Loading...
072621 City Council Meeting Packet    NEW HOPE CITY COUNCIL  MEETING AGENDA  July 26, 2021  7:00 p.m.  City Hall – Council Chambers  4401 Xylon Avenue North    Mayor Kathi Hemken  Council Member John Elder  Council Member Andy Hoffe  Council Member Michael Isenberg  Council Member Jonathan London    The City Council wants and encourages citizen participation at Council Meetings. Your input and  opinions count and are valuable. You are encouraged to bring forth your comments and issues at  the appropriate point on the agenda.     A 15‐minute maximum Open Forum is held at the beginning of each Council Meeting. At this time  any person may address the Council on any subject pertaining to City business not listed on this  agenda or scheduled as a future agenda item. The Council requests that you limit your presentation  to 3 minutes. Anyone wishing to address the City Council on a particular item should raise their  hand and be recognized by the Mayor. Approach the podium and speak into the microphone by  first stating your name and address. Also, please record your name on the roster at the table near  the door so that your name will be spelled correctly in the minutes.    Individuals should not expect the Mayor or Council to respond to their comments tonight; Council  may refer the matter to staff for handling or for consideration at a future meeting. You are welcome  to contact the city clerk at 763‐531‐5117 after the council meeting.    COUNCIL MEETING BROADCASTS AND STREAMING  Government Access channel 16 programming includes live/taped meeting replays  Live on‐line meetings and past meetings on‐demand are available through www.nwsccc.org.    www.newhopemn.gov New Hope Values and Vision City Mission Strong local government that is proactive in responding to the community needs and issues by delivering quality public service to all city residents, businesses, property owners, and organizations in a prudent and e cient manner. Values Excellence and Quality in the Delivery of Services We believe that service to the public is our reason for being and strive to deliver quality services in a highly professional and cost-e ective manner. Fiscal Responsibility We believe that fi scal responsibility and the prudent stewardship of public funds and city assets is essential if residents are to have confi dence in government. Ethics, Integrity and Professionalism We believe that ethics, integrity, and professionalism are the foundation blocks of public trust and confi dence and that all meaningful relationships are built on these values. Respect for the Individual We believe in the uniqueness of every individual, and welcome, appreciate, and respect diversity and the di ering of opinions. Open, Honest, and Respectful Communication We believe that open, honest, and respectful communication is essential for an informed and involved citizenry and to foster a positive environment for those interacting with our city. Cooperation and Teamwork We believe that the public is best served when all work cooperatively. Visionary Leadership and Planning We believe that the very essence of leadership is to be responsive to current goals and needs, and visionary in planning for the future. Vision e city is a great place to grow as a family, individual, or business. All within our city are safe and secure. Essential services will be those that promote a safe and healthy environment for all residents. Essential services and programs will be enhanced and streamlined, and will be provided in an economical manner and with measurable results. e city views residents as its greatest asset and seeks their input and participation. e city will meet the communication needs of citizens, elected o cials, and city sta . Strategic Goals e city will maintain and improve its infrastructure (water distribution, storm water, sewer, roads, parks, lighting, and city facilities). e city will use frugal spending and resourceful fi nancial management to maintain its fi scal health. e city will encourage maintenance, redevelopment, and reinvestment of existing properties to improve or enhance its tax base. e city will provide core services with a professional sta who are equipped with the necessary tools and equipment and given necessary direction. e city will facilitate and improve communications to promote e ective intergovernmental cooperation between sta , citizens, and Council. Adopted by the New Hope City Council, August 2006 Reaffirmed by the New Hope City Council, February 2021       CITY COUNCIL MEETING  City Hall, 4401 Xylon Avenue North  Monday, July 26, 2021  7:00 p.m.        1. CALL TO ORDER AND PLEDGE OF ALLEGIANCE – July 26, 2021    2. ROLL CALL    3. APPROVAL OF MINUTES:   Work Session Minutes – June 21, 2021   Regular Meeting Minutes – June 28, 2021    4. OPEN FORUM     5. PRESENTATIONS     5.1 Oath of Office for Recently Appointed Police Department Command Staff   5.2 Presentation of Police Department’s Annual Report    6. CONSENT BUSINESS        6.2 Approval of financial claims through July 26, 2021   6.4 Motion waiving permit fees for temporary signs for New Hope Lions Pancake Breakfast  on September 19, 2021   6.5 Resolution approving final payment request to Flagship Recreation for Corner Park  playground project in the amount of $36,772.93 (Improvement Project No. 1055)    7. PUBLIC HEARING    8. DEVELOPMENT AND PLANNING     8.1 Resolution approving Change Order No. 1  for $15,635.68 with Rochon Corporation for  the phase 1 improvements at the Public Works Facility (Improvement Project No. 1039)   8.2 Resolution approving final payment of $21,068.91 to G.F. Jedlicki, Inc. for the 2020  Winnetka Watermain Replacement Project (Improvement Project No. 1027)    9. PETITIONS AND REQUESTS    10. ORDINANCES AND RESOLUTIONS     10.1 Resolution establishing restrictions in water usage    11. UNFINISHED AND ORGANIZATIONAL BUSINESS    12. OTHER BUSINESS     12.1 Exchange of communication between members of the city council    13. ADJOURNMENT   Memorandum              To:  New Hope City Council  From: Kirk McDonald, City Manager  Date: July 22, 2021  Subject: Agenda Items for Monday, July 26, 2021      Open Forum  Staff is not aware of anyone planning to address the Council for the Open Forum.    Item 5.1  Council is asked to recognize recently appointed command staff in the police department. Last fall Tim  Hoyt was appointed as Chief of Police and Mike TenEyck and Chris Cazin were promoted as sergeants.  After each individual’s background is reviewed, the oath of office will be administered by the city  clerk.      Item 5.2  Chief Hoyt will provide a short presentation regarding the 2020 Police Department Annual Report. The  document will be posted on the city’s website.    Items 6.1, 6.2, and 6.3  Item 6.1 – there are no new business license requests.    Item 6.2 ‐ involves routine financial claims.  Item 6.3 – there are no new liability claims to report.    Item 6.4  The New Hope Lions has requested the city to waive the $80 sign permit fee for temporary signs for its  annual pancake breakfast to be held September 19, 2021, at the Crystal Community Center from 8 am to  12:30 pm. The fee for a temporary 7‐day permit is $40, and the Lions usually advertise for two weeks so the  total fee being waived is $80. The city historically waives fees for community events. Director Sargent and I  recommend approval.    Item 6.5  This item approves the final payment of $36,772.93 to Flagship Recreation for play equipment at Corner  Park. The final amount is $1,500 higher than the original quote due to additional aggregate (pea gravel)  needed for the base. The project is being funded by the Park Infrastructure Fund and a $25,000 grant through  Hennepin County. Director Rader and I recommend approval.     Item 8.1  Council is asked to approve a change order for phase 1 improvements at the public works facility. The  change order includes $12,690.68 for relocating the air dryer system to the compressor room (and temporary  compressor/water heater relocation), $5,145 for concrete aprons at vehicle entrances which were not planned  for replacement, and a credit of $2,200 related to a concrete slab that no longer needs removal as part of the  trench grate. The total change order is $15,635.68 that increases the original contract of $2,316,000 to  $2,331,635.68. There are adequate funds in the public works facility capital fund to pay for the change order.  Due to time constraints on the project, and the timing of the July Council Meeting, the city manager  authorized the work, and Council is asked to approve/ratify the change order. Director Weber and I  recommend approval.    Item 8.2  This item accepts the 2020 Winnetka watermain replacement project that was constructed by G.F. Jedlicki,  Inc. The contract was awarded on February 10, 2020, for $339,906. A change order of $13,818.61 was awarded  in May of 2020 due to additional costs associated with COVID‐19 (plumber assistance for home and business  connections) resulting in a revised construction amount of $353,724.61. The final construction amount was  $421,378.12 or $67,653.51 over the revised contract amount. The overrun was primarily in sidewalk and  pavement removal and replacement quantity items as a result of larger boring and retrieval pits, utilities not  being located as shown on record plans, condition of existing pavement and sidewalk, trench safety, and  spot checks on gas main crossings. These overages in quantities were also discussed with Council in May of  2020. The existing watermain was pipe burst that involves demolishing the pipe in place by boring through  the pipe. The city engineer pointed out that the final restoration costs were around $128,500, but if the city  had required the open cut method and reconstructed the road, the restoration costs would have been  approximately $321,700. The 2020 CIP budget for water utility improvements was $400,000, and the water  fund has adequate funds to pay for the $70,000 in overages. Also, the city was reimbursed $7,470 from  Crystal, $6,860 from Golden Valley, and $6,701 from CenterPoint Energy for construction‐related costs on the  project. Director Weber and I recommend approval.      Item 10.1  Council is asked to adopt a resolution establishing restrictions in water usage. The city of Minneapolis  imposed water usage restrictions on July 21. The JWC (comprised of the cities of New Hope, Golden Valley,  and Crystal) purchases water from the city of Minneapolis which draws its water supply from the  Mississippi River. The contract with the city of Minneapolis requires that New Hope enforce the same  watering restrictions. The city will publish notice of the water sprinkling restrictions and also post  information on the city’s website. The ban will be lifted when similar action is taken by Minneapolis. Director  Weber and I recommend approval.     Item 12.1  Mayor Hemken will review upcoming meetings and events.           If you have any questions regarding items in the agenda packet, please call the city clerk or me  before the meeting so that staff can research any issues and be prepared to respond at the meeting.  City Council Work Session June 21, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes  Work Session Meeting  June 21, 2021 Northwood Conference Room     CALL TO ORDER The New Hope City Council met in work session pursuant to due call and notice thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 6:30 p.m.    ROLL CALL Council present:    Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member (arrived at 7:50 p.m.)  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member     Staff present:    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Vicki Holthaus, AEM  Tim Hoyt, Director of Police  Valerie Leone, City Clerk  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney     Also present: Bonnie Schwieger, AEM    2020 TIF  PROJECTIONS  Item 11.1    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.1, Update on Tax Increment Finance  (TIF) 2020 cash flow projections.    Mr. Jeff Sargent, community development director, informed Council that AEM has  completed the annual analysis regarding the city’s active TIF districts. He stated the  analysis shows how TIF could be used to assist with future redevelopment efforts.    Ms. Bonnie Schwieger of AEM reviewed the active TIF districts (03‐1, 04‐1, 04‐2, 11‐1,  1615, 1616, 1617, 1618 and 1619) as well as the inactive districts (85‐1, 85‐2 and 86‐1).    Ms. Schwieger reported on cash positions. She stated TIF Districts are allowed to  charge up to ten percent for allowable administrative costs, and the current charge has  been approximately eight percent. She recommended close tracking of EDA staff time  and other internal resources used on TIF projects. She stated non captured  administrative costs total about $500,000. She explained that interfund loans are  recorded in most TIF Districts to cover cash deficits or costs associated with the  purchase and sale of redevelopment property. Ms. Schwieger commented that pre‐90  districts have begun generating excess increment and a portion of the interest earned  through interfund loans will be remitted annually to the county for redistribution. She  also stated the pre‐90 districts contain $4,090,983 to be spent (pooled) anywhere in the  city’s project area for TIF eligible costs.     City Council Work Session June 21, 2021  Page 2   She reviewed proposed uses for the pooled resources:   Scattered site housing program, specifically demolition and land purchases.   TIF eligible costs (including land acquisition costs, demolition and  environmental remediation costs and on a limited basis eliminating deficit  balances in other TIF districts.   Other initiatives determined by the EDA’s strategic plan.    Ms. Schwieger stated cash is based on combining EDA funds and cash from TIF  districts. She noted the TIF district funds are more restrictive. Mr. Kirk McDonald, city  manager, commented on the loss of the CDBG funding traditionally utilized for the  scattered site housing program.    Ms. Schwieger and Ms. Holthaus responded to questions from Council regarding TIF  funding.    Council Member London suggested the TIF districts be named with an address that  would easily identify the location of the district instead of numbers.    Council Member London asked whether the effectiveness of districts is measurable.  He also requested the cash flow projection for Ironwood (District 11‐1) be shown  through 2044.    Director Sargent explained the process used before any TIF district is established. He  stated it must be proven that the funds are needed for the development. He stated  Ehlers reviews the proforma and makes recommendations on funding. He stated the  Council has discretion on approving funding.    Ms. Holthaus explained at the beginning stages of the projects there are certain  assumptions such as tax capacity and tax values that all relate to performance  measures. She stated AEM can review the original estimates and determine how the  districts are performing.     Council thanked Ms. Schwieger and Ms. Holthaus for the report.    SCATTERED SITE  HOUSING  PROGRAM  Item 11.2    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.2, Update on city’s Scattered Site  Housing Program and funding options.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported on the importance of the city’s scattered  site housing program and the need to increase funding. He recommended reallocating  salaries that are currently budgeted to the EDA to the general fund to decrease  approximately $100,000 in costs. He also recommended establishing an HRA levy that  would result in $150,000 in annual taxes. He stated the levy would increase from 3.98%  to 4.84%. Mr. McDonald stated these two options would generate an additional  $250,000 resulting in an annual allotment for the program of $500,000.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, and Mr. Jeff Alger, community  development specialist, presented information on the scattered site housing program  since it was reinstituted in 2014.  Mr. Alger noted when a new home is built there is a  large market value increase and the tax revenue is deposited into the general fund, not  the scattered site housing program.   City Council Work Session June 21, 2021  Page 3     Council Member London spoke in support of the program. He expressed uncertainty  regarding the HRA levy. He also reminded staff that he would like to see a private  developer undertake property redevelopment without city resources if possible.    Mr. McDonald stated staff will continue to review funding options and Council can  consider the matter again during budget discussions.    AGENDA ORDER Mayor Hemken asked that Council review Item 11.4 prior to Item 11.3.  POLICE VEHICLES  LEASING PROGRAM  Item 11.4    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.4, Begin discussion regarding  implementing a leasing program through Enterprise Fleet Management for the  acquisition of police vehicles.    Ms. Vicki Holthaus, AEM, reviewed the financial considerations regarding a lease  program including elimination of large capital outlay, budget stability, purchasing  power through Enterprise, reduced maintenance costs and down‐time, and increased  trade‐in value. She stated the lease is considered an open lease that can be customized.  Ms. Holthaus stated the current central garage replacement schedule for police  vehicles is every 3 years for squad cars and every 6 years for unmarked vehicles. She  stated the lease program would cycle vehicles every 3‐5 years. Ms. Holthaus reviewed  the lease costs and the projected two‐year net cash savings (capital only). She indicated  the lease would start with eight vehicles for 2021 and six for 2022. The lease payment  is $1,055/month for each marked vehicle and $475‐$819/month for each unmarked  vehicle plus a $6/month maintenance fee per vehicle. The consignment fee is $500.      Ms. Holthaus reported other cities that are utilizing the leasing program include Inver  Grove Heights, Champlin, Hopkins, Rosemount and Stillwater.    Mr. Tim Hoyt, director of police, introduced Wong Nystrom of Enterprise Fleet  Management, Inc. Mr. Wong spoke of the financial benefits of leasing and stated he  works with over 55 communities. He noted the cities of Robbinsdale and Crystal  recently joined. Mr. Wong stated Enterprise is the largest buyer of vehicles in North  America.     Police Chief Hoyt reported it is necessary to order vehicles immediately to obtain  delivery in 2022.  Chief Hoyt stated newer vehicles will provide safer environments for  officers.    Mr. Bernie Weber, director of public works, noted the city would obtain a higher resale  value through Enterprise compared to the K‐bid auction process.    Mr. Wong stated maintenance costs increase as vehicles age. He noted fuel economy is  also better for newer vehicles. He stated Enterprise is able to recapture equity by  reselling vehicles at the right interval.     Council Member Elder arrived at 7:50 p.m.     It was noted the city is still responsible for insuring the vehicles.    City Council Work Session June 21, 2021  Page 4   Mr. Weber explained if a squad is totaled, Enterprise can quickly obtain a replacement  vehicle for the city. He noted the other cities that have entered into a leasing  arrangement have been pleased with the results.    Mr. Kirk McDonald, city manager, noted the lease is for 14 vehicles (not the entire fleet  at this time). Ms. Holthaus stated by starting small it provides an opportunity to  determine how well the lease arrangement works for the city.    Mr. Wong explained that mileage patterns provides maintenance and fuel data as part  of the analysis.    Council Members Elder and Hoffe expressed support for leasing vehicles.     Mayor Hemken thanked Mr. Wong for responding to Council’s questions.    Staff was directed to place the item on the June 28, 2021, Council Meeting agenda.    2022 BUDGET  Item 11.3    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.3, Preliminary discussion on 2022  Budget.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported on the goals/priorities for 2022 budget  cycle. He briefly reviewed the budget schedule indicating a special meeting could be  held September 7 if necessary; he reported on local government aid, central garage  funding, PERA contribution rates, administrative charges, IT charges, election cost  increase, council salaries, employee compensation and insurance, park and street  infrastructure levies, the EDA levy, and debt service levies. Mr. McDonald also  recommended conducting a professional city survey by Morris Leatherman in 2022.    Mr. McDonald stated the budget notebooks will be distributed at the August work  session at which time the maximum levy will be reviewed. He stated a hearing will be  held on December 6 to consider adoption of the budget.     Mayor Hemken inquired if leasing police vehicles will impact the budget. Ms.  Holthaus stated some central garage figures could change.    Council Member London inquired regarding the funds the city received from the  federal government relating to the pandemic.    Mr. McDonald stated funds from the American Rescue Plan can be used for revenue  losses (pool, ice arena, permits). He stated staff will make a recommendation on the  use of the funding.    Ms. Holthaus commented that some CARE funds were recently transferred to the  temporary financing fund per Council’s direction.     NUISANCES  Item 11.5    Mayor Hemken introduced for discussion item 11.5, Discuss nuisances and other  related issues.    City Council Work Session June 21, 2021  Page 5   Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained at the April work  session, Council Member London asked that the city’s policies regarding responses to  nuisances be discussed at a future meeting.    Mr. Sargent explained reviewed the staff report regarding nuisances at residential  districts. He stated items or structures on properties are usually dealt with through  community development. He stated issues such as noise complaints are handled  through the police department. He noted the police department can act as a mediator  on neighbor issues.    Ms. Stacy Woods, assistant city attorney, explained the difference between public  nuisances and private nuisances. She stated a public nuisance affects the community  whereas a situation involving two properties affecting one owner is a private nuisance  and the city should not become involved with the dispute. She stated in most cases,  police officer intervention is successful.    Chief Hoyt spoke of the importance of allowing the police department try to mediate.    Discussion ensued regarding noise from car engines, weed complaints, and group  home occupants.    Council Member London indicated the city should be able to improve the tracking of  complaints to understand problem areas and address ongoing issues.    Director Sargent pointed out oftentimes the problem is an educational issue and can  be resolved once the resident understands city ordinances.    Director Sargent asked Council if it would like staff to prepare an ordinance  amendment to eliminate the “permit to exceed limitations” process based on action  taken at the June 14 Council Meeting. Mayor Hemken recommended review of  Crystal’s animal ordinance to determine if New Hope’s code should be similar.    ADJOURNMENT The meeting was adjourned at 9:03 p.m. as there was no further business to come  before the Council at its work session.    Respectfully submitted,     Valerie Leone, City Clerk    New Hope City Council  June 28, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes June 28, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member (arrived at 7:04 p.m.)  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Brandon Bell, Community Development Assistant  Dan Boyum, City Engineer  Dave Johnson, Police Sergeant  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  London, to approve the regular meeting minutes of June 14, 2021. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    Mr. David Moos, 8508 Northwood Parkway, expressed concern regarding loud  music played by renters of the Northwood Park picnic pavilion. He stated he does  not believe calling 911 is a good use of police resources. He referred to the city’s  noise ordinance and recommended the city take stronger enforcement action  against violators.     Mr. Mark Burch, 8516 Northwood Parkway, concurred with Mr. Moos’ statements.  He noted the police have responded to complaints, and the volume is lowered only  for a short time.    Mr. Burch also questioned the status of the 2020 road construction project at  Northwood Parkway. He stated there has been a lack of communication this year.    New Hope City Council  June 28, 2021  Page 2   Several residents expressed concerns regarding disorderly conduct at two group  homes in the city. The following persons spoke regarding disorderly conduct at  the group home located at 3840 Boone Avenue North:   Kathy Anderson, 3620 Boone Avenue North   Beth Larson, 8600 39th Avenue North   Shane Koehler, 8525 39th Avenue North    The following persons shared concerns regarding disorderly conduct at the group  home located at 3957 Wisconsin Avenue North:   Barb Winge, 3949 Wisconsin Avenue North   Jeff Harper, 3941 Wisconsin Avenue North   Diane and Stephen Connolly, 3981 Wisconsin Avenue North   Carol Kline, 3948 Wisconsin Avenue North    The City Council advised residents that staff will follow up on the matters and  report to residents either by e‐mail or written communication. Community  Development Director Jeff Sargent indicated he will consult the city attorney on  measures the city can take regarding the group homes’ rental registrations,  citations, and possible revocation.    ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    BUSINESS  LICENSE(S)  Item 6.1    Approval of business license(s).  FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through June 28, 2021.  RESOLUTION 2021‐68  Item 6.4    Resolution establishing Public Works Facility Fund and Approving Transfers into  Fund.  MOTION  Item 6.5    Motion ratifying city manager’s approval for expenditures related to security  measures at city hall campus.  MOTION  Item 6.6    Motion waiving permit fees for temporary signs for West Metro Fire‐Rescue  District Waffle Breakfast on July 24, 2021.  MOTION  Item 6.7  Motion authorizing Pub42 to dispense liquor off premises for the HeyDay softball  tournament on July 15‐18, 2021.    New Hope City Council  June 28, 2021  Page 3   RESOLUTION 2021‐69  Item 6.8  Resolution authorizing the appropriation of funds in the amount of $12,201.94 for  the replacement of the HVAC equipment at the New Hope Village Golf Course  clubhouse.    MOTION  Item 6.9    Motion to accept a $1,185 donation for the golf course.  MOTION  Item 6.10    Motion accepting a donation of $3,000 from Off Broadway Musical Theatre.  MOTION  Item 6.11  Motion accepting donations for the 2021 Movies in the Park and Music in the Park  programs.    MOTION  Item 6.12  Motion accepting contributions for the 2020‐2021 Donut Make You Wonder and  Author Series programs.    MOTION  Item 6.13  Motion accepting a 2021 Community Safety Grant award from CenterPoint Energy  for West Metro Fire‐Rescue District’s home safety survey program and safety  equipment for the New Hope Aquatic Park.    MOTION  Item 6.14    Motion to accept a $250 donation in memory of Janet Theisen.  MOTION  Item 6.15    Motion to accept a $50 donation for recreation scholarships toward the youth disc  golf programs.  MOTION  Item 6.16    Motion accepting a $300 donation for the Bike Rodeo event from the West Metro  VFW.      RESOLUTION 2021‐70  Item 6.17  Resolution to enter into a Grant Agreement with Hennepin County for the   Meadow Lake Pilot Rain Garden Project.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    CUP 7700 42ND AVE N  (PLANNING CASE  NO. 21‐06)  Item 8.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution approving  Conditional Use Permit for P&C Family Daycare at 7700 42nd Avenue North (New  Hope Planning Case 21‐06).    Mr. Brandon Bell, community development assistant, stated the applicant, Glen  and Shirley Toby are requesting a conditional use permit for a daycare operation  at 7700 42nd Avenue North. He explained the property is zoned CC, City Center,  and commercial day care uses are allowed by CUP within the district. Mr. Bell  stated the daycare would operate in the 3,850 square‐foot tenant space adjacent to  Marco’s Pizza (with a 4,300 square‐foot fenced recreation area at the rear of the  building). The daycare would serve approximately 53 children ranging from  infants to preschoolers. There would be about 10 staff members. Mr. Bell illustrated  the site plan and traffic circulation and parking areas. He stated the public hearing  was held at the June 1 Planning Commission meeting, and the planning  New Hope City Council  June 28, 2021  Page 4   commission recommended approval with an 8‐0 vote, subject to conditions  outlined in the resolution. He reviewed the 12 conditions of approval.     Council Member London asked whether the owner of Marco’s Pizza had any  concerns regarding traffic. Mr. Bell stated the business did not contact the city but  the additional traffic may generate customers for Marco’s Pizza. Mayor Hemken  directed staff to contact Marco’s Pizza to confirm the owner is aware of the daycare  business and the parking situation.    Shirley and Glen Toby were recognized. Ms. Toby stated they have operated a  home daycare and desire to expand the business into a daycare center.     Mayor Hemken opened the floor to comments from the audience. There was no  one desirous of addressing the Council for the public hearing.    Mayor Hemken welcomed the new business.    RESOLUTION 2021‐71  Item 8.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING CONDITIONAL USE PERMIT FOR  P&C FAMILY DAYCARE AT 7700 42ND AVENUE NORTH (NEW HOPE  PLANNING CASE 21‐06).” The motion for the adoption of the foregoing  resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    CONTRACT AWARD  2021 CRACK REPAIR  AND SEAL COAT  PROJECT   (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1066)  Item 8.2    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution awarding a contract  to Allied Blacktop Company for $137,563.87 for the 2021 Crack Repair and Seal  Coat project (Improvement Project No. 1066).    Mr. Dan Boyum, city engineer, illustrated the project area including the  neighborhood surrounding Civic Center Park, Meadow Lake south neighborhood,  and the Hidden Valley Park parking lot. He explained that crack repair work  would also be performed on Winnetka Avenue north of Bass Lake Road and a  portion of Gettysburg Avenue north of Bass Lake Road. Additionally, the base bid  includes installing mastic crack repair along the failing joints on Boone Avenue  between 49th and 42nd. He reported there are two alternates on the project:  Alternate No. 1 is the crack repair, seal coat and fog seal of Zealand Avenue south  of 49th Avenue; and Alternate No. 2 is the crack repair, seal coat and fog seal of  the Olson Industrial area, located between 50th and 52nd and east of the Hwy 169  frontage road.     Mr. Boyum stated two bids for the 2021 crack repair and seal coat project were  received on June 23, and Allied Blacktop Company submitted the low bid for  $137,563.87 (base bid $116,842 plus Alt. 1 for $7,582.75 and Alt. 2 for $13,139.12).  The project total, including indirect costs, is $165,076.64. He stated the 2021 CIP  includes $297,735 for the project, and during routine street inspection this spring,  staff reevaluated the project scope. He stated the project costs will be funded by  the street infrastructure fund. The city has worked with Allied Blacktop Company  New Hope City Council  June 28, 2021  Page 5   in the past with good results. He stated the work would be completed between  July and September 2021.       RESOLUTION 2021‐72  Item 8.2  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING A CONTRACT TO ALLIED  BLACKTOP COMPANY FOR $137,563.87 FOR THE 2021 CRACK REPAIR AND  SEAL COAT PROJECT (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1066).” The motion for  the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member  Isenberg, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof:  Hemken, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same:  None; Abstained: Elder (due to absence during discussion); Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    2022  INFRASTRUCTURE  IMPROVEMENTS  PROJECT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1074  Item 8.3    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.3, Resolution authorizing the  preparation of a feasibility report for construction of the 2022 Infrastructure  Improvements project (Improvement Project No. 1074).    Mr. Dan Boyum, city engineer, illustrated the proposed project area and existing  street conditions.  He stated the city conducts infrastructure improvements to  extend the useful life of the infrastructure. The streets planned for the 2022 project  have street PRI ratings as poor and are located near Liberty Park. He stated the  feasibility report would identify proposed improvements and costs. The estimated  cost for the project is $2,079,521.60 that would be funded primarily with street  infrastructure funds. The feasibility report would be presented to Council this fall  and construction would take place in 2022 He noted January and February is  typically the ideal time to seek bids for infrastructure improvements.    RESOLUTION 2021‐73  Item 8.3  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PREPARATION OF A  FEASIBILITY REPORT FOR CONSTRUCTION OF THE 2022  INFRASTRUCTURE IMPROVEMENTS PROJECT (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1074).” The motion for the adoption of the foregoing resolution  was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote being taken thereon,  the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and  the following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    POLICE VHICLES  ENTERPRISE FLEET  MANAGEMENT  LEASE  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Resolution approving  agreement with Enterprise Fleet Management for lease of police vehicles.    Mr. Kirk McDonald, city manager, reported at the June 21 work session staff  reviewed the proposal of entering into a lease with Enterprise Fleet Management.  The agreement approves an initial lease of 14 police vehicles (eight vehicles  ordered in 2021 and six scheduled for 2022 due to supply chain issues).  He noted  more vehicles could be leased in the future based on the city’s fleet needs. A lease  program would provide budget stability and increase vehicle replacement  frequency which results in safer vehicles and lower maintenance costs. The lease  New Hope City Council  June 28, 2021  Page 6   program is open ended with no early termination, mileage or abnormal wear and  tear penalties. The analysis prepared by AEM shows a projected savings of  $328,513 over 15 years by partnering with Enterprise Fleet Management and  utilizing Enterprise’s buying power and fleet management efficiencies.    Council Member Elder supported the endeavor and commented on the positive  results achieved by other governmental agencies. He complimented Chief Hoyt  and Director Weber for the research and for proceeding cautiously with a small  number of leased vehicles initially.    Council Member London expressed hesitation regarding the analysis as the city’s  new police facility was constructed with a garage with the assumption that the  garage would extend the service life of vehicles. He stated there has not been  sufficient time to determine if vehicles could be retained longer or not.    RESOLUTION 2021‐74  Item 10.1    Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING AGREEMENT WITH ENTERPRISE  FLEET MANAGEMENT FOR LEASE OF POLICE VEHICLES.” The motion for  the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member Hoffe,  and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:49 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk      I:\RFA\City Manager\2021\5.1 Q ‐ NHPD Oath of Office 072621.docx    Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: City Manager  By: Kirk McDonald, City Manager    Agenda Title  Oath of Office for Recently Appointed Police Department Command Staff  Requested Action  Due to the COVID‐19 pandemic and virtual council meetings over the past year, the oath of office was not  formally administered to recently promoted New Hope Police Department command staff. Staff is requesting  that the Council allow the city clerk to formally administer the oath of office to Chief Tim Hoyt and Sergeants  Mike TenEyck and Chris Cazin at this time and their family members may be in attendance.  Policy/Past Practice  In the past, newly hired police officers that have completed their probationary period have been formally  administered the oath of office at a council meeting by the city clerk and police department promotions have  also been recognized by the Council.   Background  Police Chief  Tim Hoyt was appointed as Police Chief on November 9, 2020. Tim holds a Masters of Arts degree in  Criminal Justice Leadership, a Bachelor of Arts degree in Criminal Justice Studies, and an Associate of  Science degree in Law Enforcement. Hoyt brings 25 years of law enforcement experience to the position. He  began working as an officer with the New Hope Police Department (NHPD) in 2006 and was promoted to  sergeant in 2011. In addition to his duties as sergeant, Hoyt oversaw the field training program, K9 program  and also worked on the West Metro Drug Task Force. Hoyt has previously served with the Eau Claire,  Augusta and Chippewa Falls, Wisconsin police departments holding the ranks of reserve deputy, patrol  officer, SWAT and detective. Since his appointment as chief he has implemented the community engagement  and officer wellness programs and is in the process of implementing body worn cameras.    Sergeants  Mike TenEyck was promoted to Sergeant on October 12, 2020. Mike holds an Associate of Arts degree as well  as a Bachelor’s degree in Criminal Justice from St. Cloud State University. He served as an intern with the  Carver County Sherriff’s Office and was employed in private security prior to joining the city. Mike joined  the New Hope Police Department in 2008 and has excelled in numerous roles, including field training officer,  defensive tactics trainer, use of force trainer, school resource officer, investigator, member of the Northwest  Metro Drug Task Force, SWAT team member, and now, police sergeant. Mike has been with the city for  approximately 12 ½ years as a police officer. During that time, Mike has excelled in numerous roles,  including field training officer, defensive tactics trainer, use of force trainer, school resource officer,  investigator, member of the Northwest Metro Drug Task Force, and SWAT team member.    Chris Cazin was promoted to Sergeant on November 9, 2020. Chris holds an Associates of Arts degree in Law  Enforcement and a Bachelor’s degree in Criminal Justice. He began his law enforcement career as a part‐time  Agenda Section Presentations Item Number  5.1    Request for Action, Page 2      police officer for the cities of Hoyt Lakes, Biwabik, Eveleth and Breitung Township in northern Minnesota  and went full‐time with the Eveleth Police Department in 2001 where he was later promoted to sergeant. In  2007, he moved to the St. Louis County Sherriff’s department and in 2014 joined the New Hope Police  Department. Chris has served in a variety of roles along the way including DARE, school resource officer,   firearms instructor, field training officer, team leader on SWAT, and in the past year has served as acting  sergeant while the role was vacant.        I:\RFA\POLICE\2021\Council Meetings\2020 Annual Report\5.2  Q ‐ Annual Report Presentation 2020.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Police  By: Tim Hoyt, Director of Police    Agenda Title  Presentation of Police Department’s Annual Report  Requested Action  Chief Hoyt will conduct a short presentation of the 2020 Police Department Annual Report.    Policy/Past Practice  Department heads frequently make presentations and provide department updates to the Council.  Background  The police department makes an ongoing effort to engage the public in departmental procedures.  By  reaching out and providing more transparency of how law enforcement functions in their community, the  bonds of trust are strengthened between all parties. It also serves as a way to keep Council informed with a  summary of the year’s events and statistics.   Attachment   Annual Report    Agenda Section Presentations Item Number  5.2        2020 Annual Report  Brandi Hearn  City Of New Hope  2020 Annual Report  New Hope Police Department    1 | Page    Letter from the Chief  When looking back at 2020, nobody could have predicted  the events which unfolded in the United States, and  particularly in the state of Minnesota.  From the worst  pandemic in over a century, to the murder of George  Floyd, this left our communities reeling in ways that  nobody could have seen.  Despite all the chaos and  uncertainty, our officers and staff showed courage, grace  and sacrifice.  They transitioned to Covid‐19 schedules,  minimal staffing, long hours, civil unrest, all while  maintaining their highest dedication and professionalism  to the citizens of New Hope.    Many staffing changes also occurred in 2020.  I was  promoted to Chief of Police in November, with the  retirement of Chief Tim Fournier.  Sergeant Doug  Brunner, Officer Nichole Korth, Officer Todd Black and  Officer Ben Harty all retired at different points of 2020.   They will be missed, and I thank them for their  outstanding service and wish them all the best in their  next endeavors.  I am thankful for the support of all city  staff, the New Hope City Council, and the entire New  Hope Police Department during this transition since my  appointment as the Chief of Police.    I have a great deal of hope for the future of the New Hope  Police Department, as we strive for positive change and a  culture geared toward unity and trust within our  community.    Sincerely,        Chief Tim Hoyt         Tim Hoyt, Chief of Police                                      2 | Page    Vision and Mission Statements     Mission Statement    It is the mission of the New Hope Police Department to  protect the lives and property of our residents and  visitors, to reduce fear and enhance safety, and to work  side by side with our diverse community. We are bound  to do so with honor and integrity while holding each  other to the highest of standards in order to earn public  trust.   Vision Statement  To professionally serve – as well as represent – our  diverse community as we strive for togetherness through  accountability and transparency, all while ensuring New  Hope continues to be a safe place to live, work and visit.   New Hope Police Department Organizational Chart  3 | Page    Chief of  Police Patrol Captain Patrol SWAT Team Internal Affairs Animal Control Mobile Field  Force Administrative  Captain Investigations Community  Relations /  Crime  Prevention  Officer Clerical/Office  Supervisor Clerical Staff Embedded  Social Worker Administrative  Specialist Department Divisions  4 | Page                                  Captain Scott Crocker  Patrol Captain Internal AffairsMobile Field  ForcePatrol Patrol  Sergeants Patrol Officers K9 OfficersReservesCommunity  Service OfficersTraffic OfficerExplorers SWATAnimal Control Patrol  Captain Scott Crocker completed his 35th year of law enforcement  in 2020, and is responsible for all duties related to the patrol  division of the department. There are a total of twenty‐one officers  in the patrol division; comprised of six sergeants, eleven patrol  officers, two K9 teams, one traffic officer and one rotating  position. The patrol division is responsible for many duties and  assignments including but not limited to: field training program,  firearms program, defense and arrest tactics program, SWAT,  mobile field force operations, predatory offender registration,  citizens’ police academy, police reserves and police explorers.  Three full‐time community service officers and one animal control  officer are also under the patrol division.   Captain Crocker oversees the Explorer’s program, but due to Covid‐19, the program was paused in  2020. We are hoping to restart the program in the fall of 2021. The New Hope Police Explorer Post  915, is a career interest program for young men and women between the ages of 14 and 21.  Exploring provides training and skill development related to a career in law enforcement and allows  a close‐up view of what police officers do on a daily basis. The Explorer group meets September  through April each year.  The Explorer program is an excellent opportunity to improve personal communication skills, build  confidence, become more comfortable speaking in public and other skills required for a future  career in any field.   Department Divisions  5 | Page                  Administrative  Captain  Investigations Investigators Drug Task Force School Resource  Officers Community  Relations/Crime  Prevention Officer Clerical/Office  Supervisor Clerical Staff Embedded Social  Worker Administrative Division  Captain Scott Slawson  Captain Scott Slawson heads the administrative division of the  department, which incorporates investigations, office support staff  and community services. With over 449 cases being investigated by  two full‐time investigators and one part‐time investigator, anyone  can see why this division stays very active. Cases also come to this  division by way of Hennepin County Child Protection, Hennepin  County Adult Protection and MARRC reports. This is in addition to  the traditional 911 calls and information that investigators obtain  from citizens and confidential informants. In addition to  investigations, Captain Slawson supervises an investigator who is  assigned to the West Metro Drug Task Force, two school resource  officers at Cooper High School, and one officer who was appointed  to crime prevention/community relations.   2020 was a challenging year for the administrative division. With the on‐set of the global  pandemic came school closures, sports cancellations and a new Community Relations/Crime  Prevention Officer. Many goals for 2020, including additional community engagement  events, were paused or re‐scheduled, until 2021.  Support Services  6 | Page                                                                                        YEAR APPS ISSUED DENIED  2015 199 188 11  2016 178 161 17  2017 158 153 5  2018 131 126 5  2019 128 119 9  2020 394 375 19  Jeana Allen‐Hatcher  Office/Clerical Supervisor  Lorilee Stafford   Full Time Clerk  Rhonda Peske   Full Time Clerk  Riley McIlrath   Full Time Clerk  Miranda Reed   Full Time Clerk  Clerical Staff  The Support Service Division is divided into two areas: Clerical  and Police Administrative Support. Jeana Allen‐Hatcher and her  full‐time staff (Lorilee Stafford, Rhonda Peske, Riley McIlrath  and Miranda Reed), along with one part‐time clerk (Jean  Anderson), provide a variety of technical, clerical and  information technology services. Other duties of this division  include customer service, records management, retention,  processing and dissemination of police reports, processing of  employee and volunteer background checks, submitting cases  to the city and county attorneys, data practices, state  compliance requirements and entering/auditing information  into the National Crime Information Center system.     Lorilee Stafford and Rhonda Peske process and track all of the  permit to purchase firearm applications. All permit request  results are signed off by the Chief of Police.    Below are the permit statistics from 2015 through 2020.  The majority of the denials were due to prior felony convictions and  domestic violence convictions.      The police department continues to utilize LETG (Law  Enforcement Technology Group) for records management.  Clerical personnel receive regular updates and training on the  system.     All full‐time clerical personnel are members of the Professional  Law Enforcement Administrative Assistants (PLEAA), which  offers support and ongoing training in their ever changing field.   Department Divisions  7 | Page                                            Investigations  The New Hope Investigations team consists of three detectives, one narcotics investigator that is  assigned to the Northwest Metro Drug Task Force, as well as two full‐time school resource officers. A  captain oversees and leads the investigations division.     Detectives handle cases generated by the patrol division that require additional follow‐up, which  includes obtaining search warrants to gather evidence, interviewing subjects, and submitting cases  to prosecution for criminal charges.     Investigators work closely with both the New Hope City Attorney’s Office, as well as the Hennepin  County Attorney’s Office, to pursue the best possible case outcomes.    The investigations team partners with the Hennepin County Crime Lab and the BCA (Bureau of  Criminal Apprehension) to process forensic evidence.      The team partners with Hennepin County Child Protection and Adult Protection when there are  concerns for children and vulnerable adults in the community.     Investigators also conduct pre‐employment background checks for prospective employees, massage  practice licenses, liquor licenses as well as intelligence sharing with other local, state and federal law  enforcement agencies.     In 2020, the investigations team worked on 449 cases.     Department Divisions  8 | Page                                                                                      New Hope K‐9 Units  K‐9 Kody  K‐9 Kody’s Handler  Officer Robles   K‐9 Dex’s Handler  Officer Dyer  K‐9 Dex  Productivity    The New Hope Police Department K‐9 Unit was involved in a wide  variety of calls for service in 2020. The two K‐9 teams include Officer  Robles and his K‐9 partner Kody and Officer Dyer and his K‐9 partner  Dex. They were recognized for several awards by the United States  Police Canine Association (USPCA).   The two teams were utilized in 1,684 of the total calls for service in the  department. Proactively, they generated 188 of their own calls for  service. There were 23 arrests directly attributed to their teams and 20  narcotic related searches. They completed 19 tracks of New Hope and  in surrounding areas, resulting in six finds.   New Hope K‐9’s, assisted in a dozen building searches, and were called  upon to assist police in New Hope, and surrounding agencies, with  evidence recovery multiple times. Throughout the year, our K‐9 teams  also aided in felony stops, area searches, and perimeter containment.      Public Demonstrations  Due to Covid‐19, and its restrictions, there were no canine  demonstrations during 2020.    Training/Certification  Officer Robles, and his K‐9 partner Kody, successfully completed  Regional PD1  Certification in 2020.    Officer Dyer, and his K‐9 partner Dex, successfully completed Regional  PD1 Certification in 2020.    New Hope Police K‐9 Unit was awarded host agency for the  United States Police Canine Association Region 12 Detector Dog  Certification in 2020, but was forced to postpone the  certification event until 2021, due to Covid‐19.    Department Divisions 9 | Page                   New Hope K9 Unit Stats  Department Divisions  10 | Page                                                                        New Hope SWAT Team West Metro SWAT  Team    The New Hope Police  Department partners with the  cities of Golden Valley,  Robbinsdale and Crystal to  provide critical incident and  high‐risk warrant service to a  metropolitan population of  more than 75,000 citizens.     There are currently 24 police  officers assigned to the West  Metro SWAT Team. Assigned  officers are full‐time members  of their respective police  departments and participate  with the team as an additional  duty. In 2020, the City of New  Hope had nine officers  participating in the West Metro  SWAT Team.     Team members are on‐call 24  hours a day, seven days a week.  Officers are selected for the  team based on exceptional  work performance and  competency.     The SWAT team responds to  high risk situations such as:  High‐Risk Warrant  Service  Barricaded Suspect  Hostage Situation   Suicidal Subjects    In 2020, the team had over 150  hours of specialized training in  various areas including  emergency response, special  weapons and tactics.   The SWAT team uses Camp  Ripley as the site for their  week long training and mini  training sessions. Camp Ripley  Training Center is a 53,000  acre facility located near Little  Falls, MN. It features  numerous ranges and state‐ of‐the‐art facilities to support  military and civilian agency  training requirements.     SWAT members utilize the  outdoor rifle and handgun  ranges, performed force‐on‐ force scenarios using paint  marking rounds, and trained  in one of the camp’s scenario  based locations. The training  center offers unique  opportunities for officers to  train more freely using flash‐ bangs and blank ammunition;  activities that are not allowed  in civilian facilities because  they would cause too much  disruption and space is  limited.   Department Divisions  11 | Page                                                                                      Mobile Field Force (M.F.F.)    Eventually, the  entire New Hope  Police Department  will go through  the Mobile Field  Force training and  be ready for  deployment.  The New Hope Police Department is part of the  West Command Mobile Field Force (WCMFF).  Law enforcement officers from the following  agencies are also participating in WCMFF:  Airport, Bloomington, Brooklyn Center,  Brooklyn Park, Champlin, Corcoran, Crystal,  Deephaven, Eden Prairie, Edina, Golden Valley,  Hopkins, Hennepin County Sheriff’s, Maple  Grove, Medina, Minnetrista, Minnetonka, New  Hope, Orono, Osseo, Plymouth, Richfield,  Robbinsdale, Rogers, St. Louis Park, South Lake  Minnetonka, Wayzata, West Hennepin Public  Safety and University of Minnesota.   The WCMFF was formed to provide rapid deployment of MFF personnel to preserve life,  public safety and property.    The current participating personnel with the New Hope Police Department’s contingent are  as follows: Sergeant Marty Williams, Officer Britni Austin, Officer Dan Fitzmaurice, Officer  Tony Gust, Officer Brad Kallio, and Officer Mike Keithahn.   New Hope Officers that are assigned to the WCMFF are attached to the 2nd platoon, which  includes the cities of New Hope, Robbinsdale, Crystal, Hopkins, St. Louis Park and Golden  Valley.   The New Hope contingent is assigned to the 2nd platoon’s protection team, which provides  lethal and non‐lethal cover.   Training was provided by the Hennepin County Sheriff’s Office and the Minneapolis Police  Department. Sixteen New Hope officers, not assigned to the SWAT team, were sent to the  training, this number included the six officers assigned to the WCMFF.   Department Divisions  12 | Page    Tom Mahan   Animal Control Officer  Patrol often helps Animal  Control Officer Mahan with  animal issues.                                                                     Animal Control  Animal Control Officer Tom Mahan works for both the New Hope and Crystal  Police Departments. He has been serving these cities for the past 23 years.     In 2020, he encountered or responded to 230 (251 in 2019) animal‐related  incidents. The number of citizen complaints was 193 or 84% (223 or 89% in  2019) and the number of officer‐initiated complaints was 37 or 6% (28 or  11% in 2019). Of the 193 citizen complaints, 54 (28%) concerned dogs at  large (57 or 26% in 2019), resulting in one (2%) citation, 12 (22%) written  warnings and 4 (7%) impounds.     Overall, citizen complaints included 95 (49%) concerning dogs (123 or 55% in  2019), resulting in three (3%) citations, 17 (18%) written warnings and eight  (8%) impounds. There were six dog bites (nine in 2019), three passed  through PUPS quarantine without signs of illness with one labeled potentially  dangerous, two were euthanized and tested negative for rabies and one was  unfinished since the victim was not found. There were three reports of dogs  being aggressive toward other dogs, one was euthanized, one was labeled  potentially dangerous and one the owner fled the scene. There were 23  (12%) citizen complaints concerning cats (38 or 17% in 2019), 20 or 87% were  cats at large. These calls resulted in one (4%) citation, three (13%) written  warnings and four (17%) impounds. There were no reported cat bites. A trap  was loaned to one residence to catch a stray cat. There were 75 (39%) citizen  complaints concerning other animals (62 or 28% in 2019) with no  enforcement needed.     The 37 officer‐initiated incidents included 31 (84%) involving dogs (27 or 96%  in 2019) (25 involved dog licenses), resulting in five (16%) citations and 24  (65%) written warnings. There were four (11%) officer‐initiated incidents  involving cats (none in 2019), resulting in one (25%) citation and three (75%)  written warnings. There were two (5%) officer‐initiated incidents involving  other animals (one or 4% in 2019) with no enforcement needed.     Animal Control Officer Mahan was also involved in 31 non‐animal related  calls for service. These included: document deliveries, traffic control at  accidents and fire calls; motorist assists; medical assists; utility checks; found  bicycles; assists at warrant and crime scenes; and vehicle and residential  lockouts. Inspections of homes with permits‐to‐exceed were not done in  2020 due to the Covid‐19 pandemic.      Animal Control Officer Mahan continues to represent both the cities of New  Hope and Crystal at the PUPS board meetings. In addition, he also serves as  Chair on the Executive Committee of the Minnesota Animal Disaster  Coalition. Tom also assists with the training of new community service  officers and patrol officers in both cities by reviewing animal related  ordinances and procedures.   Department Divisions  13 | Page                           Reserves   During 2020, the number of reserve personnel increased by one. During  the year, Reserve Officer Seth Patrin left the unit to accept a position  with Immigration and Customs Enforcement. Two new officers were  added to the unit, John Monson in July, and Spencer Specht in  December. There was an advisory (non‐patrol) member added to the  unit. Former Reserve Captain Todd Schmeltzer will have a new role that  is focused specifically on police department training and will be exempt  from the traditional training and participation requirements that must  be met by reserve patrol officers.     In 2020, reserve officer activity hours (1218) decreased by 24% when  compared to 2019 (1595 hours), and is 52% lower than the average of  the last eight years (2540 hours). The precipitous decrease in hours is  largely due to a three month cessation of activities due to the Covid‐19  pandemic state shutdown. Also, all festivals and civic activities were  cancelled from March through the end of the year. When the hours are  normalized by the number of reserve officers on the unit, then our 2020  per‐officer hours (159) is 26% below that of 2019 (215) and 27% below  the eight‐year average (218). As such, the unit only assisted with one  community event in March and some YMCA food drives late in the  summer.     The unit spent 18 hours on one emergency call‐out event, compared  with 15.5 hours on four call‐out events in 2018. The number of call‐outs  fluctuates considerably each year.   The police reserve unit maintained Friday and Saturday patrol activity  (7PM – 2AM) during 2020, with the exception of the three month  period from March to June. Despite the three month hiatus, reserve’s  patrol hours (686) were only around 4% less than 2019 (718 hours), but  41% lower than the eight‐year average (1162).   The New Hope Police Reserves have an ongoing agreement to perform  traffic duties at New Hope Church. These traffic duties were also  curtailed for most of the year, resulting in a 56% reduction in church  traffic hours over last year.   Training consumes a significant amount of time for each reserve officer.  The reserve unit received 182 hours of training, including cadet training,  First Responder (medical assistance for the “first on the scene”, Tasers,  and driving safety.     The New Hope Police Department and the City of New Hope can be  proud of the New Hope Police Reserves for their outstanding  commitment and dedication to the residents and the City of New Hope.   The New Hope Police  Reserve Unit is a  volunteer organization  of the New Hope Police  Department. The  Reserve “mission  statement” reads:    To provide services for  the New Hope Police  Department that are  compatible with the  charter and bylaws of  the Reserve Unit. In  addition, provide  services to the City of  New Hope, School  District 281 and other  community  organizations… when  the requests do not  conflict with the  commitments to the  Police Department.   Recognition of  Service Awards:  ‐Reserve Lieutenant  Scott Beal – 8 service  bars – for a total of 24  years of service.   ‐Reserve Sergeant Alex  Saric – 1 service bar – 3  years of service.  ‐Reserve Sergeant Joe  Rasmussen – 5 years of  service.   2020 New Hope  Reserve Officer of the  Year:  ‐Reserve Sergeant Alex  Saric. He volunteered  182 hours during 2020  and consistently  exceeded performance  expectations.     Department Divisions  14 | Page                                                                        Community Relations & Crime Prevention   Brad Kallio  Community Relations and   Crime Prevention Officer  The New Hope Police Department’s community engagement efforts  were strongly affected by the global pandemic in 2020. Many of the  programs and partnerships throughout the year were altered, held  virtually or canceled altogether. On top of that, Officer Nichole Korth,  who had held the position of New Hope Police Department’s Crime  Prevention Officer for 27 years, retired in July of 2020, leaving the  position unfilled until Officer Brad Kallio took over in December of  2020, just in time for Shop with a Cop.   As life starts to get back to normal, the New Hope  Police Department will continue to safely offer a  variety of programs to encourage New Hope  residents to become involved with crime  prevention and community service, including:     National Night Out and New Hope’s Night  to Unite (NNO/NTU)   Neighborhood Watch Program   Citizen’s Police Academy    New Hope Crime Prevention Fund Board   Crime Free Multi‐Housing (CFMH)   Annual Bicycle Rodeo and Bicycle Theft  Prevention   Coffee with a Cop   Shop with a Cop   Meals on Wheels   Safety Camp   Car Seat Checks and Clinics  Shop with a Cop 2020 Shop with a Cop 2020  Officer Cracknell delivering Meals on  Wheels  The New Hope Police Department now  offers Tip411 to allow citizens to make  anonymous tips via a text message to  847411 with the keyword NHPD. Users with  Android or iPhone devices can download  the Tip411 app and send picture messages  and anonymous crime tips.   Tipsters can also sign up to receive  communication from the police  department, including crime alerts, safety  advisories and reminders, general  information and view an interactive crime  map.    Training  15 | Page                                                                    Total Slips 1st Violation 2nd Violation 3rd Violation  2015 50 43 6 1  2016 22 19 3 0  2017 26 25 1 0  2018 8 7 1 0  2019 23 21 2 0  2020 32 24 6 2  Community Relations & Crime Prevention   Crime Free Multi‐Housing    The Crime Free Multi‐Housing Program (designed for rental properties) continues to be a valuable tool for  cities and property owners alike. To become a certified CFMH property, the rental property must meet these  specific criteria:   One‐day training for managers    The use of the Crime Free, Drug Free lease addendum   Criminal background checks on prospective tenants   Annual property inspection   Participation in Neighborhood Watch Program   Physical security measures (locks, lighting, signage)   An active management to enforce the requirements    Failure to meet these requirements annually will result in decertification of the property.   Disorderly Behavior Ordinance    Nuisance and disorderly property enforcement continues to be a focus of the police department and the city  of New Hope. The city’s disorderly behavior ordinance deals directly with those properties that continuously  cause nuisance issues to neighboring tenants or properties. The ordinance specifically addresses the following:    Drug activity/drug paraphernalia      Disorderly conduct   Obstruction of the police or legal process   Acts or threats of acts of violence   Public nuisance   Prohibited noise   Alcohol violations    This partnership between rental property owners, managers, inspectors and police is working to increase  the quality of life, and safety, throughout the community of New Hope.   Clerk Rhonda Peske  handles all of the  disorderly behavior  slips for the city.   The city notifies property owners after one disorderly conduct incident has occurred at the rental property. If a 2nd instance  occurs at the property, the owner must provide the city with a written action plan to abate the behavior. If there is a 3rd  instance, within a 12 month period, city ordinance allows for suspension, revocation or non‐renewal of the rental license.   Training  16 | Page    2020 Department Training  Due to the global Covid‐19 pandemic, a vast majority of in‐person based  trainings were paused.   Due to this, New Hope Police Department, has begun utilizing PATROL online as a way to continue  training throughout the global pandemic and it allows officers to complete training while on‐shift  and at their own pace.    Courses that have been taken by staff this year include:   Leaders and Followers   Emotional Wellness for Law Enforcement   Blood borne Pathogens   Terry Stop and Traffic Stop Refresher Course   Use of Force Legal Issues 2020   Personal and Protective Equipment (PPE) 2020   Human Behavior and Motivation 2020   72‐hour Holds 2020   Serving Those with Autism Spectrum Disorder 2020   Respiratory Protection for Law Enforcement 2020   Implicit Bias Training – Part I and Part II   Mental Health – Part I, Part II and Part III   Persuasion and De‐escalation 2020   Preventing In‐Custody Suicide    Misdemeanor Arrests and Stops – Selected Topics   Curtilage – Knock and Talks    Line of Duty Injuries and Prevention 2020   Ethics and Professional Conduct 2020   Distracted Driving   Data Practices for Front Line Officers    Use of Force Part I: Laws and Principles 2020   Power and Influence 2020   Liability Prevention and Risk Management 2020   Vehicle Impounds and Inventories   Goal Setting and Performance Counseling   Training  17 | Page                           2020 Department Training  In 2020, all sworn police personnel completed POST mandated use of force training and firearms  training.     Use of force training consisted of the following:   MN POST Board Learning objectives   MN State Statutes pertaining to use of force and deadly force   New Hope Police Department Policies pertaining to use of force and deadly force   Proficiency in unarmed control measures. Skills were taught, and practiced, by all sworn  officers in a controlled environment.     Firearms Training consisted of the following:   MN POST Board approved course of fire for handguns and department issued rifles   Additional drills and training with assigned firearms   Less lethal Shotgun qualification  In September of 2020, officers attended in service training at the Forest Lake Outdoor Range. The  trainings consisted of multiple shooting stations, focusing on advanced techniques and drills for  handgun and rifle use. Officers worked through these drills with a smaller and focused instructor to  student ratio. Additionally, officers trained in the use and deployment of the New Hope Police  MRAP. Officers had the opportunity to drive the MRAP in a controlled environment as well as work  on coordinating deployment for a rescue scenario.   In the fall of 2020, New Hope Police  leadership identified the need to  preemptively provide training  updates for all sworn personnel  relating to changes to MN Statutes  and upcoming changes to New  Hope Police Department Policies.  These changes applied to Use of  Force and Deadly Force, and were  mandated by State Statute and the  MN POST Board. The information  was provided to all officers in a  classroom format by internal use of  instructors.    In December 2020, the New Hope  Police Department adopted a new  Use of Force Policy, similar in  content to the MN POST Board  model Use of Force Policy.  2021 Training Goals:   Use of force decisions    Deadly force decisions   De‐escalation techniques   After action memory recall and critical analysis   Annual training at Forest Lake outdoor range  Selected Crime Stats  18 | Page         Allocation Totals New Hope 9%  Impaired Driving  $180,000.00 $16,200.00  Seatbelt $37,500.00 $3,375.00  Speed $22,000.00 $1,980.00  Move Over $1,800.00 $162.00  Distracted Driving $15,000.00 $1,350.00  TZD Conf.  $1,750.00 $270.00  Pedestrian  $22,000.00 $0.00  Administrative/Other $8,000.00 $0.00  TOTALS $288,050.00 $23,337.00  (Revenue rcv’d)  Special Enforcement  Hennepin County Traffic Enforcement Group:  Due to the Covid‐19 global pandemic, this program was paused. This choice was made for a number  of reasons including: minimizing the impact on the community, both in regards to financial situations  and the health and welfare of the public as well as law enforcement officials.   TZD (Towards Zero Deaths) New Hope only Stats:     New Hope Officers Participating: 10   Hours Worked: 254 (shifts are 6‐8 hours)   Total Mileage: 3,367   Total Traffic stops: 411   Total arrests: 13    Vehicles towed: 14   DWI: 12   Not a drop/under 21: 1   Speed Citations: 115   Speed Warnings: 118   Unlicensed (DAS/DAR/DAC) Citations: 41   Move Over Citations: 5   Move Over Warnings: 3   Use of Cell Phone Citations: 12   Use of Cell Phone Warnings: 4   Seatbelt Citations: 4   Seatbelt Warnings: 2   Child Restraint Citations: 2   Equipment Citations: 3   Equipment Warnings: 55  TZD (Towards Zero Deaths) ‐ Traffic and  DWI Enforcement      The New Hope Police Department  participated in the Towards Zero Deaths  (TZD) grant in 2020, funded by the State of  Minnesota. TZD is the state’s cornerstone  traffic safety program utilizing an  enforcement and educational approach to  lowering the number of traffic crashes,  injuries and deaths in Minnesota.       The city also utilizes a speed trailer, which  not only deters speed, but acts as a data  collection device, monitoring traffic  volume and vehicle speeds. The data  derived allows the department to more  effectively place patrol officer for  enforcement and education. Citizens can  also request that the speed trailer be  placed in “problem areas”.   Selected Crime Stats 19 | Page  Part I Crimes Offense Type 2020 2019 2010 % Change 10–Year % Change Arson 0 1 3 (100%) (100%) Assault 13 58 16 (78%) (19%) Burglary 45 66 94 (32%) (52%) Criminal Sexual Conduct 9 14 6 (36%) 50% Homicide 0 0 0 0% 0% Theft 441 436 560 1% (21%) Manslaughter 0 0 0 0% 0% Motor Vehicle Theft 79 23 26 243% 204% Robbery 13 13 17 0% (24%) Total 600 611 722 (2%) (17%) Part II Crimes Offense Type 2020 2019 2010 % Change 10‐Year % Change All Other Offenses 84 174 110 (52%) (23%) Disorderly Conduct 20 49 54 (59%) (63%) Driving Under the Influence 43 59 180 (27%) (76%) Drugs 34 157 68 (78%) (50%) Forgery and Counterfeiting 14 7 19 100% (26%) Fraud 77 64 67 20% 15% Liquor Laws 1 2 27 (50%) (96%) Offenses Against Family and Children  0 8 9 (100%) (100%) Stolen Property  17 6 6 183% 183% Vandalism 110 139 165 (21%) (33%) Weapons (Carrying, Possessing, Etc.) 9 14 6 (36%) 50% Total 409 680 711 (40%) (42%)  Selected Crime Stats 20 | Page  Part I Crime Stats Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Q1 Q2 Q3 Q4 2020 Arson 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Assault 0 2 1 1 3 1 1 0 0 0 1 3 3 5 1 4 13 Burglary – Breaking or Entering (Commercial or Residential) 3 1 2 2 5 5 6 6 5 4 3 3 6 12 17 10 45 Criminal Homicide 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Criminal Sexual Conduct 0 0 0 0 1 2 2 2 2 0 0 0 0 3 6 0 9 Theft 48 34 33 25 33 34 36 50 42 53 30 23 115 92 128 106 441 Motor Vehicle Theft 6 4 8 4 7 6 6 5 5 9 11 8 18 17 16 28 79 Robbery 0 1 0 1 1 1 1 3 1 1 2 1 1 3 5 4 13 Human Trafficking – Commercial Sex Acts 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Human Trafficking –Involuntary Servitude 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Grand Total 57 42 44 33 50 49 52 66 55 67 47 38 143 132 173 152 600  Selected Crime Stats 21 | Page  Part II Crime Stats Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Q1 Q2 Q3 Q4 2020 All Other Offenses 15 11 7 6 8 4 6 7 5 6 4 5 33 18 18 15 84 Curfew and Loitering (Persons under age 18 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Disorderly Conduct 8 2 2 0 2 0 2 3 0 0 0 1 12 2 5 1 20 DUI/DWI 1 4 3 0 1 4 6 6 12 3 1 2 8 5 24 6 43 Drug Violations 6 4 1 4 2 4 4 4 2 1 0 2 11 10 10 3 34 Embezzlement 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 Forgery and Counterfeiting 1 1 0 0 1 3 2 0 0 1 2 3 2 4 2 6 14 Fraud 0 1 0 7 5 18 7 6 5 12 9 7 1 30 18 28 77 Liquor Laws 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 Offenses Against Family and Children 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Other Assaults 2 2 5 5 5 14 10 10 6 10 8 9 9 24 26 27 86 Prostitution  and Commercialized Vice 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Runaways  (Persons under age 18) 3 3 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 0 0 0 10 Sex Offenses  Except forcible rape/prostitution  2 0 0 0 1 2 2 0 0 0 0 0 2 3 2 0 7 Stolen Property  Buying, receiving, possessing 1 0 1 0 1 3 3 1 0 3 3 1 2 4 4 7 17 Vandalism 1 6 6 4 8 14 9 10 10 18 15 9 13 26 29 42 110 Weapons Carrying/possessing 1 0 1 0 0 1 0 1 0 0 1 4 2 1 1 5 9 Grand Total 41 35 30 26 35 67 51 48 40 54 43 43 106 128 139 140 513  Selected Crime Stats  22 | Page    9000 codes Jan Feb Mar Apr May Jun July Aug Sep Oct Nov Dec 2020  911 Hang‐up 48 43 39 38 46 42 40 35 42 48 56 43 520  Abandoned Vehicle 2 6 1 1 3 6 6 5 4 4 1 3 42  Accidents 46 28 21 17 23 28 26 23 38 32 21 37 334  Administrative 2 0 2 0 0 0 2 0 1 4 1 0 12  Alarms (Res., bus., etc.) 56 63 42 45 566 74 72 59 67 58 45 43 680  Animal Complaint 34 22 34 43 58 37 29 52 52 26 31 21 440  Assist  108 104 89 61 78 118 126 106 107 102 88 92 1179  Civil Matter 28 43 46 49 31 36 51 33 42 30 32 25 446  Death 6 5 2 6 3 5 6 2 4 3 4 8 54  Disturbance ‐ Noise 27 41 38 44 70 48 40 56 62 50 28 38 542  Disturbance ‐ Neighbor 20 4 2 7 10 4 10 9 8 5 3 2 84  Disturbance ‐ Unwanted 35 31 27 37 37 39 33 30 25 25 21 38 378  Domestic ‐ Verbal 31 26 27 28 24 20 33 27 24 29 43 37 349  Fire 9 11 11 11 17 17 19 19 15 10 12 8 159  Found Property 2 9 10 8 10 14 14 9 11 9 6 5 107  Harassment Order File 1 3 1 1 2 6 2 0 3 5 4 1 24  Juvenile Problem 7 7 13 6 9 15 10 10 9 13 7 3 109  K9 Assist Other 14 11 3 8 11 6 13 5 9 3 10 10 103  Lost Property  4 7 7 1 4 10 8 5 5 4 2 3 60  Medical  240 240 245 203 231 220 217 218 160 215 222 212 2,623  Order for Protection File 3 6 5 2 3 2 3 1 3 3 3 4 38  Ordinance Violation 1 2 1 1 0 3 0 0 3 0 2 3 16  Parking – Viol./Compl. 189 312 199 28 31 130 155 125 121 150 106 159 1,705  Spot Checks 34 56 316 258 303 166 128 142 85 91 67 104 1,750  Suspicious Activity/Person 32 42 51 38 68 46 40 52 54 52 58 32 565  Suspicious Vehicle  17 17 13 6 15 27 17 26 18 21 18 17 212  Traffic/Driving Complaint 302 415 257 68 85 114 331 217 299 176 176 106 2,546  Trespass Notice Issued 16 9 9 912 6 14 14 13 10 6 7 15 131  Vehicle Impound 1 3 0 0 0 0 0 3 3 2 1 4 17  Warrant 7 5 7 2 1 1 2 5 3 3 7 0 43  Grand Total:             15,268  Selected Crime Stats  23 | Page    In 2020, The New Hope Police Department handled 21,707 calls for service.        2020 Selected Traffic  Stats Breakdown   Citations  Issued  Warnings  Issued  Total  Speed  491 677 1,168  No MN driver’s license 204 5 209  DAS, DAR, CANC‐IPS 254 5 259  Stop Sign Violations 20 8 28  Inattentive Driving 18 29 47  Equipment Violations 1 42 43  Insurance Violations 100 18 118  Totals: 1,088 784 1,872              2019/2020 Comparison 2019 2020 % change  Total Warnings Issued 2,944 1,903 (35%)  Total Citations Issued 4,005 2,794 (30%)  Total 6,949 4,697 (32%)  The traffic unit is responsible for increased traffic contacts, investigating traffic related complaints,  enforcing commercial vehicle laws and drug interdiction.     However, due to the Covid‐19 global pandemic, the traffic unit was suspended in 2020.     The goal of the traffic unit is to provide education to the public, while reducing the number of  crashes within the city’s limits. This high visibility enforcement has proven to be one of the most  effective tools in reducing property damage, injuries and death from traffic‐related crashes.   New Hope Traffic Unit  Looking at the data of citations issued in 2020, in comparison with citations issued in 2019,  there has been an overall 32% reduction. This is directly related to the global Covid‐19  pandemic. A combination of factors contributed to this. Two of those being that New Hope  did not have a dedicated traffic unit in 2020 due to staffing shortages, and that officers were  intentionally having fewer contacts with the public, due to the pandemic as well as health and  financial concerns.   G:\City Manager\AGENDA\6.2 R‐Approval of Claims Merge Doc.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: City Manager  By: Kirk McDonald, City Manager    Agenda Title  Approval of claims through July 26, 2021  Requested Action  Claims for services and commodities purchased through this period are listed on the Check Disbursement  Report  Attachments   Check Disbursement Report  Agenda Section Consent Item Number  6.2  I:\RFA\COMM DEV\AnnualRenewal‐RFA\Signs waive fees\6.4 Q ‐ pancake breakfast.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Community Development  By: Brandon Bell, CD Assistant   & Kirk McDonald, City Manager  Agenda Title  Motion waiving permit fees for temporary signs for New Hope Lions Pancake Breakfast on September 19,  2021  Requested Action  Staff requests that the City Council approve waiving the permit fee for temporary signs for the annual New  Hope Lions Pancake Breakfast to be held on September 19, 2021, at the Crystal Community Center, from 8:00  a.m. to 12:30 p.m.  Policy/Past Practice  In the past, the City Council has waived the fees for the event and for non‐profit organizations that benefit  the community, including the pancake breakfast and corn feed, which is held in August. This action is only  for the pancake breakfast; as the corn feed request will be placed on a future City Council agenda.  Background  New Hope Lions representative Mark Rue has requested that the city waive $80 in fees for a temporary sign  permit for the annual pancake breakfast. The fundraising event will be held on September 19, 2021, at the  Crystal Community Center, from 8:00 a.m. to 12:30 p.m. The funds raised will benefit community and  international projects. The New Hope Lions routinely advertise throughout the city for approximately ten  days prior to the event. Several small signs (similar to realtor and garage sale signs) will be placed on private  property from September 10, 2021, to September 18, 2021.  Recommendation  Staff recommends approval of a motion waiving the fees for the temporary sign permit.  Attachment   Sign permit application    Agenda Section Consent Item Number  6.4  I:\RFA\P&R\PARKS\2021\#1055 Corner Park Playground\Equipment Closeout\6.5 Q&R ‐ Corner Park equipment final payment.docx    Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Parks & Recreation  By: Susan Rader, Director    Agenda Title  Resolution approving final payment request to Flagship Recreation for Corner Park playground project in the  amount of $36,772.93 (Improvement Project No. 1055)  Requested Action  Staff recommends that the City Council approve a resolution to accept the new play equipment for Corner  Park (improvement project no. 1055) and authorize final payment to Flagship Recreation for $36,772.93. This  amount is $1,500 higher than the original quote due to additional aggregate (pea gravel) needed for the base.     All necessary paperwork has been received from the contractor including an IC 134, as well as the safety  audit called for in the agreement. Staff recommends release of the final check.    Once the final site work items have been completed by T. A. Schifsky & Sons, Inc., and the grass has been  established, the final project closeout will occur.    Background  Corner Park is located at 4653 47th Avenue N. The playground equipment was last replaced in 1997.    Following a survey to the neighborhood last fall, a planning committee made up of representatives from the  neighborhood, Flagship Recreation, Council, and staff from Stantec and the city met a number of times to  study the best type of equipment to recommend and developed plans that would meet the park needs based  on the resident surveys, park size and budget. The final plan was approved by the City Council in April 2021  and the equipment was recently installed.  Funding  Funds are available for this project in the Park Infrastructure Fund, which is levy funded each year.    Although the official notification has not been received, according to Hennepin County Board minutes, staff’s  playground grant request for $25,000 at Corner Park was approved in June.   Attachments   Resolution   Invoice from Flagship Recreation for installation, pea gravel, mats, wood fiber and fabric ($36,772.93)      Agenda Section Consent Item Number  6.5  I:\RFA\P&R\PARKS\2021\#1055 Corner Park Playground\Equipment Closeout\6.5 Q&R ‐ Corner Park equipment final  payment.docx  City of New Hope    Resolution No. 2021‐    Resolution approving final payment request to Flagship Recreation for Corner Park playground project in the  amount of $36,772.93 (Improvement Project No. 1055)    WHEREAS, this project is included in the 2021 CIP and the 2021 Park Infrastructure budget; and,     WHEREAS, the city entered into a contract with Landscape Structures and Flagship Recreation for the  purchase and installation of playground equipment for Corner Park; and,    WHEREAS,  staff is recommending that the Council adopt a resolution to accept the completion of the  playground installation portion of improvement project #1055 and approve final payment to  Flagship Recreation in the amount of $36,772.93; and,  WHEREAS,  staff has reported that all work has been satisfactorily completed and recommends that final  payment be made; and,  WHEREAS,  the funding source for the Corner Park playground project is the Park Infrastructure Fund.  NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED, by the City Council of the city of New Hope, Hennepin County,  Minnesota:  1. That the City Council accepts the playground installation portion of improvement project at  Corner Park, improvement project #1055 from Flagship Recreation.  2. That the city manager is hereby directed to authorize the final payment of $36,772.93 to  Flagship Recreation.    Adopted by the City Council of the city of New Hope, Hennepin County, Minnesota, this 26th day of July, 2021.             Mayor      Attest:       City Clerk  I:\RFA\PUBWORKS\2021\Council\1039 Public Works Expansion\QR Phase 1 Change Order 1\8.1 Q&R 1039 PW Phase 1 Change Order 1.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Public Works  By: Bernie Weber, Public Works Director    Agenda Title  Resolution approving Change Order No. 1 for $15,635.68 with Rochon Corporation for the Phase 1  Improvements at the Public Works Facility  (Improvement Project No. 1039)  Requested Action  Staff recommends approval of change order no. 1 to the contract for the Phase 1 Improvements at the  Public Works Facility (Improvement Project No. 1039) in the amount of $15,635.68. In July, staff and  the city engineer discussed upcoming change orders with the city manager. Due to time constraints  on the project and the council meeting timing, the city manager reviewed pricing and provided  approvals where needed.  Dan Boyum is available to respond to any questions regarding the change  order.  Policy/Past Practice  The City Council considers change orders when unforeseen circumstances arise or changes are recommended  for a city project.  Background  The City Council awarded a construction contract to Rochon Corporation at the May 24, 2021 council meeting  in the amount of $2,316,000.  Stantec architects and engineers are providing oversight.    Change Order No. 1 includes the following items:    Floor sink/drain, venting, and temporary compressor/water heater relocation:  The existing compressor was relocated a few years ago for noise issues and away from a compressed air  dryer system. Following the relocation, the existing compressor still operated on the compressed air dryer  system, but it was not as efficient. Staff recommends relocating the air dryer system to the compressor room  at this time for better efficiency. Drying will create moisture for the compressor, and a drain could be placed  through the wall and onto the outside pavement. However, staff would prefer a drain connection inside the  building and to existing piping to prevent outside ice conditions during the winter months. The floor  sink/drain will require venting, saw cutting of the floor, and other piping. Also, the compressor and water  heater will be temporarily relocated during demolition work. This work was not part of the original bid  package. Cost = $12,690.68 (add to contract).    Replace concrete aprons:  The existing concrete aprons at vehicle entrances are experiencing cracking and deterioration. These aprons  were not planned to be replaced originally, but Staff feels replacing them at this time and along with the new  parking lot paving will be best for long term use. Cost = $5,145 (add to contract).       Agenda Section Development &  Planning Item Number     8.1   Concrete slab credit:   The waste piping for one of the trench grates ties into the grate at a different angle than originally thought. As  a result, the concrete slab will not need to be removed and replaced at that grate. Cost = ‐$2,200 (deduct from  contract).    Change Order No. 1 includes the addition, as follows:    Floor sink/drain, venting, and temporary compressor/water heater relocation $ 12,690.68  Add  Replace concrete aprons $  5,145.00 Add  Concrete slab credit  $ ‐2,200.00  Deduct     Total Change Order No. 1 $ 15,635.68  Add    The change order increases the contract amount from $2,316,000 to $2,331,635.68. Staff recommends approval  of the resolution approving the change order.    Funding  At the June 24 council meeting a separate capital fund for the public works facility was established in the  amount of $2,550,000. The contract award was $2,316,000 and indirect costs are estimated at $192,280, for a  total estimated project cost of $2,508,280. There are adequate funds to pay for the change order.  Attachments   Resolution   Letter from Dan Boyum, City Engineer   Change Order No. 1           City of New Hope    Resolution No. 2021 ‐    Resolution approving Change Order No. 1 in the amount of $15,635.68 with Rochon Corporation for the Phase  1 Improvements at the Public Works Facility (Improvement Project No. 1039)    WHEREAS,  the city has received the request for change order no. 1 from Stantec Consulting Services for  Rochon Corporation for the Phase 1 Improvements at the Public Works Facility (Improvement  Project No. 1039); and    WHEREAS,  the items in change order no. 1 include a floor sink/drain, venting, and temporary compressor /  water heater relocation; replace concrete aprons; and concrete slab credit; and      WHEREAS, the original contract with Rochon Corporation was in the amount of $2,316,000; and    WHEREAS, change order no. 1 increases the contract amount to $2,331,635.68; and    WHEREAS, Stantec Consulting Services and staff recommend approval of the change order; and     NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the City Council of the city of New Hope that change order no. 1 to   Rochon Corporation contract is approved and that all other respects of the contract shall remain  in full force and effect according to its terms.    Adopted by the City Council of the City of New Hope, Hennepin County, Minnesota, this 26th day of July,  2021.             ______________________________           Mayor    Attest: ________________________  City Clerk  Stantec Consulting Services Inc. 733 Marquette Avenue, Suite 1000 Minneapolis, MN 55402 July 19, 2021 File:193804913 Attention: Bernie Weber, Director of Public Works City of New Hope 5500 International Parkway New Hope, MN 55428 Reference: Change Order No. 1 – New Hope Public Works Facility – Phase 1 Improvements City Project No: 1039 Dear Bernie, The above referenced change order relates to the following items: (1)Addition of a floor sink/drain, venting, and temporary compressor/water heater relocation. The existing compressor was relocated a few years ago for noise issues and away from a compressed air dryer system. Following the relocation, the existing compressor still operated on the compressed air dryer system, but it was not as efficient. Staff recommends relocating the air dryer system to the compressor room at this time for better efficiency. Drying will create moisture for the compressor, and a drain could be placed through the wall and onto the outside pavement. However, Staff would prefer a drain connection inside the building and to existing piping to prevent outside ice conditions during the winter months. The floor sink/drain will require venting, saw cutting of the floor, and other piping. Also, the compressor and water heater will be temporarily relocated during demolition work. This work was not part of the original bid package. Cost = $12,690.68 (Add to Contract). (2)The existing concrete aprons at vehicle entrances are experiencing cracking and deterioration. These aprons were not planned to be replaced originally, but Staff feels replacing them at this time and along with the new parking lot paving will be best for long term use. Cost = $5,145.00 (Add to Contract). (3)Concrete slab credit. The waste piping for one of the trench grates ties into the grate at a different angle than originally thought. As a result, the concrete slab will not need to be removed and replaced at that grate. Cost = -$2,200.00 (Deduct to Contract). The total of these items is an addition of $15,635.68 to the original contract. The Revised Contract amount will be $2,331,635.68 ($2,316,000 (Original Contract) + $15,635.68 (Change Order No. 1). July 19, 2021 Bernie Weber Page 2 of 2 Reference: Change Order No. 1 – New Hope Public Works Facility – Phase 1 Improvements We recommend approval of the work described above and included in Change Order No. 1. If you have any questions or require further information, please call me at (612) 712-2021. Sincerely, STANTEC CONSULTING SERVICES INC. Dan D. Boyum, P.E. Attachments: Change Order No. 1 CC: Kirk McDonald, Valorie Leone, Bernie Weber – New Hope; Stacy Woods – City Attorney; Bruce Paulson, Lucas Miller – Stantec. I:\RFA\PUBWORKS\2020\Council\1027 Winnetka WM Award Contract\1027 Q&R Final Payment\8.2 Q&R ‐ 1027 Final Payment Winnetka Watermain.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: Public Works  By: Bernie Weber, Director    Agenda Title  Resolution approving final payment of $21,068.91 to G.F. Jedlicki, Inc. for the 2020 Winnetka Watermain  Replacement Project (Improvement Project No. 1027)  Requested Action  Staff recommends approval of a resolution to accept the 2020 Winnetka Watermain Replacement Project  (Improvement Project No. 1027) and authorize final payment to G.F. Jedlicki, Inc. in the amount of $21,068.91.   All of the necessary paperwork has been provided by the contractor.  Policy/Past Practice  The City Council routinely considers public infrastructure improvement projects to extend the useful life of  the infrastructure and/or improve the level of service.   Background  The replacement of the watermain on Winnetka Avenue between 27th and 29th avenues was identified on  the city’s 2020 CIP. The City Council awarded a construction contract to G.F. Jedlicki, Inc. at the February 10,  2020 council meeting in the amount of $339,906.  The existing watermain was pipe bursted, a process that  involved demolishing the pipe in place by boring through the pipe. A new water main was bored in the same  place as the demolished watermain.  A change order for $13,818.61 was awarded on May 26, 2020 for  additional costs associated with Covid‐19 and county permitting, resulting in a revised construction amount  was $353,724.61.  The Final construction amount is $421,378.12, or $67,653.51 over the revised contract amount. The overrun  was primarily in sidewalk and pavement removal and replacement quantity items as a result of larger boring  and retrieval pits, utilities not being located where shown on record plans or marked in the field, the  condition of the existing pavement and sidewalk, trench safety, and spot checks on gas main crossings.  Staff  reviewed anticipated overages with the Council in May 2020, and the water fund has adequate funding to  cover the overages.  It should be noted that the final restoration costs were around $128,500 on the project.   However, if the city had placed the new water main by open cut methods and reconstructed the road, the  restoration costs would have been around $321,700.     Funding  The 2020 CIP had budgeted $400,000 in water utility improvements for this project.  When the overages were  discussed in May 2020, AEM provided a memo indicating the water fund having adequate cash flow and  funding to cover the anticipated $70,000 in overages.  The city was reimbursed $7,470 from Crystal, $6,860  from Golden Valley, and $6,701.02 from CenterPoint Energy for construction related costs on this project.         Agenda Section Development &  Planning Item Number  8.2  Attachments   Resolution   City Engineer Letter   Final Pay Request and documents   AEM Memo                   City of New Hope  Resolution No. 21‐  Resolution approving final payment of $21,068.91 to G.F. Jedlicki, Inc. for the 2020   Winnetka Watermain Replacement Project (Improvement Project No. 1027)    WHEREAS, city staff identified the need for the replacement of the water main on Winnetka Avenue  between 27th and 29th avenues; and  WHEREAS, the water main improvements in this area are identified to follow pavement management  strategy adopted by Council; and  WHEREAS, the city has entered into a contract with G.F. Jedlicki Inc. for the Winnetka Watermain  Replacement project; and  WHEREAS, staff is recommending that the Council adopt a resolution to accept Improvement Project  No. 1027 and approve final payment to G.F. Jedlicki Inc. in the amount of $21,068.91; and  WHEREAS,     the city engineer has reported that all work and documentation has been satisfactorily  completed and recommends, along with staff, final payment be made to G.F. Jedlicki Inc.  NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED,     1. That the City Council accepts the 2020 Winnetka Watermain Replacement project from G.F. Jedlicki Inc.  2. That the city manager is hereby directed to authorize the final payment in the amount of $21,068.91     Adopted by the City Council of the City of New Hope, Hennepin County, Minnesota, this 26th day of July,  2021.                                          _______                                                                                                                  Mayor      Attest: ________________________              City Clerk           Stantec Consulting Services Inc. 733 Marquette Avenue Suite 1000, Minneapolis MN 55402-2309 July 19, 2021 File:193804886 Attention:Bernie Weber, Director of Public Works City of New Hope 4401 Xylon Avenue North New Hope, MN 55428 Dear Bernie, Reference: Final Payment Request No. 3 & Final – 2020 Winnetka Watermain Improvements City Project No. 1027 Enclosed find Payment Request No. 3 & Final for the above referenced project. The contractor, G.F. Jedlicki, Inc. completed the work in accordance with the contract plans and specifications and has submitted all closeout documents. Therefore, it is recommended that final payment of $21,068.91 be made, and the City of New Hope accepts the project. The Final Construction Amount is $421,378.12, or $67,653.51 over the Revised Contract Amount of $353,724.61. The overrun was primarily in sidewalk and pavement removal and replacement quantity items as a result of larger boring and retrieval pits, utilities not being located where shown on record plans or marked in the field, the condition of the existing pavement and sidewalk, trench safety, and spot checks on gas main crossings. Staff reviewed anticipated overages with the Council in May 2020. It should be noted that the final restoration costs were around $128,500 on the project. However, if we had placed the new water main by open cut methods and reconstructed the road, the restoration costs would have been around $321,700. We recommend the City continue to evaluate pipe bursting and other non-trench construction methods for replacing watermain when appropriate due to these types of cost savings. If you have any questions or require further information, please call me at (612) 712-2021. Regards, Stantec Consulting Services Inc. Dan D. Boyum, P.E. City Engineer Phone: 612 712 2021 dan.boyum@stantec.com Attachments: Pay Request No. 3 & Final and IC-134 Forms c.Kirk McDonald, Valerie Leone, Dave Lemke, Matt Rowedder, Shawn Markham, Andrew Kramer, Megan Hedstrom – New Hope; Stacy Woods – City Attorney; Ann Dienhart, Lucas Miller – Stantec. City of New Hope 4401 Xylon Ave N New Hope, MN 55428 Page 2 of 5 Client Project Number: 1027 Payment Number: 3/FINAL Payment Summary No. Up To Date Work Certified Per Request Amount Retained Per Request Amount Paid Per Request 1 2020-04-29 281738.25 14,086.91 267,651.34 2 2020-06-03 139639.87 6,982.00 132,657.87 3 2021-03-26 0 -21,068.91 21,068.91 Funding Category Name Funding Category Number Work Certified to Date Less Amount Retained Less Previous Payments Amount Paid this Request Total Amount Paid to Date Water Main Fund 1 421,378.12 0.00 400,309.21 21,068.91 421,378.12 Accounting Number Funding Source Amount Paid this Request Revised Contract Amount Funds Encumbered to Date Paid Contractor to Date City Funds Water Main Fund 21,068.91 339,906.00 $339,906.00 421,378.12 Contract Item Status Line Item Description Units Unit Price Contract Quantity Quantity This Request Amount This Request Quantity To Date Amount To Date 1 2021.501/00010 MOBILIZATION LS 10,000.00 1 0 0.00 1 10,000.00 2 2563.601/00010 TRAFFIC CONTROL LS 8,000.00 1 0 0.00 1 8,000.00 3 2563.618/001 TEMPORARY SIGNS SF 32.00 75 0 0.00 25 800.00 4 2573.530/00010 INLET PROTECTION EA 250.00 14 0 0.00 14 3,500.00 5 2104.513/00015 SAWING BITUMINOUS PAVEMENT (FULL DEPTH) LF 4.00 810 0 0.00 1087 4,348.00 6 2104.604/00123 REMOVE BITUMINOUS PAVEMENT (FULL DEPTH) SY 7.00 350 0 0.00 677 4,739.00 7 2104.501/00024 REMOVE CONCRETE CURB & GUTTER LF 8.00 125 0 0.00 236 1,888.00 8 2104.502/00840 REMOVE GATE VALVE EA 500.00 7 0 0.00 7 3,500.00 9 2104.518/00130 REMOVE CONCRETE SIDEWALK SF 1.00 550 0 0.00 1605 1,605.00 10 2104.501/00013 REMOVE WATER MAIN PIPE LF 10.00 200 0 0.00 116 1,160.00 11 2104.503/00850 REMOVE WATER SERVICE PIPE LF 10.00 27 0 0.00 27 270.00 12 2504.601/00040 TEMPORARY WATER SERVICE LS 11,000.00 1 0 0.00 1 11,000.00 13 2503.604/00004 4" INSULATION SY 40.00 25 0 0.00 4.5 180.00 City of New Hope 4401 Xylon Ave N New Hope, MN 55428 Page 3 of 5 Client Project Number: 1027 Payment Number: 3/FINAL Contract Item Status Line Item Description Units Unit Price Contract Quantity Quantity This Request Amount This Request Quantity To Date Amount To Date 14 2504.603/00709 1" TYPE K COPPER WATER SERVICE LF 41.00 27 0 0.00 25 1,025.00 15 2504.603/00716 1.5" TYPE K COPPER WATER SERVICE LF 49.00 5 0 0.00 2 98.00 16 2504.603/02005 6" PVC WATERMAIN PIPE LF 95.00 124 0 0.00 156 14,820.00 17 2504.603/02009 8" PVC WATERMAIN PIPE LF 105.00 41 0 0.00 90 9,450.00 18 2504.602/00010 CONNECT TO EXISTING WATER MAIN EA 3,000.00 8 0 0.00 8 24,000.00 19 2504.602/00014 CONNECT TO EXISTING WATER SERVICE EA 450.00 10 0 0.00 10 4,500.00 20 2504.602/00023 HYDRANT INSTALLATION EA 7,500.00 1 0 0.00 1 7,500.00 21 2504.602/00806 6" GATE VALVE AND BOX EA 2,900.00 1 0 0.00 2 5,800.00 22 2504.602/00808 8" GATE VALVE AND BOX EA 3,860.00 4 0 0.00 4 15,440.00 23 2504.602/00410 1" CORPORATION STOP EA 500.00 9 0 0.00 9 4,500.00 24 2504.602/00415 1.5" CORPORATION STOP EA 600.00 1 0 0.00 1 600.00 25 2504.602/02001 WATER SERVICE SADDLE EA 150.00 10 0 0.00 10 1,500.00 26 2504.608/00020 DUCTILE IRON FITTINGS LB 14.00 882 0 0.00 1500 21,000.00 27 2503.602/00410 REPAIR SANITARY SEWER EA 500.00 5 0 0.00 3 1,500.00 28 2211.501/00010 AGGREGATE BASE, CLASS 5 TN 28.00 315 0 0.00 463.17 12,968.76 29 2357.502/00010 BITUMINOUS MATERIAL FOR TACK COAT GA L 11.00 16 0 0.00 60 660.00 30 2360.509/24300 TYPE SP 12.5 BITUMINOUS WEARING COURSE MIXTURE (4,C) TN 225.00 81 0 0.00 125 28,125.00 31 2360.509/24305 TYPE SP 12.5 BITUMINOUS NON-WEARING COURSE MIXTURE (4,C) TN 225.00 110 0 0.00 180.38 40,585.50 32 2531.501/02315 B618 CONCRETE CURB AND GUTTER LF 40.00 125 0 0.00 236 9,440.00 33 2521.501/00040 4" CONCRETE WALK SF 13.00 550 0 0.00 1605 20,865.00 34 2574.507/00100 TOPSOIL BORROW CY 38.00 5 0 0.00 0 0.00 35 2575.502/25157 SEED WITH HYDROMULCH SY 26.00 50 0 0.00 125 3,250.00 City of New Hope 4401 Xylon Ave N New Hope, MN 55428 Page 4 of 5 Client Project Number: 1027 Payment Number: 3/FINAL Contract Item Status Line Item Description Units Unit Price Contract Quantity Quantity This Request Amount This Request Quantity To Date Amount To Date 36 2573.503/00061 BIO-LOG TYPE, WOOD FIBER LF 6.00 200 0 0.00 100 600.00 37 2453.610/00010 EXPLORATORY DIGGING HR 140.00 15 0 0.00 9 1,260.00 38 2540.601/00001 PROTECT AND SUPPORT EXISTING BURIED POWER CONDUIT BANK LS 3,500.00 1 0 0.00 1 3,500.00 39 2503.602/20090 STORM SEWER INSPECTION EA 330.00 4 0 0.00 1 330.00 40 2503.601/20100 SANITARY SEWER INSPECTION LS 330.00 6 0 0.00 10 3,300.00 41 2123.610/00045 STREET SWEEPER (WITH PICKUP BROOM) HR 64.00 20 0 0.00 10 640.00 43 2504.603/00002 10" HDPE, DR 11 WATERMAIN - PIPE BURSTING LF 91.50 1320 0 0.00 1303.95902 119,312.25 Base Bid + Alt. No. 2 Totals: $0.00 $407,559.51 Project Category Totals Project Category Amount This Request Amount To Date 193804886 Base Bid 0.00 288,247.26 193804886 Alternate No. 2 0.00 119,312.25 Contract Change Item Status CC CC# Line Item Description Units Unit Price Contract Quantity Quantity This Request Amount This Request Quantity To Date Amount To Date C O 1 44 2021.501/000 10 MOBILIZATION LS 350.0 0 1 0 0.00 1 350.00 C O 1 45 2105.509/000 01 FURNISH AND INSTALL TEMPORARY BITUMINOUS PATCH TN 265.0 0 15 0 0.00 15 3,975.00 C O 1 46 2433.503/000 13 Concrete Center Island Removal LF 16.00 75 0 0.00 75 1,200.00 C O 1 47 2563.601/000 01 SIGNAL AND ELECTRICAL WORK LS 6,701. 02 1 0 0.00 1 6,701.02 C O 1 48 2999.501/000 01 COVID-19 PLUMBER ASSISTANCE LS 1,592. 59 1 0 0.00 1 1,592.59 Contract Change Totals: $0.00 $13,818.61 Contract Total $421,378.12 City of New Hope 4401 Xylon Ave N New Hope, MN 55428 Page 5 of 5 Client Project Number: 1027 Payment Number: 3/FINAL Contract Change Totals Number Description Amount This Request Amount To Date 1 Item 1-3: Hennepin County requested the city's contractor remove 75 feet of concrete center island as part of their permit approval. The center island would be removed as part of future CenterPoint gas main replacement work. A temporary bituminous patch was needed since portions of this removed center island would be used by vehicle traffic until CenterPoint's gas main replacement work started. These Change Order items address the added labor and material costs associated with the contractor removing the concrete center island and furnishing and installing the temporary bituminous patch. Item 4: Signal and Electrical Work - An existing handhole existed in the concrete center island. As part of the Hennepin County request for the city's contractor to remove 75 feet of concrete center island for permit approval, the existing handhole and wiring for the signal needed to be removed and addressed. This Change Order item addresses added labor and material costs associated with the contractor removing the electric handhole and addressing signal wiring per Hennepin County directions. Item 5: COVID-19 Plumber Assistance - COVID-19 protections were in place for Public Works staff when this project started. Public Works staff will typically deal with temporary water connections in homes and businesses. Due to restrictions, the city's contractor hired a plumber to do those connections in homes and businesses. This Change Order item addresses added labor and material costs associated with the contractor hiring a plumber to perform work related to temporary water connections. 0.00 13,818.61 MEMO TO: KIRK MCDONALD FROM: VICKI HOLTHAUS SUBJECT: FUNDING FOR ADDITIONAL QUANTITIES ON WINNETKA WATERMAIN DATE: MAY 8, 2020 BACKGROUND Recent estimates for the 2020 Winnetka Avenue Watermain Improvement project S.1027 have indicated that higher material quantities will result in project costs that are $70,000 over budget. The City has requested AEM’s review of the water fund cash flow projections to ensure adequate funding is available to cover the additional cost. ANALYSIS The December 2019 long-term plan projects the water fund cash flow now and ten years into the future based on the City’s capital improvement plan and assumptions for future revenue growth (see Appendix A for an excerpt from the long-term plan). The plan illustrates that estimated cash for the years ending 2019 and 2020 will be $2.094M and $1.489M, respectively. These projections include repayment of the interfund loan from the temporary financing fund in 2020. Further, the 2019 CAFR illustrates that the year-end cash balance in the water fund was $2,253,701, which is slightly higher than the year-end cash projected in the long-term plan. Based on our review, the water fund has adequate cash flow to cover the additional $70,000 expense on the Winnetka Watermain Improvement project. The revised project cost will be included in future iterations of the City’s long-term financial projections. I:\RFA\City Manager\2021\water sprinkling ban\10.1 Q&R  ‐water ban 07.26.21.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: City Manager  By: Kirk McDonald, City Manager    Agenda Title  Resolution establishing restrictions in water usage   Requested Action  Staff recommends the adoption of the resolution due to drought conditions. JWC cities implemented the ban on  July 21, and Council is asked to adopt the resolution retroactively.  Policy/Past Practice  City Code Section 5‐8 requires the city adopt a resolution to impose a sprinkling ban.   Background  The Joint Water Commission (JWC) including the cities of New Hope, Golden Valley, and Crystal purchase  water from the city of Minneapolis, which draws its water supply from the Mississippi River. Sprinkling  restrictions will help reduce demand on the Mississippi River during the ongoing drought. Other metro cities  have imposed watering restrictions. The city will publish notice of the water sprinkling restrictions and also  post information on the city’s website. The website will be updated as restrictions change.    Sprinkling lawns is not allowed from noon to 6 p.m. on any day. Addresses with odd numbers (west and  south sides of streets) may water lawns on odd calendar days and addresses ending in even digits (east and  north sides of streets) may water lawns on even calendar days. Bushes and flowers may be watered with a  hand‐held hose as needed. Vegetable gardens and new sod (first two weeks of placement) may be watered on  any day but not during the prohibited afternoon hours of noon to 6 p.m. Trees may be watered with a hose,  bucket or tree watering bag as needed.    Water Conservation Tips have been posted on the city’s website including:   Water during the coolest part of the day to avoid evaporation.   Water grass only when it needs it. Most lawns only need an inch of water a week.   Install low flow shower heads and faucet aerators.   Take shorter showers using low flow showerheads instead of baths.   Turn the faucet off while you shave or brush your teeth.   Load dishes into the dishwasher without rinsing them.   Run the dishwasher only when it’s fully loaded.   Fill the sink to wash dishes by hand instead of letting the water run.   Use a large pan to clean vegetables rather than letting the water run.   Only wash full loads of laundry.    Attachments   Resolution   City Code Section 5‐8  Agenda Section Ordinances &  Resolutions Item Number  10.1  City of New Hope    Resolution No. 2021‐    Resolution establishing restrictions in water usage       WHEREAS, current weather patterns have created a drought in the Midwest; and    WHEREAS, the Joint Water Commission (JWC) including the cities of New Hope, Golden  Valley, and Crystal purchase water from the city of Minneapolis, which draws its  water supply from the Mississippi River; and    WHEREAS, the city of Minneapolis has imposed a restriction on the use of water and has   directed its residents and property owners to conserve water whenever possible  and to water lawns every other day; and    WHEREAS, the contract with the city of Minneapolis requires that New Hope enforce the   same watering restrictions.    NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED, that the New Hope City Council directs its residents     and property owners to observe the following:    1. A watering ban was imposed effective July 21, 2021, on the use of city  purchased water for lawn watering from noon to 6 pm. Odd‐even day  sprinkling is permitted. Addresses with odd numbers (west and south sides  of streets) may water lawns on odd calendar days outside of the noon to 6  pm time window and addresses ending in even digits (east and north sides of  streets) may water lawns on even calendar days outside of the noon to 6 pm  time window.   2. Bushes and flowers may be watered with a hand‐held hose as needed.  Vegetable gardens and new sod (first two weeks of placement) may be  watered on any day but not during the prohibited afternoon hours of noon to  6 p.m. Trees may be watered with a hose, bucket or tree watering bag as  needed.  3. Private wells are exempt from the watering ban.  4. Property owners are requested to conserve water whenever possible.    BE IT FURTHER RESOLVED that the city manager is directed to lift restrictions when similar     action is taken by the city of Minneapolis relative to water usage.    Adopted by the City Council of the City of New Hope, Hennepin County, Minnesota, this 26th  day of July, 2021.          ____________________________          Mayor    Attest:________________________     City Clerk            Created: 2021‐05‐14 22:17:17 [EST]  (Supp. No. 54)    Page 1 of 1  Sec. 5‐8. Water sprinkling ban.  (a) Purpose. The city council has determined that in certain drought conditions it may become necessary for the  protection of the health, welfare and safety of the citizens of New Hope to conserve the water supply of the  city by imposing a water sprinkling ban on all residential, commercial and industrial lawn and garden  vegetation. Also, New Hope's contract with the City of Minneapolis for the purchase of water requires the  imposition of a water sprinkling ban at the direction of the City of Minneapolis. The purpose of this section is  to set forth the nature and extent of the regulations controlling any sprinkling ban imposed by the council.   (b) Resolution imposing ban. All water sprinkling bans shall be imposed by adoption of a resolution at any  regular or special meeting of the New Hope City Council. The resolution shall set forth the duration of the  ban, whether the ban shall be partial or absolute, if a partial ban, whether it shall apply to lawns and  boulevards only or also to gardens, new sod and/or new tree saplings, the days or schedule when sprinkling  will be permitted under a partial ban, and any other regulations that the city council deems reasonable and  appropriate. Said ban shall become effective immediately upon the adoption of said resolution.   (c) Notice of ban. The resolution imposing the sprinkling ban shall be published once in the official newspaper of  the city, and conspicuously posted in four places throughout the city. Any deficiencies in this notice  requirement shall not invalidate the ban.   (d) Enforcement. A violation of this section shall be a petty misdemeanor. However, a first offense shall not  result in the issuance of a ticket. The owner, any occupant of legal age or party responsible for the water  billing shall be first issued a warning ticket upon the first violation of the water sprinkling ban. A warning  letter mailed by regular mail, attached to an e‐mail or delivered personally to the occupant of the property  or the individual responsible for the water billing at the violating property shall satisfy the warning notice  requirement of this section. Each act of violation and each day a violation occurs or continues constitutes a  separate offense.   (Ord. No. 88‐13; Ord. No. 15‐13, § 1, 12‐14‐2015)      S:\July 26, 2021 Council Meeting\12.1 Q ‐ Upcoming Events.docx   Request for Action  July 26, 2021    Approved by: Kirk McDonald, City Manager  Originating Department: City Manager  By: Kirk McDonald, City Manager    Agenda Title  Exchange of communication between members of the city council  Upcoming meetings and events:  July 29‐31 8 p.m. – OBMT presents “The 25th Annual Putnam County Spelling Bee” at New Hope  Performance Center    July 31  9 a.m. to 1 p.m. – New Hope Community Farmers Market    Aug. 2  4 p.m. – Blue Line Coalition Meeting    7 p.m. – Human Rights Commission Meeting    Aug. 3  National Night Out, New Hope’s Night to Unite    Aug. 4  8:30 a.m. – Business Networking Group Meeting, hosted by Loop Haro of Fair Weather  Design    1:30 p.m. – Joint Water Commission Meeting     No Planning Commission Meeting    Aug. 5‐7 8 p.m. – OBMT presents “The 25th Annual Putnam County Spelling Bee” at New Hope  Performance Center    Aug. 7  9 a.m. to 1 p.m. – New Hope Community Farmers Market    Aug. 9  7 p.m. – City Council Meeting    Agenda Section Other Business Item Number  12.1