Loading...
09 13 21 City Council Minutes New Hope City Council  September 13, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes September 13, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Vicki Holthaus, AEM  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Aaron Thelen, Recreation Supervisor  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member Elder,  to approve the work session meeting minutes of August 16, 2021. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to approve the regular meeting minutes of August 23, 2021. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  PRESENTATIONS:  P&R AWARD OF  EXCELLENCE  Item 5.1  Presentation of an Award of Excellence from Minnesota Recreation and Park  Association.    Ms. Alyssa Fram, MRPA Awards Committee, was recognized. She provided  background of the Minnesota Recreation and Park Association and commended  the city on receiving an award of excellence for the Virtual Bike Rodeo in the  “programming and events” category.   New Hope City Council  September 13, 2021  Page 2   Mr. Aaron Thelen, recreation supervisor, was recognized. He explained the bike  rodeo was adapted to a virtual format and thanked Ms. Fram for the city’s award.     Mayor Hemken congratulated Mr. Thelen on the innovative program.     2021 SAFETY CAMP  CONTRIBUTIONS  Item 5.2    Motion accepting contributions for the 2021 Safety Camp.    Mr. Aaron Thelen, recreation supervisor, reported on the success of the 2021 Safety  Camp which had 49 participants. He acknowledged the 20+ businesses and  organizations that provided generous donations and also expressed appreciation  to the safety camp volunteers, coordinators, and leaders. Mr. Thelen illustrated  photos of the three‐day program.     Council commented on the positive comments from campers’ parents regarding  the program and thanked businesses and staff for their involvement.    MOTION  Item 5.2    Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to accept the Safety Camp contributions. All present voted in favor.  Motion carried.    ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through September 13, 2021.  RESOLUTION 2021‐84  Item 6.4    Resolution providing for hearing on assessments for 2021 delinquent utility service  charges, administrative citations, and alarm and mowing charges.  MOTION  Item 6.5    Motion waiving permit fees for temporary signs for West Metro Fire‐Rescue  District Waffle Breakfast on October 9, 2021.  MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    CIVIC CENTER PARK  DRAINTILE  IMPROVEMENTS/  CHANGE ORDER  (IMP. PROJECT 1055)  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution approving change  order no. 1 with T.A. Schifsky & Sons, Inc. for draintile improvements at Civic  Center Park as part of the Corner Park playground site work improvements  (Improvement Project No. 1055).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated the Civic Center playground was  constructed in 2012 and contains 160 feet of flexible draintile tubing. He explained  the city noticed past flooding in the playground container when the temporary  New Hope City Council  September 13, 2021  Page 3   road for Xylon Avenue was constructed, and during construction of the Civic  Center Park in 2019, flooding was also noticed. Mr. Boyum stated new solid wall  pvc draintile pipe was placed from the pool parking lot to the container in 2019.  During that process, it was discovered the existing draintile was plugged with  sand. He stated draintile intakes were placed at the end of the new solid wall pvc  draintile and at the inside edge of the container but since the draintile is not  functioning, water builds up to the intakes and engineered wood fiber is plugging  the intakes.    Mr. Boyum stated over the summer staff worked with the city engineer to propose  a solution for the failed draintile tubing system. A contract was awarded to T.A.  Schifsky & Sons this spring for playground site work at Corner Park. Part of the  contract included any necessary draintile work at Corner Park. This contractor  provided a quote to the city for installation of a new more durable draintile system  for Civic Center Park for $9,760. This work will include 280 feet of 4” solid wall  pvc draintile pipe, mobilization, excavation, geotextile fabric, piping, pea rock, and  cleanouts. He stated if the draintile does not completely resolve the drainage  issues, future improvements could include a 12” pipe, catchbasin, and  downstream separator (estimated cost of $37,121). At this time, staff recommends  approval of change order 1 for $9,760 with T.A. Schifsky & Sons for draintile work  at Civic Center Park. The Corner Park playground project is under budget, and the  change order will be paid by the Park Infrastructure Fund.    Council Member London recommended that testing be performed this fall after  improvements are completed instead of waiting for a large rain event. It was noted  that public works could open a fire hydrant or West Metro Fire could perform an  exercise with fire hoses to flood the area to check the drainage time of the  playground container.    RESOLUTION 2021‐85  Item 8.1  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING CHANGE ORDER NO. 1 WITH T.A.  SCHIFSKY & SONS, INC. FOR DRAINTILE IMPROVEMENTS AT CIVIC  CENTER PARK AS PART OF THE CORNER PARK PLAYGROUND SITE  WORK IMPROVEMENTS (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1055).” The motion  for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member  Isenberg, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof:  Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    2022 PRELIMINARY  HRA LEVY  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution authorizing the  preliminary HRA levy for 2022.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated adoption of the resolution affirms the  Council’s support for the HRA levy in the amount of $417,000. He noted a primary  goal of the 2022 budget is to establish a long‐term stable plan for redevelopment  projects. He stated the city has the authority to adopt EDA and HRA levies. Mr.  McDonald pointed out many neighboring cities are adopting similar levies.  New Hope City Council  September 13, 2021  Page 4     Mr. McDonald explained at the August work session the majority of the Council  was supportive of a new HRA levy of $150,000. Since that time staff learned the  EDA levy must be included in the city’s general levy which has a negative impact  on the overall tax rate. He stated adjustments to the EDA and HRA levy amounts  are recommended while achieving the same total amount of $570,000 for  redevelopment purposes (EDA levy at $153,000 and HRA levy at $417,000).     He stated the EDA must also approve the HRA levy (EDA Item 4).    Council Member London recommended finding ways to reduce the general fund  budget to avoid the need for another levy to support the scattered site housing  program.    Mr. McDonald stated directors will be reviewing department budgets with  Council at the September 20 work session and enterprise funds will be reviewed  at the October 18 work session.     RESOLUTION 2021‐86  ITEM 10.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PRELIMINARY HRA LEVY  FOR 2022.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded  by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted  in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the following voted against  the same: London; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    2022 GENERAL FUND  BUDGET AND  PRELIMINARY  PROPERTY TAX LEVY  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Resolution approving 2022  proposed general fund budget and preliminary property tax levy, and setting  public hearing date for the 2022 budget and preliminary property tax levy.    Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Resolution approving 2022  proposed general fund budget and preliminary property tax levy, and setting  public hearing date for the 2022 budget and preliminary property tax levy.    Mr. Kirk McDonald, city manager, introduced Vicki Holthaus, a representative of  AEM Financial Solutions, LLC (the city’s financial consultant), to assist with the  budget presentation. He stated the City Council is asked to adopt the resolution  for the preliminary 2022 budget and to approve the maximum preliminary  property tax levy. He outlined the budget process and timeline for submission of  a preliminary and final tax levy to the county auditor. He stated a public comment  meeting is proposed for December 6, 2021.    Mr. McDonald reviewed past levies, local government aid and the impact on  equipment replacement funding for years 2019 to 2022. He also reviewed 2022  budget initiatives.    New Hope City Council  September 13, 2021  Page 5   Mr. McDonald stated the proposed 2021 general fund budget is $16,179,193, which  is an increase of $242,216, or 1.5% over the 2021 budget. He noted the major  changes in the budget include:    $281,056 to fund 3% increase in wages/benefits including Council salaries   $105,200 increase for IT charges   $65,859 increase in West Metro Fire‐Rescue District JPA   $50,000 increase for the Emerald Ash Borer Removal/Replacement Program on  public property   $39,000 for gubernatorial election/election judge wages   $315,454 decrease in central garage charges for leasing vehicles and street  department’s reduced equipment purchases   $130,000 decrease in building permit revenue as Windsor Ridge development  is nearly complete    Mr. McDonald stated the 2022 budget includes a 5% increase for street  infrastructure levy and a 5% increase for park infrastructure levy plus $500,000 to  assist with ice arena debt service and capital improvements. He pointed out the  tax rate in New Hope may be higher than comparable sized cities but New Hope  does not assess taxable properties for street improvements, as street and park  infrastructure improvements are paid through the general property tax levy.    Mr. McDonald reviewed the 2022 budget initiatives:   Continue to provide existing services/programs with current resources.   Utilize LGA in the general fund to help fund equipment replacement savings  at 100% level (not utilized for general operations).   Public safety is a high priority; continue community engagement programs  with the Joint Community Policing Partnership with Crystal and Robbinsdale,  expand officer wellness program and complete CIP purchases.   Support/coordinate with West Metro Fire‐Rescue District partnership with  Crystal; including emergency preparedness training and support of long‐term  capital plan and station 3 improvements..   Redevelopment of city center and other areas is a high priority, potential  improvements at St. Therese Nursing Home campus and new medical  equipment facility at 27th and Nevada.    Property maintenance and inspections continue as top priority; continue  aggressive scattered site housing program to remove or renovate deteriorated  homes and increase property values with new construction or rehabilitation.   Continue infrastructure/environmental improvements; complete street and  water infrastructure improvements in Liberty Park neighborhood, including  Bass Lake Road watermain loop; coordinate with Hennepin County on Bass  Lake Road mill and overlay project; continue coordination on Boone and 42nd  Avenue signal replacement and future 42nd Avenue bridge replacement,  continue annual seal coat/crack repair/fog seal improvements and sewer  lining, coordinate on Meadow Lake drawdown and golf course culvert  improvements. Continue coordination with Joint Water Commission and  maintain partnerships with Northwood Lake and Meadow Lake Watershed  Associations.   Operate new aquatic facility for second season, replace playground equipment  at Hidden Valley Park, replace additional picnic tables at Northwood Park  New Hope City Council  September 13, 2021  Page 6   picnic shelter, replace park name signage and make park lighting  improvements.   Facility improvements at the ice arena and golf course.   Continue dance, gymnastics, and Movies and Music in Park program and  coordinate with OBMT on musical performances.   Continue Emerald Ash Borer removal/replacement program on public  property and buckthorn removal in parks.   Continue contractual arrangement with Solution Builders for IT services.   Continue financial services contract with AEM, update ten‐year financial plan,  pavement management plan, and long‐term capital improvements plan.   Conduct professional city‐wide survey with Morris Leatherman to solicit  resident feedback on city services/programs/issues, encourage public  participation on city projects and promote inclusiveness.   Continue MN GreenStep Cities program.   Implement cost of living increase (3%) and shared increase for insurance  contributions included for employees; council salary adjustments.   2022 is gubernatorial election year; funds are budgeted for election judge costs  and additional staffing; orient any new residents elected to serve on City  Council to city departments, programs and operations.    Ms. Vicki Holthaus, AEM, reviewed the proposed tax levy. She stated the  preliminary tax levy for the general fund is $11,393,354, which is a 4.72% increase  over the 2021 general fund levy. She stated the overall proposed tax levy is  $18,231,011, which is a 4.67% increase.     She explained the estimated overall impact of the city tax levy on residential  properties ranges from $57 to $180 per year for market values between $150,000 to  $400,000.    Ms. Holthaus reported on 2021 legislative session impacts:  • No levy limits  • 2022 LGA allotment increased from $865,307 to $866,642  • No change in PERA employer retirement contributions for 2022    Ms. Holthaus illustrated the city’s LGA and city tax rate over the past ten years.  She reported the city’s tax rate is slated to slightly increase from 62.60 to 62.72. She  explained how the local tax rate is applied to the tax capacity.     Next Ms. Holthaus reviewed the general fund revenues and expenditures for 2020,  2021 and 2022. She stated if the preliminary 2022 budget is adopted, the city will  maintain a fund balance of 50% of expenditures. She explained a fund balance is  necessary for city operations for the first half of the year, as the city does not receive  any property tax revenue until mid‐year. She stated the overall levy increase is  4.67%. Ms. Holthaus noted LGA will be used for equipment replacement savings  (not to offset general operations).     Ms. Holthaus stated Council and staff will continue to review budgets and  programs to finalize the budget document. She stated the budget meeting for  public comment is December 6, and the Council will consider adoption of the 2022  New Hope City Council  September 13, 2021  Page 7   budget at its meeting of December 13, 2021. She also noted the preliminary budget  and the presentation will be posted on the city’s website.    Council thanked staff for the work on the preliminary budget.    RESOLUTION 2021‐87  Item 10.2  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING 2022 PROPOSED GENERAL FUND  BUDGET AND PRELIMINARY PROPERTY TAX LEVY, AND SETTING  PUBLIC HEARING DATE FOR THE 2022 BUDGET AND PRELIMINARY  PROPERTY TAX LEVY.” The motion for the adoption of the foregoing resolution  was seconded by Council Member Elder, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    ANIMAL  ORDINANCE  AMENDMENT  Item 10.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.3, Ordinance No. 21‐04, An  ordinance amending section 7‐16, number of domestic animals allowed, of the  New Hope City Code and adopt the summary ordinance.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated the ordinance amendment was drafted  based on direction from Council from the August 16 work session. The ordinance  amendment increases the maximum number of chickens allowed from three to  four, changes the language regarding “fowl” in the city code so that only chickens  are allowed (no roosters), eliminates the Permit to Exceed Limitations, and adds  language similar to the city of Crystal’s regarding shelter/coop structure, sale of  eggs, and prevention of nuisance conditions concerning care of chickens. He noted  New Hope’s code is not identical to the city of Crystal. In New Hope a property  owner may have a maximum of three dogs and a maximum of three cats.    ORDINANCE 21‐04  Item 10.3  Council Member Elder introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 21‐04, AN ORDINANCE AMENDING SECTION  7‐16, NUMBER OF DOMESTIC ANIMALS ALLOWED, OF THE NEW HOPE  CITY CODE AND ADOPT THE SUMMARY ORDINANCE.” The motion for the  adoption of the foregoing ordinance was seconded by Council Member London,  and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    VEHICLE LIFT  (IMP. PROJECT 1071)  Item 10.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.4, Resolution authorizing the  purchase and installation of a central garage mechanics bay 50,000 lb. vehicle lift  for $219,856.27 from Met‐Con Construction, Inc. (Improvement Project No. 1071).    Mr. Bernie Weber, director of public works, stated staff recommends the purchase  of a vehicle lift to replace an existing lift that is over 20 years old that is in poor  condition. The lift will be purchased through the state contract for $108,356.27. Bids  were received on August 19 for the lift installation, and the low bid was submitted  by Met‐Con Construction, Inc. for $111,500. The total of the lift and its installation,  New Hope City Council  September 13, 2021  Page 8   including the construction of a new lifting pit with drains, is $219,856.27. He stated  the capital improvements fund currently has $200,000 allocated for the lift  replacement. The remaining balance of $19,856.27 will be funded by the central  garage reserve fund.    RESOLUTION 2021‐88  Item 10.4  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PURCHASE AND  INSTALLATION OF A CENTRAL GARAGE MECHANICS BAY 50,000 LB.  VEHICLE LIFT FOR $219,856.27 FROM MET‐CON CONSTRUCTION, INC.  (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1071).” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:57 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk