Loading...
06 21 21 Work Session MinutesCity Council Work Session June 21, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  June 21, 2021 Northwood Conference Room     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member (arrived at 7:50 p.m.)  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member     Staff present:    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Vicki Holthaus, AEM  Tim Hoyt, Director of Police  Valerie Leone, City Clerk  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney     Also present: Bonnie Schwieger, AEM    2020 TIF  PROJECTIONS  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update on Tax Increment Finance  (TIF) 2020 cash flow projections.    Mr. Jeff Sargent, community development director, informed Council that AEM has  completed the annual analysis regarding the city’s active TIF districts. He stated the  analysis shows how TIF could be used to assist with future redevelopment efforts.    Ms. Bonnie Schwieger of AEM reviewed the active TIF districts (03‐1, 04‐1, 04‐2, 11‐1,  1615, 1616, 1617, 1618 and 1619) as well as the inactive districts (85‐1, 85‐2 and 86‐1).    Ms. Schwieger reported on cash positions. She stated TIF Districts are allowed to  charge up to ten percent for allowable administrative costs, and the current charge has  been approximately eight percent. She recommended close tracking of EDA staff time  and other internal resources used on TIF projects. She stated non captured  administrative costs total about $500,000. She explained that interfund loans are  recorded in most TIF Districts to cover cash deficits or costs associated with the  purchase and sale of redevelopment property. Ms. Schwieger commented that pre‐90  districts have begun generating excess increment and a portion of the interest earned  through interfund loans will be remitted annually to the county for redistribution. She  also stated the pre‐90 districts contain $4,090,983 to be spent (pooled) anywhere in the  city’s project area for TIF eligible costs.     City Council Work Session June 21, 2021  Page 2   She reviewed proposed uses for the pooled resources:   Scattered site housing program, specifically demolition and land purchases.   TIF eligible costs (including land acquisition costs, demolition and  environmental remediation costs and on a limited basis eliminating deficit  balances in other TIF districts.   Other initiatives determined by the EDA’s strategic plan.    Ms. Schwieger stated cash is based on combining EDA funds and cash from TIF  districts. She noted the TIF district funds are more restrictive. Mr. Kirk McDonald, city  manager, commented on the loss of the CDBG funding traditionally utilized for the  scattered site housing program.    Ms. Schwieger and Ms. Holthaus responded to questions from Council regarding TIF  funding.    Council Member London suggested the TIF districts be named with an address that  would easily identify the location of the district instead of numbers.    Council Member London asked whether the effectiveness of districts is measurable.  He also requested the cash flow projection for Ironwood (District 11‐1) be shown  through 2044.    Director Sargent explained the process used before any TIF district is established. He  stated it must be proven that the funds are needed for the development. He stated  Ehlers reviews the proforma and makes recommendations on funding. He stated the  Council has discretion on approving funding.    Ms. Holthaus explained at the beginning stages of the projects there are certain  assumptions such as tax capacity and tax values that all relate to performance  measures. She stated AEM can review the original estimates and determine how the  districts are performing.     Council thanked Ms. Schwieger and Ms. Holthaus for the report.    SCATTERED SITE  HOUSING  PROGRAM  Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Update on city’s Scattered Site  Housing Program and funding options.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported on the importance of the city’s scattered  site housing program and the need to increase funding. He recommended reallocating  salaries that are currently budgeted to the EDA to the general fund to decrease  approximately $100,000 in costs. He also recommended establishing an HRA levy that  would result in $150,000 in annual taxes. He stated the levy would increase from 3.98%  to 4.84%. Mr. McDonald stated these two options would generate an additional  $250,000 resulting in an annual allotment for the program of $500,000.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, and Mr. Jeff Alger, community  development specialist, presented information on the scattered site housing program  since it was reinstituted in 2014.  Mr. Alger noted when a new home is built there is a  large market value increase and the tax revenue is deposited into the general fund, not  the scattered site housing program.   City Council Work Session June 21, 2021  Page 3     Council Member London spoke in support of the program. He expressed uncertainty  regarding the HRA levy. He also reminded staff that he would like to see a private  developer undertake property redevelopment without city resources if possible.    Mr. McDonald stated staff will continue to review funding options and Council can  consider the matter again during budget discussions.    AGENDA ORDER Mayor Hemken asked that Council review Item 11.4 prior to Item 11.3.  POLICE VEHICLES  LEASING PROGRAM  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Begin discussion regarding  implementing a leasing program through Enterprise Fleet Management for the  acquisition of police vehicles.    Ms. Vicki Holthaus, AEM, reviewed the financial considerations regarding a lease  program including elimination of large capital outlay, budget stability, purchasing  power through Enterprise, reduced maintenance costs and down‐time, and increased  trade‐in value. She stated the lease is considered an open lease that can be customized.  Ms. Holthaus stated the current central garage replacement schedule for police  vehicles is every 3 years for squad cars and every 6 years for unmarked vehicles. She  stated the lease program would cycle vehicles every 3‐5 years. Ms. Holthaus reviewed  the lease costs and the projected two‐year net cash savings (capital only). She indicated  the lease would start with eight vehicles for 2021 and six for 2022. The lease payment  is $1,055/month for each marked vehicle and $475‐$819/month for each unmarked  vehicle plus a $6/month maintenance fee per vehicle. The consignment fee is $500.      Ms. Holthaus reported other cities that are utilizing the leasing program include Inver  Grove Heights, Champlin, Hopkins, Rosemount and Stillwater.    Mr. Tim Hoyt, director of police, introduced Wong Nystrom of Enterprise Fleet  Management, Inc. Mr. Wong spoke of the financial benefits of leasing and stated he  works with over 55 communities. He noted the cities of Robbinsdale and Crystal  recently joined. Mr. Wong stated Enterprise is the largest buyer of vehicles in North  America.     Police Chief Hoyt reported it is necessary to order vehicles immediately to obtain  delivery in 2022.  Chief Hoyt stated newer vehicles will provide safer environments for  officers.    Mr. Bernie Weber, director of public works, noted the city would obtain a higher resale  value through Enterprise compared to the K‐bid auction process.    Mr. Wong stated maintenance costs increase as vehicles age. He noted fuel economy is  also better for newer vehicles. He stated Enterprise is able to recapture equity by  reselling vehicles at the right interval.     Council Member Elder arrived at 7:50 p.m.     It was noted the city is still responsible for insuring the vehicles.    City Council Work Session June 21, 2021  Page 4   Mr. Weber explained if a squad is totaled, Enterprise can quickly obtain a replacement  vehicle for the city. He noted the other cities that have entered into a leasing  arrangement have been pleased with the results.    Mr. Kirk McDonald, city manager, noted the lease is for 14 vehicles (not the entire fleet  at this time). Ms. Holthaus stated by starting small it provides an opportunity to  determine how well the lease arrangement works for the city.    Mr. Wong explained that mileage patterns provides maintenance and fuel data as part  of the analysis.    Council Members Elder and Hoffe expressed support for leasing vehicles.     Mayor Hemken thanked Mr. Wong for responding to Council’s questions.    Staff was directed to place the item on the June 28, 2021, Council Meeting agenda.    2022 BUDGET  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Preliminary discussion on 2022  Budget.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported on the goals/priorities for 2022 budget  cycle. He briefly reviewed the budget schedule indicating a special meeting could be  held September 7 if necessary; he reported on local government aid, central garage  funding, PERA contribution rates, administrative charges, IT charges, election cost  increase, council salaries, employee compensation and insurance, park and street  infrastructure levies, the EDA levy, and debt service levies. Mr. McDonald also  recommended conducting a professional city survey by Morris Leatherman in 2022.    Mr. McDonald stated the budget notebooks will be distributed at the August work  session at which time the maximum levy will be reviewed. He stated a hearing will be  held on December 6 to consider adoption of the budget.     Mayor Hemken inquired if leasing police vehicles will impact the budget. Ms.  Holthaus stated some central garage figures could change.    Council Member London inquired regarding the funds the city received from the  federal government relating to the pandemic.    Mr. McDonald stated funds from the American Rescue Plan can be used for revenue  losses (pool, ice arena, permits). He stated staff will make a recommendation on the  use of the funding.    Ms. Holthaus commented that some CARE funds were recently transferred to the  temporary financing fund per Council’s direction.     NUISANCES  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Discuss nuisances and other  related issues.    City Council Work Session June 21, 2021  Page 5   Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained at the April work  session, Council Member London asked that the city’s policies regarding responses to  nuisances be discussed at a future meeting.    Mr. Sargent explained reviewed the staff report regarding nuisances at residential  districts. He stated items or structures on properties are usually dealt with through  community development. He stated issues such as noise complaints are handled  through the police department. He noted the police department can act as a mediator  on neighbor issues.    Ms. Stacy Woods, assistant city attorney, explained the difference between public  nuisances and private nuisances. She stated a public nuisance affects the community  whereas a situation involving two properties affecting one owner is a private nuisance  and the city should not become involved with the dispute. She stated in most cases,  police officer intervention is successful.    Chief Hoyt spoke of the importance of allowing the police department try to mediate.    Discussion ensued regarding noise from car engines, weed complaints, and group  home occupants.    Council Member London indicated the city should be able to improve the tracking of  complaints to understand problem areas and address ongoing issues.    Director Sargent pointed out oftentimes the problem is an educational issue and can  be resolved once the resident understands city ordinances.    Director Sargent asked Council if it would like staff to prepare an ordinance  amendment to eliminate the “permit to exceed limitations” process based on action  taken at the June 14 Council Meeting. Mayor Hemken recommended review of  Crystal’s animal ordinance to determine if New Hope’s code should be similar.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 9:03 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk