Loading...
062617 EDA Meeting Packet    EDA MEETING  City Hall, 4401 Xylon Avenue North  Monday, June 26, 2017    Commences upon adjournment of the City Council Meeting    President Kathi Hemken  Commissioner John Elder  Commissioner Andy Hoffe  Commissioner Eric Lammle  Commissioner Jonathan London      1. Call to order – EDA Meeting of June 26, 2017      2. Roll call      3. Approval of Minutes:   May 22, 2017      4. Resolution requesting that the City Council of the City of New Hope call for a  public hearing on the modification of redevelopment project no. 1 and the  establishment of the Good Samaritan Tax Increment Financing District (a housing  district)      5.  Resolution approving reimbursement of Regal Homes, LLC for costs associated  with removal of buried foundation at 4417 Nevada Avenue North (improvement  project no. 965)      6. Adjournment        EDA Meeting   Page 1 May 22, 2017  City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    EDA Minutes May 22, 2017  Regular Meeting City Hall      CALL TO ORDER President Hemken called the meeting of the Economic Development Authority to  order at 8:01 p.m.    ROLL CALL Present:          Kathi Hemken, President  John Elder, Commissioner  Andy Hoffe, Commissioner  Eric Lammle, Commissioner  Jonathan London, Commissioner     Staff Present:      Kirk McDonald, City Manager  Tim Fournier, Police Chief  Valerie Leone, City Clerk  Chris Long, City Engineer  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES    Motion was made by Commissioner Elder, seconded by Commissioner Hoffe, to  approve the minutes of May 8, 2017. All present voted in favor. Motion carried.    IMP. PROJECT 993  Item 4  President Hemken introduced for discussion EDA Item 4, Resolution approving  contract with J&J Contracting, LLC for hazardous material abatement and debris  removal at 3751 Louisiana Avenue North (project no. 993).    Mr. Jeff Sargent, community development director, stated the city acquired the  single‐family home at 3751 Louisiana Avenue North as part of the scattered site  housing program. He stated before demolition can occur, abatement and debris  removal must take place. He stated bids were obtained by three contractors for  hazardous material abatement and debris removal and the low bidder is J & J  Contracting, LLC for $5,835.    Commissioner Elder inquired of past history with the contractor.     Mr. Sargent stated although the city has not worked directly with J & J  Contracting, they were recommended by Nitti Rolloff Services, which is a  contractor the city has had good experience with in the past.     Commissioner Elder recommended obtaining municipal references for J & J  Contracting.    The EDA thanked city staff for their work on the project. Mr. Sargent  acknowledged staff’s efforts as well as the city attorney’s office for their legal  assistance.  EDA Meeting   Page 2 May 22, 2017    Commissioner London inquired of the timeline for putting the property on the  market.    Mr. Sargent reported it will be completed as soon as possible. He stated the city’s  scattered site housing program has specific criteria that must be met for  contractors who wish to bid on the construction of a single‐family house. He stated  it is a public process and the proposals will be shared with the EDA at a later date.    RESOLUTION 2017‐07  Item 4  Commissioner Elder introduced the following resolution and moved its adoption:  “RESOLUTION APPROVING CONTRACT WITH J&J CONTRACTING, LLC  FOR HAZARDOUS MATERIAL ABATEMENT AND DEBRIS REMOVAL AT  3751 LOUISIANA AVENUE NORTH (PROJECT NO. 993)”. The motion for the  adoption of the foregoing resolution was seconded by Commissioner Hoffe, and  upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Lammle, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the president which was attested to by the  executive director.    ADJOURNMENT Motion was made by Commissioner London, seconded by Commissioner Elder,  to adjourn the meeting. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope  EDA adjourned at 8:06 p.m.    Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk    I:\RFA\COMM DEV\Development\Q & R‐ Call for Public Hearing Good Samaritan TIF 6‐26‐17 EDA.docx   Request for Action  June 26, 2017    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Community Development  By: Jeff Sargent, Director   Agenda Title  Resolution requesting that the City Council of the City of New Hope call for a public hearing on the  modification of redevelopment project no. 1 and the establishment of the Good Samaritan Tax Increment  Financing District (a housing district).  Requested Action  Staff requests the EDA approve the attached resolution requesting that the City Council of the City of New  Hope call for a public hearing on the modification of redevelopment project no. 1 and the establishment of  the Good Samaritan Tax Increment Financing District.  Policy/Past Practice  Policy requires that the City Council make the official call for a public hearing on any TIF modification plan.  Background  For several months, staff has been meeting with representatives from the Good Samaritan Society about the  potential for them to construct an addition to their campus. They have recently purchased the property at 2773  and 2765 Virginia Avenue (adjacent to their current building) in anticipation of future development. The  proposed developer, Community Asset Development Group, would construct and own the new building, and  Good Samaritan would conduct the operations. Good Samaritan Society would make payments to Community  Asset Development Group over time, so that they would eventually own the building as well.    When discussing the financing options with the developer, it became clear that the only option they would  have would be for the city to aid in the financing of the construction through the creation of a TIF District.  Initially, the applicant stated that the only way this option would work would be for them to receive an up‐ front payment from the city, which would be paid back over time through the tax increment generated by the  development. Representatives from Ehlers, along with city staff, informed the applicant that the city does not  support this type of TIF arrangement, but would support a pay‐as‐you‐go method if the development truly  qualified for TIF assistance. After some discussion, the applicant agreed to this type of arrangement if the  Council agreed to create the district.    Ehlers has reviewed the pro forma and has concluded that the project is TIF eligible. The developer is looking  to construct a 31‐unit, 3‐story addition to the north of the existing building, and the two buildings would be  connected via a breezeway for access reasons. The addition would be an assisted living facility, a service that  Good Samaritan Society does not currently provide. Market research has been conducted, and it has been  determined that there is a demand for these services in the area. Assisted living facilities are required to pay  taxes, which enables the project to be TIF eligible. The City Council reviewed this request at the June 19, 2017  work session meeting, with a majority of the Council members supporting the motion.        Agenda Section EDA Item Number  4    Request for Action, Page 2    TIF Timeline  The proposed TIF schedule is attached for review. The applicant would like to begin construction of the  development in early September and would need to have all financing in place beforehand. The TIF timeline  calls for the Planning Commission to review the proposed TIF District at their August 2 Planning Commission  meeting, and for the City Council to consider the creation of the TIF District at the August 14 meeting. The  application would concurrently apply for the needed land use approvals and would seek final approval for  those items at the August 28 City Council meeting.    Recommendation  Staff recommends that the Economic Development Authority should request the City Council to agree to call  for a public hearing on the modification of redevelopment project no. 1 and the establishment of the Good  Samaritan Tax Increment Financing District for the August 14, 2017 City Council meeting.    Attachments   Resolution   Memo from Ehlers   TIF Schedule   Draft Site Plan    NEW HOPE ECONOMIC DEVELOPMENT AUTHORITY CITY OF NEW HOPE HENNEPIN COUNTY, STATE OF MINNESOTA RESOLUTION NO. ______________ RESOLUTION REQUESTING THAT THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF NEW HOPE CALL FOR A PUBLIC HEARING ON THE MODIFICATION OF THE REDEVELOPMENT PLAN FOR REDEVELOPMENT PROJECT NO. 1 AND THE ESTABLISHMENT OF THE GOOD SAMARITAN TAX INCREMENT FINANCING DISTRICT (A HOUSING DISTRICT). BE IT RESOLVED, by the Board of Commissioners (the "Board") of the New Hope Economic Development Authority, Minnesota (the "EDA") as follows: WHEREAS, the City Council (the "Council") of the City of New Hope, Minnesota (the "City") established Redevelopment Project No. 1 pursuant to Minnesota Statutes, Minnesota Statutes, Sections 469.174 to 469.1794, inclusive, as amended, in an effort to encourage the development and redevelopment of certain designated areas within the City; and WHEREAS, the EDA is proposing the modification of the Redevelopment Plan for Redevelopment Project No. 1 and the establishment of the Good Samaritan Tax Increment Financing District, pursuant to, and in accordance with, Minnesota Statutes, Sections 469.174 to 469.1794 and Sections 469.090 to 469.1082, inclusive, as amended; NOW, THEREFORE BE IT RESOLVED by the Board as follows: 1. The EDA hereby requests that the Council call for a public hearing on August 14, 2017 to consider the proposed adoption of the Modification to the Redevelopment Plan for Redevelopment Project No. 1 and the proposed adoption of the Tax Increment Financing Plan for the Good Samaritan Tax Increment Financing District (collectively, the "Plans") and cause notice of said public hearing to be given as required by law. 2. The EDA directs the Executive Director to transmit copies of the Plans to the Planning Commission of the City and requests the Planning Commission's written opinion indicating whether the proposed Plans are in accordance with the Comprehensive Plan of the City, prior to the date of the public hearing. 3. The Executive Director of the EDA is hereby directed to submit a copy of the Plans to the Council for its approval. 4. The EDA directs the Executive Director to transmit the Plans to the county and the school district in which the Good Samaritan Tax Increment Financing District is located not later than July 14, 2017. 5. Staff and consultants are authorized and directed to take all steps necessary to prepare the Plans and related documents and to undertake other actions necessary to bring the Plans before the Council. Approved by the Economic Development Authority on June 26, 2017. _______________________________ Kathi Hemken, President ATTEST: ______________________________ Kirk McDonald, Executive Director I:\RFA\COMM DEV\Development\Q & R ‐ 4417 Nevada Soil Corrections.docx   Request for Action  June 26, 2017    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Community Development  By: Aaron Chirpich, CD Specialist     Agenda Title  Resolution approving reimbursement of Regal Homes, LLC for costs associated with removal of buried  foundation at 4417 Nevada Avenue North (improvement project no. 965).  Requested Action  Staff requests that the Council approve the attached resolution approving payment to Regal Homes LLC, for  costs associated with soil corrections at 4417 Nevada Avenue North. This property was sold by the EDA to  Regal Homes as part of the scattered site housing program. During excavation work for the new home, the  builder encountered an unexpected buried foundation and soils not suitable for construction. The builder has  requested reimbursement for costs associated with soil corrections and the removal of the foundation totaling  $13,455.25. The request and supporting documentation were reviewed at the June 19th Council Work Session,  and the Council was supportive of full reimbursement of the submitted costs.    Policy/Past Practice  In the past, the EDA has adjusted the sales price of vacant land to accommodate the cost of soil correction  work. The City has also provided financial assistance to development partners that have encountered  unexpected soil related issues during the excavation phase of construction. The most recent example is the  Industrial Equities project at 9449 Science Center Drive, where the City increased the amount of TIF  assistance for the project when the developer encountered poor soils beneath a building that was torn down.    Background and Recommendation  The EDA purchased the foreclosed property located at 4415 Nevada Ave N in July 2015. The home and all  other site improvements were cleared to prepare the property for redevelopment. In addition to the  demolition work, the entire site was regraded to remove a large berm that occupied the southern half of the  property. The base parcel was oversized at 130 feet wide, but not large enough to subdivide, as the standard  lot width in the R‐1 District is 75 feet. However, the EDA was successful in securing a variance for lot width  reductions and subdivided the property to create two 65‐foot wide lots. Both lots were offered for sale to  scattered site builders through a competitive RFP process, and Regal Homes was the selected builder for the  project.    The EDA sold both lots to Regal Homes for $110,000 in September 2016, and construction of the first home  started on the north lot in October. While completing the excavation work for the basement, the contractor  uncovered buried footings from an unknown structure. Staff had no knowledge of the former building, as the  footings were found in an area of the site that was not disturbed during the demolition and grading work  completed by the EDA. In addition to finding the footings, the excavation contractor encountered poor soils  in the area of the buried foundation. It was determined that when the former structure was torn down, the  foundation was backfilled with miscellaneous garbage, debris and organic soils. As a result, the contractor  had to excavate a large amount of unexpected soil to reach solid ground. The full impact of the extraordinary  work is as follows:  Agenda Section EDA Item Number  5    Request for Action, Page 2       The foundation walls for the new garage were built four feet taller than normal.   The footings, garbage and organic soils had to be hauled off‐site.   Engineering work was completed for the footing design of the new home.   The entire garage excavation area was backfilled with imported sand that required mechanical  compaction.  Regal Homes submitted costs for the work listed above totaling $13,455.25 and requested reimbursement.  Staff is supportive of full reimbursement of the summited costs for the following reasons:     The EDA sold the lot with the expectation that it was suitable for building.   Had the EDA known about the buried foundation, it would have been removed during the  demolition work completed by the EDA.   The EDA has CDBG grant funds available to cover the soil correction costs.   Regal Homes is considered a valued partner of the EDA, and their investment in this site is  substantial. The pre‐redevelopment value of the site was $46,000, compared to the projected end  value of $650,000 once both homes are sold.  Work Session Follow‐up  Regal Homes initially made a request for reimbursement of soil correction costs in October 2016. This request  was discussed at the October 17, 2016 work session, where the Council directed staff to explore how other  cities have responded to such requests. Staff was able to determine that the city of Crystal encountered a  somewhat similar situation where they elected to reimburse a builder that purchased one of their scattered  site lots. In the case of the Crystal project, there was no presence of a buried foundation. The site simply  contained bad soil that was not suitable for building. The builder removed a substantial amount of soil and  imported new soil to complete the project. The city of Crystal decided to split the cost with the builder and  pay for half of the soil corrections.    Funding  CDBG grant funds will be used to reimburse the EDA for all soil correction costs. No payment will be made  to Regal Homes LLC until they have produced documentation verifying that they have paid the contractors  involved with the soil correction work.   Attachments   Resolution   Draft Work Session minutes from 6/19/17   Site location map   1956 aerial photo of the site    Survey   Site layout   Buried foundation and debris photos   Before and after photos   Soil correction costs submitted by Regal Homes LLC