope City Council  December 14, 2020  Page 4   New Hope Liquor, 8001 Bass Lake Road  Viking Liquor Wine & Tobacco, 7141 42nd Avenue North  Winnetka Liquors, 3544 Winnetka Avenue North    Off‐Sale Malt Liquor (fee $100)  Hy‐Vee Food Store, 8200 42nd Avenue North  Speedway, 6144 West Broadway    Mr. McDonald recommended the Council accept any comments, close the  hearing, and take action on the license renewals.     Mayor Hemken opened the public hearing. There was no one present to address  Council for the public hearing.    CLOSE HEARING  Item 7.2  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    MOTION  Item 7.2  Motion was made by Elder, seconded by Council Member London, Motion  approving liquor license renewals for year 2021. Voted in favor thereof:  Hemken, Elder, Frazier, Hoffe, London; and the following voted against the same:  None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    ICE ARENA  (IMPROVEMENT  PROJECT NO 1057)  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution authorizing the  appropriation of funds in the amount of $153,990 to replace the desiccant  dehumidifier unit in the south rink at the New Hope Ice Arena (Improvement  Project No. 1057).    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, explained the need for a new  desiccant dehumidifier unit. She stated each rink has a desiccant dehumidifier to  ensure that the dew point of the air will be kept low and close to the ice surface  temperature. The unit does this by removing moisture from the air at low  temperatures and low humidity levels which produces the low dew point levels  needed to maintain a healthy ice rink.     Without the proper dehumidification, excess moisture condenses on the ice surfaces,  ceiling/roof, glass, and the building walls. The moisture will then drip on the ice and  into the bleachers. Build‐up on the ice surface forms a risk for skaters and as the  ice surface softens, skaters will experience poor performance. The condensation  can also lead to the growth of mold and bacteria throughout the facility, as well as  causing corrosion on metal surfaces. She stated during events with an audience, the  issues increase as the humidity rises further and fog appears over the ice rink,  disturbing the visibility. She emphasized proper dehumidification is a necessity  from late spring to early fall, when the outside temperatures and dew points are  much higher than the inside of the ice arena. During the warm months, ice  operations would not be able to continue without one.    Ms. Rader stated the current desiccant dehumidifier unit in the south rink is  original (1996) and had an original life expectancy of 20 years. It was initially  identified for replacement in 2017, and was extended another three years.     New Hope City Council  December 14, 2020  Page 5   She reported the project will be a direct replacement with a similar unit and  shouldn’t require any structural engineering or modifications. Building Official  Blom has been consulted on the project and agrees with the work to be performed.     Ms. Rader stated the city received three quotes and recommends approval of the  low quote from Corporate Mechanical for $153,990. Corporate Mechanical is a  New Hope based commercial/industrial HVAC company and has previously  completed HVAC repairs at the arena. The work would be performed in the  spring in coordination with the roof replacement project.    The replacement is included in the 2020 CIP for the Ice Arena Fund with a  budgeted amount of $200,000.    She indicated Recreation Facilities Manager Mark Severson has also joined the  meeting remotely if there are any questions from Council.    Council Member London inquired of the anticipated total cost as the quotation  describes a number of exclusions (engineering, electrical upgrades, structural  engineering or modifications). Director Rader reported that staff believes the total  cost will be the quoted amount of $153,990 as the replacement is similar unit to  the existing unit.    RESOLUTION 2020‐120  Item 8.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE APPROPRIATION OF  FUNDS IN THE AMOUNT OF $153,990 TO REPLACE THE DESICCANT  DEHUMIDIFIER UNIT IN THE SOUTH RINK AT THE NEW HOPE ICE  ARENA (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1057).” The motion for the adoption  of the foregoing resolution was seconded by Council Member Frazier, and upon  vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder,  Frazier, Hoffe, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    2021 EDA LEVY  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution approving the  2021 Final EDA Levy.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the EDA levy is set at $365,000 which is  an increase of $17,000 from last year. He stated EDA funding is one source of  funding for the scattered site housing program.     Mr. McDonald explained action on the EDA levy is required by both the City  Council and the EDA. He recommended adoption of the resolution followed by  suspension of the council meeting in order to conduct the EDA meeting.     Council Member London noted in a past work session during budget reviews he  pointed out a large portion of the EDA budget was comprised of employee costs  (salaries) and asked how that impacts the scattered site housing program.    New Hope City Council  December 14, 2020  Page 6   Mr. McDonald suggested a more in‐depth discussion to take place in the spring  when tax increment district funds are reviewed. He noted wages are shared  between the city and EDA budgets.    RESOLUTION 2020‐121  Item 10.1  Council Member Frazier introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING THE 2021 FINAL EDA LEVY.” The  motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, Hoffe, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    MEETING  SUSPENDED  The Council Meeting was suspended at 7:30 p.m. to conduct the EDA Meeting,  and the Council Meeting was reconvened at 7:45 p.m.    TAX LEVY  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Resolution adopting general,  special revenue, debt service, enterprise, and internal service fund budgets for the  city of New Hope for the year 2021 and establishing a tax levy for the year payable  2021.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained the city held a public hearing on the  proposed 2021 budget on December 7, 2020. He stated the general fund budget is  $15,936,977 and the tax levy for the general fund is $10,879,465. He noted the  general fund tax levy is only increasing 3.5% or $368,034.      Mr. McDonald stated the total tax levy for 2021, including the general fund, street  and park infrastructure funds, economic development authority, and prior levies  for City Center, Northwood South and Northwood North infrastructure bonds,  the 2017 police station/city hall facility bonds, and the 2018/2019 pool and park  improvement bonds is $17,417,601, which represents a 3.4% increase.     Mr. McDonald pointed out that although the tax levy is increasing, the city’s tax  capacity has also increased and the estimated tax rate is expected to decrease by  two points so the overall impact to residential property owners in the city portion  of the tax levy is approximately two percent.    He stated if Council approves the 2021 budget and tax levy, staff will certify the  tax levy to Hennepin County. He stated the budget will be posted on the city’s  website.     RESOLUTION 2020‐122  Item 10.2   Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ADOPTING GENERAL, SPECIAL REVENUE,  DEBT SERVICE, ENTERPRISE, AND INTERNAL SERVICE FUND BUDGETS  FOR THE CITY OF NEW HOPE FOR THE YEAR 2021 AND ESTABLISHING  A TAX LEVY FOR THE YEAR PAYABLE 2021.” The motion for the adoption of  the foregoing resolution was seconded by Council Member Frazier, and upon  vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder,  Frazier, Hoffe, London; and the following voted against the same: None;  New Hope City Council  December 14, 2020  Page 7   Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    2021 WAGE  ADJUSTMENTS   Item 10.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.3, Resolution authorizing the  city manager to implement 2021 wage adjustments for non‐union employees,  pursuant to Council approval.     Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the resolution approves a 3% wage  increase for non‐union employees effective January 4, 2021.  He stated this item  was discussed during the budget review process at work sessions, and the  increase is the average increase being considered by the city’s 12 comparable  cities. He stated the increase applies to all non‐union employees, union employees  (due to the “me‐too” clause), and the city manager. He stated the city manager  position can be excluded if so directed by Council. He explained that his annual  performance review is scheduled for the December 21 work session.    The consensus of the Council was to include the city manager position in the 3%  wage increase.    RESOLUTION 2020‐123  Item 10.3  Council Member Frazier introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE CITY MANAGER TO  IMPLEMENT 2021 WAGE ADJUSTMENTS FOR NON‐UNION EMPLOYEES,  PURSUANT TO COUNCIL APPROVAL.” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Elder, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Frazier,  Hoffe, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    FEE SCHEDULE  Item 10.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.4, Resolution adopting an  updated Fee Schedule.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the fee schedule is an all‐inclusive  document for city charges that can be amended by resolution.    He stated the 2021 Fee Schedule includes increases to several park and recreation  program user fees, utility rates, and an increase to the right‐of‐way permit fee. He  pointed out the budget is based on the established fees, and the new fees will be  implemented in January.    RESOLUTION 2020‐124  Item 10.4  Council Member Frazier introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ADOPTING AN UPDATED FEE SCHEDULE.” The  motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, Hoffe, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    New Hope City Council  December 14, 2020  Page 8   APPRECIATION TO  COUNCIL MEMBER  CEDRICK FRAZIER  Item 10.5   Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.5, Resolution expressing  appreciation to Council Member Cedrick Frazier for his service on the New Hope  City Council.    Mayor Hemken read the proclamation expressing the city’s appreciation to  Council Member Frazier for his service as council member. Council extended  their gratitude to Council Member Frazier and wished him well as his future role  as a state representative.    Council Member Frazier extended his gratitude to Council and staff for caring  about the New Hope community and noted he will continue to advocate for the  city in his new role.    RESOLUTION 2020‐125  Item 10.5   Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION EXPRESSING APPRECIATION TO COUNCIL  MEMBER CEDRICK FRAZIER FOR HIS SERVICE ON THE NEW HOPE CITY  COUNCIL.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member London, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: Frazier; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Frazier, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:00 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk