Loading...
06 15 20 Work Session Minutes City Council Work Session June 15, 2020  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  June 15, 2020 Civic Center Conference Room Virtual Meeting via WebEx     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Cedrick Frazier, Council Member  Andy Hoffe, Council Member   Jonathan London, Council Member     Staff present:    Kirk McDonald, City Manager  Brandon Bell, Community Development Assistant  Dan Boyum, City Engineer  Tim Fournier, Director of Police  Megan Hedstrom, Stormwater Specialist  Vicki Holthaus, AEM  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Beth Kramer, Communications Coordinator  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Stacy Woods, Assistant City Attorney     Also present: Bonnie Schwieger, AEM  Stacie Kvilvang, Ehlers  Tim Pratt, HRG    2019 TIF  PROJECTIONS  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update on Tax Increment Finance  (TIF) 2019 cash flow projections.    Ms. Bonnie Schwieger, AEM, explained tax increment financing is a financial tool to  spur development. She reviewed the 2019 Cash Flow Projections report for the city’s  12 TIF districts. She noted three districts are inactive.  She stated by using tax increment  as an economic development tool, the city’s total market value has increased over $145  million.     Ms. Schwieger noted over the next ten years the cash balance is expected to decrease,  largely due to ongoing support of the city’s scattered site housing program and  increasing operating costs. The scattered site housing program is expected to require  more city support as funding from the community development block grants  decreases. She stated to improve the EDA cash position, the following opportunities  City Council Work Session June 15, 2020  Page 2   are being considered: 1) reallocating excess increment received to the EDA budget to  achieve $30,000 annually; 2) utilize available district funds to support the scattered site  housing program; and 3) review payroll cost allocations and payroll documentation  procedures for reallocation of TIF related payroll expenses to the related districts.    Ms. Schwieger reviewed the TIF districts that provided interfund loans to other TIF  districts. She noted the loans cover cash deficits or costs associated with the purchase  and sale of redevelopment property.    Council Member London inquired of the reason for the negative cash balances on some  districts.    Ms. Schwieger reviewed TIF District 04‐1. She stated as the value increases, increment  is earned and the district is repaid to reduce the negative balance.    Ms. Stacie Kvilvang, Ehlers, was recognized. She commented that in a district where  money is paid up front, there will be a negative balance whereas there would not be a  negative balance for a “pay as you go” scenario.    Ms. Schwieger addressed administrative fees. She stated TIF districts are allowed to  charge up to 10 percent for allowable administrative costs. She stated the goal is to  capture and report time spent working on TIF districts or related costs.     Council Member London noted the city has many financing tools. He cautioned  against allowing properties to become blighted. He asked how the city can determine  if a good decision was made issuing TIF for a project. He also inquired if there is a  maximum amount of TIF that can be issued through a city.    Ms. Schwieger indicated the report reflects cash flows and projections to pay off  obligations. She explained interfund loans and pooled resources. She stated the IRS  does not permit cities to report a negative cash balance in a TIF district.     Ms. Schwieger stated there is no limit on the amount of TIF issued by the city. Ms.  Kvilvang stated it is a local decision based on needs for economic development in the  city. She commented that the city’s market value would not have increased the $145  million without the use of tax increment financing.     Mayor Hemken thanked Ms. Schwieger and Ms. Kvilvang for the report.    POOL/CIVIC CENTER  PARK/CITY HALL  LANDSCAPING  PROJECTS UPDATE  (IMPROVEMENT  PROJECT NOS.  995/941/994)  Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Update on Pool/Civic Center  Park/City Hall Landscaping projects by Stantec Engineering (Improvement Project  Nos. 995/941/994).    Mr. Dan Boyum, city engineer, and Ms. Susan Rader, director of parks and recreation,  provided a project update.    Mr. Boyum explained that Sunram, the contractor for the green contract, has started  placing remaining trees as well as plants around the City Hall site and parking lot.  Rock for the front is expected the first part of July, and final plantings will take place  City Council Work Session June 15, 2020  Page 3   following the rock installation. They have also installed the final storm sewer piping  and structures around the vortex pool. Irrigation drip lines for plants have been  installed. Blow‐mulch has been placed throughout the park area. Sunram’s electrical  subcontractor continues to work on light poles, bollards, and wiring throughout the  park areas. Remaining concrete sidewalk along the north side of the city hall parking  lot as well as stand‐up curb near the theater area is scheduled to be placed after final  fencing is placed by the pool contractor. The bituminous trail around the park areas is  scheduled to be placed this week.    Mr. Boyum reported on the performance center and picnic shelter project, the  contractor has finished staining and sealing wood, stonework, concrete stage, and  concrete slab at the picnic shelter. He stated staff recommends a change order for with  American Liberty Construction for the theatre construction project to include  installation of the 12” curb that was originally planned as part of the landscaping  project for $7,693.75 to allow the performance center and picnic shelter contractor to  finish the sidewalk, topsoil, irrigation, seeding, and sodding. He stated the change  order would also include a deduct in the amount of $1,250 for not staining wood  beams/roof decking above the theatre stage. He stated the change order would be  $6,443.75, and the cost of the curb installation will be deducted from Sunram’s contract.  Mr. Boyum stated American Liberty Construction is also preparing to complete the  lighting at the performance center.      He stated at the 50‐meter pool, the pool contractor is finishing up grout and tile work  and the pool has been filled for the “curing” time. Sodding and irrigation is also  installed in this area. In the bathhouse, the contractor continues work on the punchlist.  A punchlist has also been prepared on the mechanical building, and work has started  on addressing that list. The parking lot by the mechanical building has been paved.  The vortex pool walls have been poured and backfilling was completed. The shallow  water area, current channel and vortex pool were filled for a leak test this past  weekend. The test was successful, so the pools were drained to prepare for the  installation of the plaster. Foundations and posts for the south fence area were  expected to be installed the week of June 8, with the chain link fencing installation  expected this week.    Mr. Boyum commented that staff has been meeting with Donlar regarding potential  extensions for project completion. He stated it is unlikely that contractors will be  eligible for any incentive pay for early or on‐time project completion. He commented  the city has the right to pursue liquidated damages if contractors do not finish by the  completion date and this can be a negotiation tool. He reviewed intermediate  inspection notices performed by Stantec for items that must be completed by the  contractor prior to preparation of a final punchlist.    Council Member London inquired of plans for trees and plantings for the trailhead  located near Zealand and 44th. He stated plantings may help provide privacy for the  homeowner.    Director Rader stated staff met with the homeowner last fall to discuss plantings and  installation will take place after completion of the trail. She stated after grading is  complete, staff will review the traffic pattern and try to find ways to address concerns.  City Council Work Session June 15, 2020  Page 4     Council supported placing the change order regarding the performance center on the  consent agenda of June 22, 2020.     POLICE POLICIES  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Dialogue between police  department and Council regarding police policies.    Mr. Tim Fournier, director of police, thanked Council for the opportunity to review  policies and procedures of the New Hope police Department. He stated Sergeant Pete  Stanley handles officer training and is available to answer any questions as well.    Chief Fournier provided history and background of standardizing police training in  the state. He stated the Minnesota Police Officer Standards and Training (POST) Board  requires ongoing training for police officers. He stated there are several mandated  policies including: use of force, vehicle pursuit and emergency vehicle operations,  allegations of misconduct, professional conduct of officers, response to reports of  missing and endangered persons, domestic abuse policies, predatory offender  registration community notification, criminal conduct on school buses, lighting  exemption of law enforcement vehicles, impartial policing, and procession of property  seized for administrative forfeiture.     Chief Fournier stated the New Hope Police department has a history of proactive  policy development, up‐to‐date training procedures, and officer accountability  measures that continuously pass POST licensing annual audits. He stated the policies  provided to Council included: mission and vision statements, community oriented  policing, authorized use of force, firearms, firearms weapons training, operation of the  MRAP, mobile audio and video recording, impartial policing, authorized use of  protected helmets.    He commented regarded the authorized use of force (verbal skills, empty hand  techniques, intermediate weapons, and deadly force).  He also pointed out officer  performance in extremely stressful situations may cause physical and mental change  such as sensory perception and motor skills.     Mayor Hemken stated it is important to ensure a tragedy like the recent George Floyd  death in Minneapolis not occur in New Hope.    Chief Fournier commented that officers are equally responsible for each other’s actions  and must speak up. He stated officers should feel empowered to intervene when  appropriate.    Chief Fournier and Sgt. Stanley responded to questions and comments by Council.  Chief Fournier emphasized the importance of police personnel being involved in the  community in a non‐official capacity to build relationships. He stated New Hope has  not had any complaints regarding excessive use of force.    He also spoke of resources and expressed support to join forces with other cities to  fund a social worker position that could meet community needs. He stated the city has  City Council Work Session June 15, 2020  Page 5   squad car cameras and body cameras are being proposed for the 2021 budget. He  stated the cameras help provide “transparency” with the public.    Chief Fournier reviewed an email from resident Sara L’Heureaux that addressed the  “8 Can’t Wait Campaign”. He responded to the eight items in the e‐mail: 1) ban  chokeholds and strangleholds; 2) require de‐escalation; 3) require warning before  shooting; 4) require exhaust all alternatives before shooting; 5) duty for other officers  to intervene when excessive force is being taken by another officer; 6) ban shooting at  moving vehicles; 7) require use of force continuum; and 8) require comprehensive  reporting.    Officer training was discussed. Sgt. Stanley noted New Hope’s officers receive 32‐40  hours of training per year which is greater than is required. He stated scenario‐based  training is a large part of training.    Chief Fourier provided Council with an open invitation to observe training or FATS  machine. Sgt. Stanley stated the next simulation‐based training will be held September  17 and 20.    Council Member Frazier inquired of Chief Fournier’s opinion regarding a residency  rule. Chief Fournier responded that mandating that officers live in the city should be a  decision made by each individual city. He stated while interaction in the community  is helpful, there is merit in officers disengaging from the job and that could be difficult  to do if you lived and worked in the same city. Council Member Elder concurred there  are benefits and disadvantages.    Council thanked Chief Fournier and Sgt. Stanley for the information.    Council Member Frazier stated his intention to meet with Donna Meyer, chair of the  New Hope Human Rights Commission, to discuss ways that the HRC can work on  policing.     ADA TRANSITION  PLAN  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Receive presentation on the city’s  ADA Transition Plan.    Ms. Megan Hedstrom, storm water specialist/project coordinator, was recognized. She  explained that staff began developing the ADA (American’s with Disabilities Act)  Transition Plan in fall of 2019. Beginning in 2020, MnDOT will not allow any federal  funding to be distributed to communities without an ADA Transition Plan in place or  in progress. She stated the goal of the ADA Transition Plan is to bridge the gap between  the Federal ADA requirements and our goal to provide an accessible community for  all of our residents. This plan will work in conjunction with the existing  Comprehensive Plan and the Complete Streets Policy.     Ms. Hedstrom stated the ADA Transition Plan identifies physical obstacles that limit  accessibility of programs or activities to persons with disabilities. She stated the plan  also identifies the city’s methods for the replacement of out‐of‐date and non‐compliant  pedestrian facilities within the city of New Hope. The plan states that the city will  prioritize pedestrian improvements by following the 10‐Year Pavement Management  City Council Work Session June 15, 2020  Page 6   Plan, as well as coordinating with Hennepin County and adjacent cities on projects.  Ms. Hedstrom noted that if an ADA concern is expressed by a resident, improvements  may be undertaken separate from an infrastructure project as mobility is an important  matter.    Ms. Hedstrom stated an inventory has been done of curb pedestrian ramps, sidewalks  and trails, traffic signaled street intersections, and bus stops.    Council Member London inquired of the different colors of pedestrian pedestrian curb  ramps and suggested they be uniform.     Ms. Hedstrom stated the pads are yellow, gray, and brown. She stated yellow was a  plastic material that is no longer ADA compliant. She stated since 2015 the city has  been using the gray colored product.     Council supported the plan and authorized placing the item on the consent agenda of  the June 22, 2020, Council Meeting.     2020 PERFORMANCE  MEASUREMENTS  SURVEY  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Discuss and/or approve the 2020  Performance Measurements Survey.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the Council recently decided to postpone the  professional Morris Leatherman city‐wide survey due to the pandemic. He stated  Brandon Bell of the community development department prepared a 2020 survey  similar to 2019 with additional questions requested by Council regarding staying in  the city, appearance of city hall, newsletter delivery preference, and opportunities for  input and feedback. He stated if Council approves the survey at this meeting it can be  inserted with the July utility bills.     The consensus of Council was to proceed with the community survey as presented.    ORGANIC  COLLECTION  Item 11.6    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.6, Review proposed revision to New  Hope City Code regarding organics collection.    Mr. Brandon Bell, community development assistant, stated in 2018, the Hennepin  County Board passed a mandate that all cities in the county must provide curbside  collection of organics by January, 2022. Waste Management, the current provider of  recycling services in the city, has offered to add the citywide collection of organics to  its contract at a cost of $2.15 per month, per household. This requires a separate cart  for customers to use and a separate truck must pick up these carts. The only hauler  currently offering joint organics collection is Randy’s Sanitation. Randy’s utilizes a  patented blue bag that residents can place in their trash container that gets separated  later from the garbage at a facility. Currently this service is offered at $58 per year  ($4.83 per month).    After discussion with all three City Councils, the HRG Board consisting of New Hope,  Crystal and Brooklyn Center has decided that the best approach to fulfilling this  obligation with the county is to amend the garbage and recycling code, so that all  garbage haulers licensed in the city will be required to offer an organics collection  City Council Work Session June 15, 2020  Page 7   service of some sort to their customers. Staff has worked with Tim Pratt, Administrator  of the Hennepin County Recycling Group, to write language in the code that would  implement this requirement. Along with this change, Tim Pratt offered potential  changes to the current City Code to bring the verbiage up to more modern day  standards. Staff agrees with these changes.    Mr. Bell asked for Council input on three potential policy changes: 1) section 9‐11 to  require all properties including businesses to have waste and recycling services and  allow the sharing of a refuse cart with a neighbor (for persons who do not generate  much trash); 2) allow garbage service collection every other week instead of weekly  (less garbage is create with recycling and organics collection); 3) section 9‐42 remove  the reference that deals with noise restrictions for a resident handling refuse.    It was noted that many people currently share carts.    Mayor Hemken asked how such measures could be controlled.    Mr. Tim Pratt, HRG, stated education is crucial and new businesses would see the list  of licensed haulers. Mr. Pratt stated the every other week trash collection was proposed  because there will be a cost increase to add organics collection and the less frequent  collection could reduce service fees. He stated at this point the only haulers that offer  the less frequent collection is in cities with organized collection.    Council Member London noted sharing a cart could be viewed as a benefit and it could  reduce the number of stops made by haulers but it could also lead to trash cans being  left outdoors and extra bags of trash at properties.    Mr. McDonald advised that no decisions are required by Council at this time, and the  matter will be discussed again this fall when the HRG rates are discussed as part of the  budget process.      2021 BUDGET  Item 11.7  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.7, Preliminary Discussion on 2021  Budget.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported on the goals/priorities for 2021 budget  cycle. He briefly reviewed the budget schedule indicating a special meeting could be  held September 8 if necessary; he reported on local government aid, central garage  funding, PERA contribution rates, administrative charges, IT charges, election cost  decrease, council salaries, employee compensation and insurance, park and street  infrastructure levies, the EDA levy, and debt service levies. Mr. McDonald also  recommended conducting a professional city survey by Morris Leatherman in 2021.    Mr. McDonald stated the goal for 2021 is to hold the line on spending that results in a  tax increase of no more than 3 percent if possible. He noted there are no new levies and  the past levies for city hall and the pool are decreasing. He stated a special meeting  could be held September 8 if necessary.     Council Member London requested that the dollar amount be included as well as  percentage of increases when preparing the budget documents.  City Council Work Session June 15, 2020  Page 8     Council agreed with the recommended schedule for reviewing the proposed budget  during the next three months.     FIRE BOARD/  CITY COUNCIL  TENTATIVE WORK  SESSION  Item 11.8    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.8, Discuss Joint August Fire  Board/Council Tentative Work Session.    Mr. Kirk McDonald, city manager, asked whether Council would like to hold a joint  work session with Crystal in August or not. He noted due to increased communication  with the fire chief through quarterly updates the joint work session has been cancelled  in recent years. Mr. McDonald noted the cost of the duty crew staffing is currently the  item of most concern. He stated it will be eliminated once there is a 14‐day decrease in  COVID‐19 which could be in July. He noted it is likely the district will receive full  reimbursement for the costs due to the pandemic.    Council Member Elder commended Chief Larson on her transparency with Council on  fire‐related matters.     Council advised the city manager they did not believe a joint meeting is necessary this  year.    CITY COUNCIL  MEETINGS  DISCUSSION  Item 11.9    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.9, Discussion with Council  regarding resuming meetings at city hall.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained since March 23, 2020, the city has been  conducting council meetings remotely through WebEx due to COVID‐19.  While this has  been an acceptable alternative during the Stay Safe Order, it provides a number of  challenges.     He stated Phase III of the Stay Safe Order has loosened many restrictions and the Council  Chambers is of sufficient size to accommodate some meetings with social distancing. He  explained the restrictions of the dias and suggested alternatives to having the full Council  and staff at the dias.    Mr. McDonald noted that CCX has advised that it is not possible to televise a meeting  with some persons on site and others participating remotely from home.  He asked  whether Council is comfortable with resuming meetings on site.    Following discussion, it was agreed to hold the June 22 Council Meeting remotely by  Webex and potentially hold the July 27 Council Meeting in the Council Chambers if  necessary precautions can be achieved such as ways to allow for public comments and  sanitizing of surfaces.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 9:06 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     City Council Work Session June 15, 2020  Page 9   Valerie Leone, City Clerk