Loading...
09 12 22 City Council MinutesNew Hope City Council  September 12, 2022  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes September 12, 2022  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:                     Also present:  Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Tim Hoyt, Acting City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Valerie Leone, City Clerk  Nick Macklem, Stormwater Specialist  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Aaron Thelen, Recreation Supervisor  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, City Attorney    Erin Enstad, Abdo  Vicki Holthaus, Abdo    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member Elder,  to approve the work session meeting minutes of August 15, 2022, the executive  session meeting minutes of August 15, 2022, and the regular meeting minutes of  August 22, 2022. All present voted in favor. Motion carried.    OPEN FORUM    Mr. Kaamil Dakane, The Lucky Ash, inquired regarding obtaining a tobacco  license as he is interested in opening a cigar and tobacco shop. Mayor Hemken  explained that all 21 licenses have been issued. Mr. Dakane was advised of the  license renewal process that occurs before year‐end and to check back with the city  regarding license availability.    PRESENTATION:  2022 SAFETY CAMP  CONTRIBUTIONS  Item 5.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 5.1, Motion accepting  contributions for the 2022 Safety Camp.    Mr. Aaron Thelen, recreation supervisor, reported on the success of the 2022 Safety  Camp which had 75 participants. He pointed out the registration fees were covered  by Affinity Plus Federal Credit Union. He acknowledged the 20+ businesses and  New Hope City Council  September 12, 2022  Page 2   organizations that provided generous donations and also expressed appreciation  to the safety camp volunteers, coordinators, and leaders. Mr. Thelen illustrated  photos of the three‐day program.     MOTION  Item 5.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to accept contributions for the 2022 Safety Camp. All present voted in  favor. Motion carried.    ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Tim Hoyt, acting city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through September 12, 2022.  RESOLUTION 2022‐97  Item 6.4    Resolution providing for hearing on assessments for 2022 delinquent utility  service charges, administrative citations, and alarm and mowing charges.  MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    9220 BASS LAKE  ROAD, SUITE LL85  CUP REVOCATION  (PLANNING CASE  22‐02)  Item 7.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.1, Resolution establishing  findings of fact and conclusions of law relating to revocation of Conditional Use  Permit for Isaiah Pantoe doing business as The River of Covenant International  Ministry at the property located at 9220 Bass Lake Road, Suite LL85 (New Hope  Planning Case 22‐02).    Mr. Jeff Sargent, director of community development, On June 27, 2022, the City  Council approved a Conditional Use Permit (CUP) for The River of Covenant  International Ministry to open a church at 9220 Bass Lake Road in Suite LL85. The  approval was subject to several conditions, many of which related to making  structural changes to the suite and building to allow for the introduction of an  assembly use in the basement of the building.     Mr. Sargent explained it was discovered that the church was holding services in  the tenant space prior to meeting any of these conditions of approval. The church  and building owner/manager were notified on August 18, 2022, that staff would  be recommending revocation of the CUP at the September 12, 2022, City Council  Meeting. He stated a new owner purchased the building in July of 2022 and the  church and ownership have been unable to reach an agreement on how to pay for  the costs associated with renovations needed to allow for the assembly use.     Mr. Sargent stated the city attorney has prepared the resolution, which states that  the City Council has the authority to initiate the revocation of an approved CUP  which provides the responsible holder of the permit the opportunity to appear  New Hope City Council  September 12, 2022  Page 3   before the City Council to show cause why the permit should not be revoked. The  petitioner has stated that he will not be in attendance and requested permission to  remove belongings from the suite. According to the building manager, as of  August 30, 2022, the church had moved out of the building. The “Findings of Fact”  portion of the resolution states that the church failed to comply with conditions set  for in the CUP which all provide health and safety protections including fire  prevention for the attendees of the services and any occupants of the building and  that despite not complying with these conditions, in‐person services were held  within the suite.    Staff recommends that the City Council conduct a public hearing and approve a  resolution establishing findings of fact and conclusions of law relating to  revocation of Conditional Use Permit for Isaiah Pantoe doing business as The River  of Covenant International Ministry at the property located at 9220 Bass Lake Road,  Suite LL85.    Mayor Hemken opened the floor for comments from the audience. There was no  one present to address the Council for the public hearing.  CLOSE HEARING  Item 7.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2022‐98  Item 7.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION ESTABLISHING FINDINGS OF FACT AND  CONCLUSIONS OF LAW RELATING TO REVOCATION OF CONDITIONAL  USE PERMIT FOR ISAIAH PANTOE DOING BUSINESS AS THE RIVER OF  COVENANT INTERNATIONAL MINISTRY AT THE PROPERTY LOCATED  AT 9220 BASS LAKE ROAD, SUITE LL85 (NEW HOPE PLANNING CASE 22‐ 02).” The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by  Council Member London, and upon vote being taken thereon, the following voted  in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the  resolution was declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was  attested to by the city clerk.    2023 PRELIMINARY  HRA LEVY  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution authorizing the  preliminary HRA levy for 2023.    Mr. Tim Hoyt, acting city manager, stated the proposed HRA levy for 2023 is  $437,850, and it must be approved by both the Council and the EDA.    RESOLUTION 2022‐99  Item 10.1  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PRELIMINARY HRA LEVY  FOR 2023.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded  by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted  in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the  resolution was declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was  attested to by the city clerk.    New Hope City Council  September 12, 2022  Page 4   2023 GENERAL FUND  BUDGET AND  PRELIMINARY  PROPERTY TAX LEVY  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Resolution approving 2023  proposed general fund budget and preliminary property tax levy, and setting  public hearing date for the 2023 budget and preliminary property tax levy.    Mr. Tim Hoyt, acting city manager, introduced Vicki Holthaus, a representative of  Abdo (the city’s financial consultant), to assist with the budget presentation. He  stated the City Council is asked to adopt the resolution for the preliminary 2023  budget and to approve the maximum preliminary property tax levy. He outlined  the budget process and timeline for submission of a preliminary and final tax levy  to the county auditor. He stated the general fund budgets will be reviewed at the  September 19 work session, and the utility and enterprise fund budgets will be  reviewed at the October 17 work session. He stated a public comment meeting is  proposed for December 5, 2022 with the final budget to be adopted at the Council  Meeting of December 12, 2022 to enable certifying the final levy to the county and  the department of revenue.    Mr. Hoyt reviewed the major changes in the general fund budget and the local  government aid revenue.     Ms. Vicki Holthaus, Abdo, reviewed the proposed general fund budget of  $17,235,207 for 2023 which is an increase of $1,056,014 over 2022. She stated the  total 2023 proposed tax levy is $19,053,316 which is $822,305 (or 4.51%) increase  over last year. Ms. Holthaus stated the total tax levy includes the general fund,  street and park infrastructure funds, EDA levy, HRA levy, and prior debt levies.    Ms. Holthaus explained the median home value in 2023 is $325,000, which is an  18% increase from 2022. She stated the current estimated impact on residential  homes based on the proposed 4.5% increase in city tax levy is 8%. This is primarily  attributed to an estimated 18% increase in the market value of residential homes;  an increase which is disproportionate to the change in commercial and industrial  valuations.     For homes valued between $150,000 and $400,000 the tax increase estimate is $61  to $192. The city tax rate is projected to decrease from 62.82% in 2022 to 57.23% in  2023.      Ms. Holthaus stated more budget discussions between Council and staff will take  place over the next several months before Council is asked to approve the final tax  levy.    Council Member Isenberg asked how New Hope’s levy increase compares to other  cities. Ms. Holthaus stated New Hope’s 4.5% increase is relatively low in  comparison to other cities surveyed by Abdo.     Council Member London commented that the city’s 4.5% levy increase impacts  residential properties by approximately 8%. He asked that the budget memo  included in the 2023 budget be revised to include Ms. Holthaus’ explanation about  the commercial and industrial property valuations. Ms. Holthaus indicated she  and the city clerk will update the memo accordingly.    New Hope City Council  September 12, 2022  Page 5   RESOLUTION 2022‐100  Item 10.2  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING 2023 PROPOSED GENERAL FUND  BUDGET AND PRELIMINARY PROPERTY TAX LEVY, AND SETTING  PUBLIC HEARING DATE FOR THE 2023 BUDGET AND PRELIMINARY  PROPERTY TAX LEVY.” The motion for the adoption of the foregoing resolution  was seconded by Council Member Elder, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the  following voted against the same: London; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    RENTAL PROPERTY  REGISTRATION  PERMIT ORDINANCE  AMENDMENT  Item 10.3   Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.3, Ordinance No. 22‐05, An  ordinance amending Section 3‐31(e)(1) of the New Hope City Code related to  rental property registration permit (and summary ordinance for publication  purposes).    Mr. Jeff Sargent, director of community development explained at the July 25, 2022,  City Council meeting, the City Council considered the revocation of the rental  registration permit for the property located at 3957 Wisconsin Avenue. During the  process staff realized the current ordinance does not prohibit a license holder from  reapplying for a new rental license registration permit the day following  revocation of a rental license. He noted although revocation of a rental registration  permit is rare, the revocation is to discontinue a use that has been proven to be  injurious to the tenants or surrounding neighborhood. Staff feels that there should  be a “cooling off” period incorporated in the City Code to ensure that the injurious  situation is corrected prior to the reestablishment of a rental license by the same  owner.    Mr. Sargent stated the proposed ordinance states that if a registration permit has  been revoked, the owner of the rental property is barred from applying for a new  registration permit for any property in the city for one year and the owner may not  have an ownership interest in any other entity that attempts to apply for another  rental registration permit for any property in the city for at least one year.     Following discussion, Council recommended the ordinance be amended to read  the owner is barred from applying for a new registration permit in the city for “up  to three years”.     ORDINANCE 22‐05  Item 10.3  Council Member London introduced the following ordinance with the verbal  amendment and moved its adoption: “ORDINANCE NO. 22‐05, AN  ORDINANCE AMENDING SECTION 3‐31(E)(1) OF THE NEW HOPE CITY  CODE RELATED TO RENTAL PROPERTY REGISTRATION PERMIT (AND  SUMMARY ORDINANCE FOR PUBLICATION PURPOSES).” The motion for  the adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council Member Elder,  and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the ordinance was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    New Hope City Council  September 12, 2022  Page 6   DEICER BULK  STORAGE FACILITY  REQUIREMENTS   ORDINANCE  AMENDMENT  Item 10.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.4, Ordinance No. 22‐06, An  ordinance amending section 9‐17 of the New Hope City Code related to deicer bulk  storage facility requirements (and summary ordinance for publication purposes).    Mr. Nick Macklem, stormwater specialist, stated items 10.4 and 10.5 both relate to  stormwater ordinance updates. He stated adoption of Ordinance 22‐06 will meet  the MPCA’s new requirement regarding the establishment of a regulator  mechanism for deicer bulk storage facilities. The intent of the language is to  prevent stockpiled deicer materials such as road salt and sand from entering the  storm sewer and ultimately surface waters.     ORDINANCE 22‐06  Item 10.4  Council Member Elder introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 22‐06, AN ORDINANCE AMENDING SECTION  9‐17 OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO DEICER BULK  STORAGE FACILITY REQUIREMENTS (AND SUMMARY ORDINANCE  FOR PUBLICATION PURPOSES).” The motion for the adoption of the foregoing  ordinance was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: None; whereupon the ordinance was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    DRAINAGE  DEVELOPMENT  STANDARDS FOR  LINEAR PROJECTS  ORDINANCE  AMENDMENT  Item 10.5  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.5, Ordinance No. 22‐07, An  ordinance amending section 5‐7(b)(5) of the New Hope City code related to  drainage development standards for linear projects (and summary ordinance for  publication purposes).    Mr. Nick Macklem, stormwater specialist, stated adoption of Ordinance 22‐07 will  meet the MPCA’s new requirement regarding the establishment of a regulator  mechanism for linear development projects that create or reconstruct one acre or  more of impervious surface. The text changes mirror the MPCA’s model language  and the Shingle Creek Watershed Management Commission’s rules and standards  amendments that were passed in April of 2022. He explained the new  requirements only impact larger scale redevelopment projects such as street  reconstruction, trail or sidewalk projects. He stated Stantec is aware of the  requirement and addresses it in the record plans.     ORDINANCE 22‐07  Item 10.5  Council Member London introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 22‐07, AN ORDINANCE AMENDING SECTION  5‐7(B)(5) OF THE NEW HOPE CITY CODE RELATED TO DRAINAGE  DEVELOPMENT STANDARDS FOR LINEAR PROJECTS (AND SUMMARY  ORDINANCE FOR PUBLICATION PURPOSES).” The motion for the adoption  of the foregoing ordinance was seconded by Council Member Elder, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the ordinance was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.  New Hope City Council  September 12, 2022  Page 7   Item 12.1   Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:10 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk