Loading...
05 16 22 Work Session Minutes City Council Work Session May 16, 2022  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  May 16, 2022 Northwood Conference Room     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member     Staff present:    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Vicki Holthaus, Abdo  Tim Hoyt, Director of Police  Rich Johnson, Director of HR/Admin. Services  Sarah Larson, WMFR District Chief  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, City Attorney    WMFR DISTRICT   UPDATE  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update from West Metro Fire‐ Rescue District.    Ms. Sarah Larson, chief of West Metro Fire‐Rescue District, was recognized. She  reviewed the activities within the district for the first quarter of 2022 (food drive, clean  audit, staffing changes due to resignation of the assistant chief of operations).  Chief  Larson also reported the preliminary 2023 budget is $3,031,190 which is $1,479,373 for  Crystal and $1,551,817 for New Hope. She stated the increase for New Hope is  $133,594.     Council Member London expressed concern regarding the increase of more than 9%.  Discussion ensued regarding the district’s staffing needs and calls for service.    Mr. Kirk McDonald, city manager noted the typical annual increase of New Hope’s  share is $70,000, but the anticipated increase was $140,000 due to the $70,000 lease for  a new fire engine. He also noted there is approximately $800,000 in the city’s fire capital  replacement fund, and the city can transfer money from the capital fund to the general  fund to offset the budget increase. Mr. McDonald stated both city councils must  approve the fire budget by the end of August.    City Council Work Session May 16, 2022  Page 2   Mr. McDonald asked if the Council desires to hold a joint meeting with the city of  Crystal on August 10. It was noted a decision must be made by the July fire board  meeting. The Council postponed a decision on the meeting until a response is made by  the city of Crystal.    Council thanked the fire chief for the update.    EMERALD ASH  BORER PROGRAM   Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Discussion of New Hope’s  Emerald Ash Borer program funding.    Mr. Bernie Weber, director of public works, stated $200,000 was funded in the 2022  budget for tree removal and replacement with a primary focus on public Ash trees. He  shared that there has been a substantial increase in Emerald Ash Borer infestations  throughout the city. He stated the average cost of tree and stump removal is $1,200 and  planting a new tree is $500. He recommended a transfer of $400,000 from the Street  Infrastructure Fund to the Streets Operating Fund.    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, reported on the Ash trees located in  parks, golf course and ice arena. She stated the parks budget contains $35,000 for tree  removal in 2022, and she recommended a transfer of $100,000 from the Parks  Infrastructure Fund to fund tree removal and replacement expenses.    Ms. Vicki Holthaus, Abdo, reported there is sufficient funds to support the transfers.  Council supported the fund transfers and directed staff to place the item on the May  23, 2022, agenda.    Discussion ensued regarding the Emerald Ash Tree Removal Program that started in  2010. It was noted that the trees are evaluated annually. Council recommended that  staff develop a long‐term plan. Council also requested information on past grant  requests and potential future grants.    LEASED  VEHICLES  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Discuss the leasing of seven city  vehicles through Enterprise Fleet Management.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, asked Council to consider the  leasing of seven vehicles through Enterprise Fleet Management instead of purchasing  new vehicles. He stated last June Council approved the lease of 14 police vehicles. He  reported the vehicles that would be replaced include four community development  inspector vehicles and three public works vehicles. He stated a cost analysis indicates  the city would save $114,400 over a four‐year period by leasing rather than purchasing  the vehicles or $39,400 if the resale value of the vehicles is excluded. He stated the city  attorney has confirmed that the financing of leased vehicles falls under the  ”cooperative purchasing” exception of the Uniform Municipal Contracting Law state  statute.     It was noted the key factors in making the leasing recommendation are the  maintenance savings and quick turnaround on maintenance, vehicle reliability, and  budget stability. In addition, the city has the option to end the lease at any time if  leasing proves to be cost prohibitive.    City Council Work Session May 16, 2022  Page 3     Mr. Wong Nystrom of Enterprise was recognized. He stated Enterprise is a large client  which enables them to obtain vehicles from manufacturers much sooner than other  customers. He stated Enterprise acts as the city’s fleet manager. He also noted if the  market on resale crashes, the city can retain vehicles longer than planned. Mr. Wong  also stated that by leasing vehicles, the city does not have a large cash outlay as it  would by purchasing vehicles.    Mr. Tim Hoyt, police chief, commented on the operational side of the police  department’s leased vehicles. He stated there is minimal down time with vehicle  maintenance. He noted the vehicles owned by the city are still serviced at the public  works facility. He indicated the relationship with Enterprise has been smooth;  however, it is too early to determine the actual cost‐savings.    Council Member Elder expressed support of the lease program.    Council Member London inquired of the maintenance tracking.    Ms. Vicki Holthaus, Abdo, indicated staff is working internally on maintenance  records to gauge the successfulness of the lease program.    Council directed staff to proceed with the lease of seven vehicles.     PARK & POOL  PROJECT UPDATES  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Update on Pool/Civic Center  Park/City Hall Landscaping projects by Stantec Engineering (Improvement Project  Nos. 995/941/994).    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, updated Council on the status of the  projects and stated construction of the theater, picnic shelter, and skate park are  complete. She stated the aquatic park is complete and the closeout will be placed on  the May 23, 2022, agenda. She explained there have been some challenges with the  contract awarded to Sunram Construction for park amenities, parking lots and  landscaping for the city hall and park, and staff and the city engineer recently met with  the contractor and the punchlist items should be resolved by the end of June.    Ms. Rader recommended approving Addendum #4 with Stantec Engineering to cover  extra costs required for project management since May of 2020. She stated it is  estimated that $45,000 will cover the engineering construction management services  for the projects.     Mr. Dan Boyum, city engineer, reviewed the punchlist items (plantings, pavement  patch, fiber optics, flagpole, and turf restoration). Discussion ensued regarding the  obstacles the city would face to seek liquidated damages against Sunram Construction  as well as extra engineering and legal expenses. Ms. Rader noted the project  documentation and photographs captured by Stantec are invaluable.     Council directed staff to present Addendum #4 for project management by Stantec  Engineering on a future agenda for approval.     City Council Work Session May 16, 2022  Page 4      2021 ANNUAL  COMPREHENSIVE  FINANCIAL REPORT  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Review 2021 Annual Financial  Report with Abdo.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained that Vicki Holthaus of Abdo is present to  review the audit with Council and that Bill Lauer of MMKR will attend a future  Council Meeting when Council is asked to accept the report. Mr. McDonald noted the  audit went well and there were no findings or deficiencies.     Ms. Vicki Holthaus, Abdo, provided financial highlights of the 2021 audit:      The assets of the city exceeded its liabilities by $96,073,515 at the close of the  year, of which $29,882,377 (unrestricted net position) may be used to meet the  city’s ongoing obligations to citizens and creditors.    Combined ending fund balances were $30,054,786, an increase of $2,599,535   compared to prior year. Approximately 22.1 percent of this total amount is  available for spending at the city’s discretion.    Unassigned fund balance of the General Fund was $8,624,063 or 51 percent of  total General Fund 2021 expenditures and transfers out. The city’s policy is to  maintain a 42 percent reserve.   The city’s total bonded debt decreased by $4,925,562 (9.1 percent) during the  current fiscal year. The key factor of the decrease was the scheduled principal  and interest payments.    Ms. Holthaus reported on fund balances and the American Rescue Plan Act (ARPA)  funding. She stated total general fund expenses were under budget by $773,618  primarily due to personnel changes in the police department and lower than  anticipated operating costs at the pool. She reviewed the fund balances of the street  and park infrastructure funds. She also reported on the enterprise fund balances and  noted the total net position of the funds (sewer, water, storm water, street lighting, golf  course, ice arena) increased by $2,840,485.     Ms. Holthaus stated the audit will be presented at a council meeting in June for formal  acceptance.    Council thanked Ms. Holthaus for the presentation.    ARPA FUND  TRANSFERS  Item 11.6    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.6, Discuss American Rescue Plan  Act (ARPA) fund transfers.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the city completed the Federal single audit  process in May, 2022, and an unmodified opinion was issued. In 2021, the city received  $1,142,382 in ARPA funding. He stated since the audit is complete, Abdo and staff  recommends the funds be transferred out of the general fund balance by transferring  $100,000 to the Economic Development Authority Fund for the Curbside Appeal  Program; $200,000 to the Information Technology Fund for a new police department  records management system; and the remaining $842,382 to the Public Works Facility  Fund for future facility improvements.    City Council Work Session May 16, 2022  Page 5   Mr. McDonald stated it is anticipated that the city will be receiving a second ARPA  distribution of $1,106,158 in 2022, and it is recommended that those funds be  transferred to the Public Works Facility Fund upon receipt of the funds.    Council supported the recommendation and directed staff to place a resolution on the  May 23 Council Meeting agenda for approval.    PARK  INFRASTRUCTURE  FUND TRANSFER TO  ICE ARENA  OPERATING FUND  Item 11.7  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.7, Discuss transfer from Park  Infrastructure Fund to Ice Arena Operating Fund.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained that staff is recommending Council  approve a $500,000 transfer from the park infrastructure fund to the ice arena fund for  ice arena debt service and capital improvements.     Ms. Vicki Holthaus, Abdo, stated the 2011A bonds will be paid off in 2028 at which  time it is assumed the transfer amount to the ice arena operating fund can be decreased.    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, indicated staff is trying to fully  implement a long‐term financing plan for all parks and recreation facilities/equipment.    Council supported the transfer and directed staff to place a resolution on the May 23  agenda for approval.    LABOR  NEGOTIATIONS  Item 11.8  Mayor Hemken introduced for discussion item 11.8, Resolution calling for a closed  meeting of the New Hope City Council authorized by Minn. Stat §13D.03 to discuss  and consider labor negotiations strategy.    RESOLUTION 2022‐61  Item 11.8  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its adoption:  “RESOLUTION CALLING FOR A CLOSED MEETING OF THE NEW HOPE CITY  COUNCIL AUTHORIZED BY MINN. STAT §13D.03 TO DISCUSS AND  CONSIDER LABOR NEGOTIATIONS STRATEGY.” The motion for the adoption  of the foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 8:21 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk