Loading...
11 28 22 City Council MinutesNew Hope City Council  November 28, 2022  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes November 28, 2022  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Brandon Bell, CD Coordinator/Management Analyst  Dave Johnson, Police Captain  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Valerie Leone, City Clerk  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member Elder,  to approve the work session meeting minutes of October 17, 2022. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Jeff Sargent, community development director,  reviewed the consent items. Items 6.5 and 6.6 were removed for discussion.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through November 28, 2022.  RESOLUTION 2022‐123  Item 6.4    Resolution designating polling places in the city of New Hope.  New Hope City Council  November 28, 2022  Page 2   MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve Consent items 6.2 and 6.4. All present voted in favor. Motion carried.    CONSENT ITEMS  REMOVED FOR  DISCUSSION  Item 6.5    Mayor Hemken introduced for discussion Item 6.5, Resolution extending the  Memorandum of Understanding between Tim Hoyt and the City of New Hope for  Director of Police and Acting City Manager until February 1, 2023.    Council London requested more information for the public’s benefit regarding the  options for the city manager position and the two‐month extension of the current  memorandum of understanding (MOU).    Council Member Elder indicated Hoyt’s MOU is effective through December 1,  2022, and an extension until February 1, 2023, will allow the City Council time to  make a decision on the city manager appointment. He agreed it is necessary to  determine whether a savings would be realized by reorganization and having  Hoyt continue serving in a dual role of police chief and city manager.    Mr. Rich Johnson, director of HR/administrative services, explained the Council  held a discussion at the November 21 work session regarding Hoyt’s service as  acting city manager. He stated Hoyt has been serving as police chief/acting city  manager since June 1 and if he is appointed to continue the dual role, the savings  is projected at $150,000 annually. He stated the options for the City Council to  consider relative to permanently filling the city manager role include:    appoint Hoyt as police chief/city manager (dual role) effective February 1,  2023   appoint a different person as city manager   pursue an external recruitment process utilizing a consultant.    Mr. Johnson acknowledged that cities typically have a separate police chief and  city manager, but the dual role may be an option at this time for New Hope.     Discussion ensued regarding transparency with the community, consideration of  public input, whether re‐organization may be needed in the police department,  considering what’s in the city’s best interest, and the potential cost savings to the  city.    RESOLUTION 2022‐124  Item 6.5  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION EXTENDING THE MEMORANDUM OF  UNDERSTANDING BETWEEN TIM HOYT AND THE CITY OF NEW HOPE  FOR DIRECTOR OF POLICE AND ACTING CITY MANAGER UNTIL  FEBRUARY 1, 2023.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the  following voted against the same: London; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    RESOLUTION 2022‐125  Item 6.6    Mayor Hemken introduced for discussion Item 6.6, Resolution declaring the dual  roles of Police Chief and Acting City Manager and eligibility of Tim Hoyt to  participate in the Public Employees Police and Fire Plan.  New Hope City Council  November 28, 2022  Page 3     Council Member London expressed concern that the agenda item was  “recommended for approval” by Hoyt and Johnson. He pointed out a potential  conflict of interest since it affects compensation package.     Mr. Rich Johnson, director of HR/administrative services, agreed to remove Hoyt’s  name from the recommendation. He stated the resolution was a template provided  by PERA and is intended solely to address the current situation of Hoyt serving as  acting city manager.     RESOLUTION 2022‐125  Item 6.5  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION DECLARING THE DUAL ROLES OF POLICE  CHIEF AND ACTING CITY MANAGER AND ELIGIBILITY OF TIM HOYT  TO PARTICIPATE IN THE PUBLIC EMPLOYEES POLICE AND FIRE PLAN.”  The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the following voted against the same:  London; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared  duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city  clerk.    ENTERPRISE FLEET  MANAGEMENT  LEASE AGREEMENT  Item 10.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution approving  agreement with Enterprise Fleet Management for lease of vehicles.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained on June 28, 2021,  the City Council approved a resolution approving an agreement with Enterprise  Fleet Management for the lease of 14 police vehicles. The rationale for leasing the  vehicles was based on the city’s ability to optimize fleet management by improving  average replacement time to keep the fleet up to date with current technology. The  lease program also provides for budget stability with more consistent cash outlay.  Last, establishing a proactive replacement plan maximizes potential equity at time  of resale which reduces operational expenses.     Mr. Sargent requested the City Council’s approval to add seven vehicles to the  leased fleet of vehicles managed by Enterprise Fleet Management. He stated at the  work session of May 16, 2022, staff reviewed the proposal and Council was  supportive of proceeding to lease seven additional vehicles. He stated the vehicles  that will be replaced include all four community development inspector vehicles  with Chevrolet Traverse SUVs and three public works vehicles with one 2022 Ford  F‐250 and two 2023 RAM 1500s. He commented on the current unavailability of  some Ford vehicles due to the current market situation. He stated staff of Abdo  Financial Solutions also support the action.    Council Member London commented that it appears the leased vehicles are larger  types than the existing vehicles (F‐150 to F‐250 and Ford Fusions to SUVs). He also  questioned the cost analysis.    Mr. Sargent explained that Enterprise uses the state’s cooperative purchasing  program and makes large volume purchases which result in a cost savings. He  stated the central garage supervisor and Abdo are tracking and evaluating the  New Hope City Council  November 28, 2022  Page 4   lease program. He noted the vehicle resale at the end of the lease is one factor that  is used in determining the type of vehicle to lease. He noted the life cycle of the  lease is about three years at which time a determination of costs can be made  (maintenance costs, lease costs, resale value).     Council Member Elder spoke of the benefits to leasing vehicles such as higher  resale value and ease of vehicle maintenance.    RESOLUTION 2022‐126  Item 10.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING AGREEMENT WITH ENTERPRISE  FLEET MANAGEMENT FOR LEASE OF VEHICLES.” The motion for the  adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg,  and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg; and the following voted against the same: London;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    TETRAHYDRO‐ CANNABINOL  PRODUCTS  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Ordinance No 22‐08, An  ordinance amending chapter 8 of the New Hope City Code by adding Section 8‐ 41, regulating tetrahydrocannabinol products, and adoption of Summary  Ordinance for publication purposes.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, stated a new law was  enacted at the end of 2022 legislative session that allows certain edible and  beverage products infused with tetrahydrocannabinol (THC) to be sold. He stated  the ordinance adds section 8‐41 to the city code to license the sale of  tetrahydrocannabinol products. Council reviewed the draft ordinance at its work  session of November 21 and supported adoption of the ordinance subject to a  maximum of 20 licenses. A background investigation will be required of all  applicants, and the annual business license fee will be set at $500. He stated  business license holders will be notified of the new ordinance.    Mayor Hemken asked the city attorney of any concerns.     Ms. Stacy Woods, city attorney, stated the licensing will allow oversight of who is  selling THC products.    Council Member London asked whether the city could ban THC products.    Ms. Woods indicated the city could impose restrictions such as zoning areas or  distance requirements from schools. She stated it would be difficult to outright ban  the sale of THC products, and there is no state law “opt out” provision for cities.  She indicated the license fees should be set to cover the cost of regulating only.    ORDINANCE 22‐08  Item 10.2    Council Member Hemken introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO 22‐08, AN ORDINANCE AMENDING CHAPTER  8 OF THE NEW HOPE CITY CODE BY ADDING SECTION 8‐41,  REGULATING TETRAHYDROCANNABINOL PRODUCTS, AND  ADOPTION OF SUMMARY ORDINANCE FOR PUBLICATION PURPOSES.”  The motion for the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council  New Hope City Council  November 28, 2022  Page 5   Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the ordinance was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    FRANCHISE FEES  Item 10.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.3, Ordinance No. 22‐12, An  ordinance amending electric and gas franchise fees in the New Hope City Code  and Fee Schedule.    Mr. Brandon Bell, community development coordinator/management analyst,  explained the ordinance amendment increases the gas and electric franchise fees  effective March, 2023. He stated the item was discussed at the October work  session and Council was in general agreement that the fees should be aligned  closer to the average of the fees charged by other area cities. He stated holding a  public hearing was optional and staff felt it was beneficial to allow for public  comment. A notice was published in the Sun Post.     Mayor Hemken opened the floor for public comment. There was no one present  desirous of addressing the Council for the public hearing.    Council Member London noted his opposition to franchise fees as they can be  perceived as a hidden tax. He pointed out public works does not have detailed  records of the infrastructure repairs in right‐of‐way to justify the franchise fees  charged by utility companies for public and private use in the right‐of‐way.     Council Member Elder recommended the communications coordinator post an  article on the city’s website regarding the purpose of franchise fees.     Council Member Isenberg noted the residential rate increases are modest.      CLOSE HEARING  Item 10.3    Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.  ORDINANCE 22‐12  Item 10.3  Council Member Hemken introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 22‐12, AN ORDINANCE AMENDING  ELECTRIC AND GAS FRANCHISE FEES IN THE NEW HOPE CITY CODE  AND FEE SCHEDULE.” The motion for the adoption of the foregoing ordinance  was seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the  following voted against the same: London; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the ordinance was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    New Hope City Council  November 28, 2022  Page 6   Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe  to appoint Matthew London to Human Rights Commission as student member.  Voting in favor: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; Abstained: London. Motion  carried.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:54 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk