Loading...
11 23 20 City Council MinutesNew Hope City Council  November 23, 2020  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes November 23, 2020  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and  notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:          Absent:    Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Cedrick Frazier, Council Member  Jonathan London, Council Member    Andy Hoffe, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Dan Boyum, City Engineer  Tim Hoyt, Director of Police  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Frazier, seconded by Council Member  Elder, to approve the regular meeting minutes of October 26, 2020. Voted in  favor thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe. Motion carried.    Motion was made by Council Member Frazier, seconded by Council Member  London, to approve the Canvass Board meeting minutes of November 13, 2020.  Voted in favor thereof: Hemken, Frazier, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: Elder; Absent: Hoffe. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and  stated that all items will be enacted by one motion unless requested that an item  be removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the  consent items.  New Hope City Council  November 23, 2020  Page 2     FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through November 23, 2020.  RESOLUTION 2020‐111  Item 6.4    Resolution designating polling places in the city of New Hope.  RESOLUTION 2020‐112  Item 6.5    Resolution approving transfers, interfund loan payoffs and fund closures.  MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    ICE ARENA ROOF  IMPROVEMENTS  (PROJECT NO. 1058)  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Motion to authorize  preparation of plans and specifications for roof improvements at the New Hope  Ice Arena (Improvement Project No. 1058).    Mr. Dan Boyum, city engineer, introduced Bruce Paulson, architect with Stantec,  and informed Council that Mr. Paulson will be presenting this item. He explained  that Mr. Paulson worked with the city on various recent projects including the  public works facility and projects at Civic Center Park.    Mr. Bruce Paulson stated the New Hope Ice Arena is located at 4949 Louisiana  Avenue North. He stated a fully‐adhered single‐ply ethylene propylene diene  terpolymer (EPDM) roofing membrane system was installed as part of the 1996  South Ice Rink Addition. He explained the system is four years beyond its 20‐year  warranty, and the number of leaks has been increasing over the past several years.     Mr. Paulson illustrated the condition of the existing roof and reviewed the  proposed improvements including replacement of the EDPM roofing system with  a new single‐ply roofing membrane; installation of a new prefinished metal  coping over the south and north exterior insulation and finish system (EIFS)  walls; repair of the EIFS on the south wall; replacement of the rolled standing  seam metal roofing over the main entrance with single‐ply membrane roofing  system; and addition of a rain gutter and downspout at the north side of the main  entrance to capture the rainwater and direct it to the ground.    Mr. Paulson stated the estimated project cost is $750,000, and it is recommended  that Temporary Financing Funds be utilized for the project with repayment of the  loan over a 15‐year period. It was noted the proposal was reviewed with Council  during the 2021 CIP and budget discussions. Mr. Paulson reviewed the project  schedule with construction starting in the spring and substantial completion by  early summer 2021.    Mayor Hemken inquired of the warranty for the new roof. Mr. Paulson stated it  will be a minimum of 20 years.    Council Member London stated he has been emphasizing the need for on‐going  maintenance of city’s assets and infrastructure.    New Hope City Council  November 23, 2020  Page 3   Discussion ensued regarding cleaning techniques. Mr. Paulson stated pressure  washing of the roof is possible if the spray is light so that it does not separate roof  surfaces. He stated improper cleaning could cause more harm than good.    Mayor Hemken asked if the plans and specifications would identify the extent of  the work. Mr. Paulson responded affirmatively.    Council thanked Mr. Paulson for the presentation.    MOTION  Item 8.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Frazier, to authorize preparation of plans and specifications for roof  improvements at the New Hope Ice Arena (Improvement Project No. 1058). All  present voted in favor. Motion carried.    TAX INCREMENT  FINANCING  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution approving the  decertification of Tax Increment Financing District No. 08‐1 and Hazardous  Substance Subdistrict No. 08‐1A.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained that TIF District  08‐1 was created in 2009 for the southeast corners of 42nd and Winnetka avenues.  At that time Ryan Companies was anticipating construction of a Super Target  store with ancillary retail shops. The project never materialized and the city has  not entered into any other contracts for redevelopment of the area. Per state  statute, expenditures for qualified TIF costs need to incur within five years of  certification of the district (or by April 9, 2014). He recommended the  decertification of TIF District 08‐1 and the associated Hazardous Substance  Subdistrict No. 08‐1A.   .  RESOLUTION 2020‐113  Item 8.2  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING THE DECERTIFICATION OF TAX  INCREMENT FINANCING DISTRICT NO. 08‐1 AND HAZARDOUS  SUBSTANCE SUBDISTRICT NO. 08‐1A.” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Frazier, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Frazier,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: Hoffe; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    LIQUOR LICENSE  REBATES  Item 8.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.3, Resolution providing 14‐week  prorated reduction of on‐sale liquor license fees for 2021 due to business impact  of COVID‐19 pandemic.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained at the November 16 work session,  Council supported a refund to on‐sale liquor licensees for ten weeks in light of  the governor’s order made earlier this year requiring restaurants to be closed for  approximately 10 weeks. He noted many cities in Hennepin County have taken  similar action. Mr. McDonald indicated subsequent to November 16 work session  another governor’s order was issued and restaurants must close again effective  November 20 through December 18 (four weeks). He stated the refund was  expanded to include the additional four weeks of shutdown. Each on‐sale liquor  New Hope City Council  November 23, 2020  Page 4   licensee will receive a refund of $1,669. The impact to the city for all seven license  holders is $11,683 which could be covered by the CARES fund balance.    Council expressed support for expanding the resolution to 14 weeks’ license fee  refund.    RESOLUTION 2020‐114  Item 8.3  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION PROVIDING 14‐WEEK PRORATED REDUCTION  OF ON‐SALE LIQUOR LICENSE FEES FOR 2021 DUE TO BUSINESS  IMPACT OF COVID‐19 PANDEMIC.” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member London, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Frazier,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: Hoffe; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    BUSINESS LICENSE  REBATES  Item 8.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.4, Resolution providing prorated  reduction of business license fees for 2021 due to business impact of COVID‐19  pandemic.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained that at the November 16 work  session as part of discussions regarding refunds to restaurants/on‐sale license  holders, Council also expressed support for prorating fees for other businesses  that were temporarily shut down in March, 2020. He stated a resolution has been  drafted that would provide a 10‐week prorated refund for bowling, second hand  dealer, tattoo, and therapeutic massage license types. He stated the total loss of  revenue to the city would be $649.98.      RESOLUTION 2020‐115  Item 8.4  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION PROVIDING PRORATED REDUCTION OF  BUSINESS LICENSE FEES FOR 2021 DUE TO BUSINESS IMPACT OF  COVID‐19 PANDEMIC.” The motion for the adoption of the foregoing  resolution was seconded by Council Member Frazier, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Frazier, London;  and the following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    NONCONFORMING  USES ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐13  Item 10.1   Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Ordinance No. 20‐13, an  ordinance amending Section 4‐3(a)(7) of the New Hope City Code related to  nonconforming uses (New Hope Planning Case 20‐13).    Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained the Planning  Commission recently reviewed several text amendments for the city code and  unanimously supports adoption of the ordinances. He stated one ordinance  summary has been drafted to address all six text amendments to save on  publication costs.    Mr. Sargent stated ordinance 20‐13 will change the regulations regarding the  expiration of nonconforming structures. He stated the amendment will align New  New Hope City Council  November 23, 2020  Page 5   Hope’s code with state statute which is reasonable and easier for property owners  to understand. He stated the state code indicates a non‐conforming use must be  discontinued for a period of one year before it can no longer be continued. The  state code also states that if a non‐conforming structure is destroyed by greater  than 50% of the estimated market value, it can be rebuilt to its previous extent, as  long as a building permit is applied for within 180 days of when the structure was  first damaged.    ORDINANCE NO. 20‐13  Item 10.1  Council Member Frazier introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐13, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 4‐3(A)(7) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO  NONCONFORMING USES (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐13).” The  motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    NONCONFORMING  STRUCTURES  ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐14  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Ordinance No. 20‐14, an  ordinance amending Section 4‐3(a)(11) of the New Hope City Code related to  nonconforming structures (New Hope Planning Case 20‐14).    Mr. Jeff Sargent, director of community development, stated New Hope City  Code currently specifies that in order to utilize a lot for residential use, the lot  must measure within 75 percent of the applicable zoning district standards for lot  area and width. As a fully built‐out city, staff believes that a lot of record should  be sufficient to allow for reconstruction of a building, assuming it meets the  minimum applicable building setback requirements for the district.    He stated staff proposes a text amendment that would allow the reconstruction  on undersized lots, as long as the lot had been established as a lot of record and  recorded as such with Hennepin County.    ORDINANCE NO. 20‐14  Item 10.2   Council Member Frazier introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐14, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 4‐3(A)(11) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO  NONCONFORMING STRUCTURES (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐14).”  The motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    SETBACK FOR DECKS  ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐12  Item 10.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.3, Ordinance No. 20‐15, an  ordinance amending Section 4‐3(c)(6) of the New Hope City Code related to front  yard setback for decks (New Hope Planning Case 20‐12).    New Hope City Council  November 23, 2020  Page 6   Mr. Jeff Sargent, director of community development, stated New Hope City  Code currently specifies that the front yard setback for a deck is three feet from  the front property line. Staff felt this regulation was inappropriate as it could  allow for a property owner to cover the majority of their front yard with a deck.  Other cities allow for a deck to encroach into the standard front yard setback  between five to ten feet. He indicated New Hope’s front yard setback is 25 feet  and the recommendation is to change the ordinance for front yard deck setbacks  to allow for a five‐foot encroachment into the front yard setback.    ORDINANCE NO. 20‐15  Item 10.3  Council Member Elder introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐15, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 4‐3(C)(6) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO FRONT  YARD SETBACK FOR DECKS (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐12).” The  motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  Member Frazier, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    FENCING AND  SCREENING  ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐09  Item 10.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.4, Ordinance No. 20‐16, an  ordinance amending Section 4‐3(d)(3) of the New Hope City Code related to  fencing and screening (New Hope Planning Case 20‐09).    Mr. Jeff Alger, community development specialist, explained that the proposed  text amendment specifies when a permit is required to construct a fence and  clarifies height limits for fences. He stated New Hope City Code currently allows  fences 42 inches in height or less to be located on any part of a lot in residential  districts. There are no changes being proposed to that aspect of the City Code.  The proposed text amendment specifies that fences up to six‐and‐one‐half feet in  height may be located in rear yards and/or side yards that do not abut a street,  regardless of house orientation. Fences up to eight feet in height would be  allowed in rear yards and/or side yards that do not abut a street, when meeting  setback requirements for principal buildings within the applicable zoning district.  Fences up to eight feet in height would also be allowed in rear yards and/or side  yards (up to the property line) where the lot directly abuts a commercial or  industrial use (includes CB, CC, Industrial, LB, R‐B, and R‐O districts). He stated  a building permit is needed for construction of any fence that is seven feet in  height or taller.    Regarding commercial and industrial properties, Mr. Alger stated the proposed  text amendment specifies that fences up to eight feet in height may be located in  rear yards and/or side yards that do not abut a street, regardless of building  orientation. Fences up to eight feet in height may be located in front yards and/or  side yards that abut a street when meeting setback requirements for principal  buildings within the applicable zoning district. Fences in excess of eight feet  require a conditional use permit.    Mr. Alger stated the Planning Commission recommended approval of the text  amendment.  New Hope City Council  November 23, 2020  Page 7     Council Member Elder asked how tall a fence could be in the rear yard of a  residential property with a permit. Mr. Alger stated that that the maximum height  would be eight feet, with a permit required for anything seven feet or taller. Any  fences taller than six‐and‐one‐half feet would be subject to building setback  requirements.     ORDINANCE NO 20‐16  Item 10.4   Council Member Frazier introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐16, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 4‐3(D)(3) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO  FENCING AND SCREENING (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐09).” The  motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  Member London, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    PRIVATE SWIMMING  POOLS ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐10  Item 10.5  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.5, Ordinance No. 20‐17, an  ordinance amending Section 3‐25(e) of the New Hope City Code related to private  swimming pools (New Hope Planning Case 20‐10).    Mr. Jeff Alger, community development specialist, stated in New Hope, private  swimming pools must comply with setback requirements for principal structures.  He explained in single‐ and two‐family residential districts, pools must be set  back at least 25 feet from the rear yard property line and at least 10 feet from the  side yard property line. The proposed text amendment would prohibit pools in  the front yard. It would also prohibit pools, adjacent deck areas, patios, aprons,  and other similar areas used in conjunction with a pool from being placed within  an easement. He stated setback requirements for pools in the side and rear yard  would be ten feet for each side.    Mr. Alger stated the Planning Commission supports the proposed ordinance  prohibiting pools in front yards, prohibiting pools and areas used in conjunction  from being placed within easements, and reducing setback requirements in rear  yards. He noted the setback requirements for pools are consistent with  surrounding cities.    Mayor Hemken asked if small portable pools are addressed. Mr. Alger stated  pools that are 24 inches or less in height are exempt from the city code regulations.    ORDINANCE NO 20‐17  Item 10.5  Council Member Elder introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐17, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 3‐25(E) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO PRIVATE  SWIMMING POOLS (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐10).” The motion for  the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council Member  Frazier, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof:  Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.  New Hope City Council  November 23, 2020  Page 8     LANDSCAPING  REQUIREMENTS  ORDINANCE  PLANNING CASE 20‐11  Item 10.6  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.6, Ordinance No. 20‐18, an  ordinance amending Section 4‐3(d)(4) of the New Hope City Code related to  landscaping requirements (New Hope Planning Case 20‐11).    Mr. Jeff Alger, community development specialist, stated the New Hope City  Code specifies acceptable types of landscaping in the city, stating, “The lot area  remaining after providing for off‐street parking, off‐street loading, sidewalks,  driveways, building site and/or other requirements shall be landscaped using  ground cover, ornamental grass, shrubs, trees or other acceptable vegetation or  treatment generally used for landscaping.” The proposed text amendment  specifically prohibits synthetic turfs and artificial grasses as acceptable  landscaping materials due to concerns relating to appearance, maintenance, and  stormwater runoff.    ORDINANCE NO 20‐18  Item 10.6   Council Member Elder introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 20‐18, AN ORDINANCE AMENDING  SECTION 4‐3(D)(4) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO  LANDSCAPING REQUIREMENTS (NEW HOPE PLANNING CASE 20‐11).”  The motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  Member Frazier, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Frazier, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: Hoffe; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    PURCHASE OF  EQIPTMENT   Item 10.7  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.7, Resolution authorizing the  purchase of equipment and appropriation of funds in the amount of $49,364.05  for the purchase of one Ford F‐150 Reserve Officer vehicle and ancillary  equipment.    Mr. Tim Hoyt, director of police, explained staff’s recommendation to purchase a  Ford F‐150 pickup as a reserve officer vehicle. He stated the vehicle will replace a  2013 Ford Taurus that has high mileage and will be sold at auction. A pickup will  be more practical to transport items typically handled by reserve squads. The  vehicle would be purchased through the state cooperative purchasing program  for $49,364 ($34,364.05 purchase price plus approximately $15,000 in set‐up costs).  He stated the replacement fund has $51,663 accrued for the vehicle replacement.     RESOLUTION 2020‐116  Item 10.7  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PURCHASE OF  EQUIPMENT AND APPROPRIATION OF FUNDS IN THE AMOUNT OF  $49,364.05 FOR THE PURCHASE OF ONE FORD F‐150 RESERVE OFFICER  VEHICLE AND ANCILLARY EQUIPMENT.” The motion for the adoption of  the foregoing resolution was seconded by Council Member Frazier, and upon  vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder,  Frazier, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: Hoffe; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    New Hope City Council  November 23, 2020  Page 9   EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Frazier, seconded by Council Member  London, to adjourn the meeting, as there was no further business to come  before the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope  City Council adjourned at 8:08 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk