Loading...
10 11 21 City Council MinutesNew Hope City Council  October 11, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes October 11, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  London, to approve the regular meeting minutes of September 27, 2021. Voted in  favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    Mr. Tom Schmidt, member of the planning commission since 2005, submitted his  letter of resignation as he is moving out of New Hope. He noted it has been an  honor and privilege to serve the city. The City Council thanked Mr. Schmidt for  his 17 years of service.      ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through October 11, 2021.  New Hope City Council  October 11, 2021  Page 2   RESOLUTION 2021‐92  Item 6.4    Resolution approving final payment of $91,257 to W.L. Hall Company for the  replacement of the skylight at the New Hope Ice Arena (Improvement Project  No. 1058).    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    PUBLIC HEARING  DELINQUENT CITY  CHARGES  Item 7.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.1, Public hearing and resolution  adopting and confirming assessments for delinquent utility service charges and  administrative citations.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained the public hearing is to adopt the  assessment rolls for delinquent city service charges incurred between June 1, 2020,  and May 31, 2021. He stated all impacted property owners were notified of the  hearing, and staff received only one written objection from the property owner of  4800 Decatur Avenue North regarding administrative citations which will be  entered into the record. He reported the total delinquent utility charges is  $73,751.19; the total delinquent city services (alarm calls) is $1,634.97; and the total  for delinquent administrative citations is $27,370.     Mayor Hemken called for a vote to close the public hearing as there was no one  present desiring to speak at the public hearing.    CLOSE HEARING  Item 7.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  London, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2021‐93  Item 7.1  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “PUBLIC HEARING AND RESOLUTION ADOPTING AND  CONFIRMING ASSESSMENTS FOR DELINQUENT UTILITY SERVICE  CHARGES AND ADMINISTRATIVE CITATIONS.” The motion for the  adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg,  and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    CHANGE ORDER   NO. 2  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1039)  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution approving change  order no. 2 for $7,113.73 with Rochon Corporation for the Phase 1 Improvements  at the Public Works Facility and geotechnical services for $7,325 to Independent  Testing Technologies (ITT) (Improvement Project No. 1039).    Mr. Dan Boyum, City Engineer, provided an update on the progress of the public  works facility expansion project by Rochon Corporation. He explained that staff is  requesting approval of change order no. 2 for $7,113.73 with Rochon Corporation  and approval of geotechnical services for $7,325 to Independent Testing  Technologies. He stated the change order includes owner‐removed trees,  elimination of two windows and removal of exhaust fan, spray foam masonry  cells, additional B618 concrete curb and gutter, insulate existing concrete blocks  above window and door openings, and additional fire sprinkler heads. Three of  New Hope City Council  October 11, 2021  Page 3   the seven items included in change order no. 2 are credits (tree removal, window  and exhaust fan removal, and exterior draintile).     Mr. Boyum explained that poor soils were discovered during footing excavation  for the soils storage building. He stated it is recommended that soil borings be  obtained to determine the footing design and the need for helical anchors. Borings  are also recommended for the future Phase 2 garage expansion. He stated bids  were obtained from two firms for the soil borings, and the low quote was  submitted by Independent Testing Technologies for $7,320. Mr. Boyum stated  there are adequate funds to pay for the change order and geotechnical services  with project contingency funds. He also pointed out the probable schedule delay  as a result of the poor soils.     Council Member London expressed frustration that items such as the fire sprinkler  heads and the insulation were not identified and included in the original bid.     Mr. Boyum explained that the type of insulation was not known until the concrete  blocks were cut as the insulation type was not identified on the building plans on  file. He stated the fire marshal recommends installing the additional sprinkler  heads at this time although it could be delayed if so desired by Council.    Mr. Boyum stated it is not uncommon to encounter these issues during renovation  projects. He pointed out remodeling projects greatly differ from new construction.  He noted Stantec will strive to prepare more detailed plans in the future.    RESOLUTION 2021‐94  Item 8.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING CHANGE ORDER NO. 2 FOR  $7,113.73 WITH ROCHON CORPORATION FOR THE PHASE 1  IMPROVEMENTS AT THE PUBLIC WORKS FACILITY AND  GEOTECHNICAL SERVICES FOR $7,325 TO INDEPENDENT TESTING  TECHNOLOGIES (ITT) (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1039).” The motion  for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member  Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof:  Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    BOND PROCEEDS  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution calling for a public  hearing regarding use of proceeds of $18,435,000 General Obligation Capital  Improvement Plan Bonds, series 2017A.    Mr. Kirk McDonald, city manager, explained that staff recommends scheduling a  public hearing on November 8 regarding the use of proceeds of the $18,435,000  general obligation capital improvement plan bonds. He stated the remainder of the  2017 bond proceeds from the city hall/police facility can be redistributed for  financing another public use authorized by law. The estimated balance of the bond  proceeds is between $400,000 to $500,000, after final expenditures for security  measures, audio‐visual improvements, and final payments to contractors and  consultants. He pointed out at the work session of August 16, 2021, Council  New Hope City Council  October 11, 2021  Page 4   discussed options for use of the remaining funds and supported utilizing the funds  for the public works facility project. Per bond counsel, the city can apply excess  proceeds to the 2021 public works facility improvements, and Council must adopt  an updated capital improvement plan to include the public works facility project.  He stated the resolution schedules the public hearing for November 8, 2021.    Council Member London inquired of the balance amount.    Mr. McDonald stated the proceeds is estimated around $500,000. He state a few  items are still underway (technological changes in the council chambers and  Northwood Room to allow cablecasting of public meetings while held in a remote  environment, completion of city hall security measures, and final payments). He  stated the actual amount of the bond proceeds will be known on or before the  public hearing in November.      RESOLUTION 2021‐95    Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION CALLING FOR A PUBLIC HEARING REGARDING  USE OF PROCEEDS OF $18,435,000 GENERAL OBLIGATION CAPITAL  IMPROVEMENT PLAN BONDS, SERIES 2017A.” The motion for the adoption  of the foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon  vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder,  Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    PURCHASE OF  EQUIPMENT  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution authorizing the  purchase of equipment and appropriation of funds in the amount of $32,413.81 for  the purchase of a 2021 Toro Sand Pro 5040 from MTI Distributing.    Ms. Susan Rader, director of parks and recreation, explained staff is  recommending the purchase of a 2021 Toro Sand Pro 5040 to replace a 13‐year old  Toro Workman in the parks department. The vehicle is exclusively used for  ballfield maintenance and levels playing surfaces. The 2021 CIP has $28,414.71 in  the vehicle replacement fund for this equipment. It is recommended that the city  obtain the equipment through the State of Minnesota Cooperative Purchasing  Venture with the contract held by MTI Distributing. The total price of the vehicle  is $32,413.81. MTI Distributing has offered $2,500 trade‐in value for the 2008 Toro  Workman. She stated staff recommends selling the old Toro to the Golf Course for  $2,500, and funding the remaining balance of $1,499.10 by the vehicle replacement  fund.    Council Member Elder inquired of the use of the equipment at the golf course. Ms.  Rader stated the Workman could assist with various golf course projects.    Council Member London asked if it would replace an existing piece of equipment  at the golf course. Ms. Rader stated it will be an additional vehicle at this time.    Mayor Hemken commended staff for repurposing equipment when it’s in the  city’s best interest.     New Hope City Council  October 11, 2021  Page 5   RESOLUTION 2021‐96  Item 10.1  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PURCHASE OF EQUIPMENT  AND APPROPRIATION OF FUNDS IN THE AMOUNT OF $32,413.81 FOR  THE PURCHASE OF A 2021 TORO SAND PRO 5040 FROM MTI  DISTRIBUTING.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events. Council Member Elder  acknowledged the successful City Day event on October 9, 2021. Mayor Hemken  recognized National Police Week October 13‐17, 2021, and thanked New Hope  police officers for their exceptional service.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:30 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk