Loading...
05 24 21 City Council MinutesNew Hope City Council  May 24, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes May 24, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member (arrived at 7:15 p.m.)  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Dan Boyum, City Engineer  Tim Hoyt, Director of Police  Beth Kramer, Communications Coordinator  Dave Lemke, Public Works Operations Manager  Valerie Leone, City Clerk  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to approve the regular meeting minutes of May 10, 2021. All present voted  in favor. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    PRESENTATIONS:  FIRE CHIEF  COMMENDATION  Item 5.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 5.1, Recognition of New Hope  Public Works employee with Fire Chief’s Commendation.    Ms. Sarah Larson, Fire Chief of West Metro Fire‐Rescue District, presented Brad  Johnson with a chief’s commendation for his heroic act in the city on April 9, 2021,  during the course of his duties as a public works employee.    2020 ANNUAL  FINANCIAL REPORT   Mayor Hemken introduced for discussion Item 5.2, Motion to accept the 2020  annual financial report.  New Hope City Council  May 24, 2021  Page 2   Item 5.2 Mr. Kirk McDonald, city manager, introduced Bill Lauer of Malloy, Montague,  Karnowski, Radosevich & Co. (MMKR). Mr. McDonald recommended that the  Council accept the 2020 audit to enable the city to submit the audit to the state  auditor in a timely manner.      Mr. Bill Lauer summarized the 2020 audit. He reviewed the auditor’s role and  stated the city received a “clean opinion,” which is the highest reporting available.  He stated the city’s records were found to be in good condition. He stated there  were no findings this year for internal control and compliance report. He indicated  a federal single audit was required for 2020 as the city received CARES Act funds.     Mr. Lauer stated the city’s fund balance as of December 31, 2020, was $27,455,251,  a decrease of $1,795,737 from the prior year. He stated at the end of the fiscal year,  the unassigned fund balance for the General Fund was $8,901,587 or 63 percent of  total General Fund 2020 expenditures and transfers out. He stated the city’s total  bonded debt decreased by $2,612,989 from the previous year.    Mr. Lauer reviewed the enterprise funds financial position (sewer utility, water  utility, golf utility, golf course, ice arena, storm water and street lighting). He stated  in total the net position of the city’s enterprise funds increased by $2,294,461.     Council Member London commented on the small expense for replacement value  within net investments of enterprise funds. Mr. Lauer explained that $20 million  of the $26 million is capital assets. He noted the city should review replacement  impact when setting various rates.     Council thanked Mr. Lauer for his presentation. City Manager McDonald noted  the favorable report is reflective of the efforts of city staff and AEM.     MOTION  Item 5.2  Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to accept the 2020 annual financial report. All present voted in favor.  Motion carried.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through May 24, 2021.  RESOLUTION 2021‐63  Item 6.4    Resolution approving transfer of CARES Act funding from 2020 Audit General  Fund balance to Temporary Financing Fund.  RESOLUTION 2021‐64  Item 6.5    Resolution approving $500,000 transfer from park infrastructure fund to ice arena  operating fund for debt service and capital improvements.  MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    New Hope City Council  May 24, 2021  Page 3   PLANNING CASE  21‐05  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution approving variance  to setback requirement at 7711 49th Avenue North (Planning Case 21‐05).    Mr. Jeff Alger, community development specialist, explained the property owners  of 7711 49th Avenue North are requesting a variance to allow for the construction  of a 600 square‐foot addition behind the existing garage at the property. The  proposed addition would include a living/kitchen area, a bedroom, and a  bathroom. It would connect to the existing living space through the garage. The  home at 7711 49th Avenue North is a legal nonconforming structure as the  northeast corner of the garage is set back 3.9 feet from the east property line. The  R‐1, Single‐family Residential district requires a five foot side yard setback for  attached garages. The proposed addition would extend the building to the south,  following the north garage wall. This configuration would result in the new  addition having a side yard setback ranging from 6.5 feet to 7.5 feet. The R‐1,  Single‐family Residential district requires a 10‐foot side yard setback for living  space. A variance is required since the addition would not meet the required  setback.    Mr. Alger stated the Planning Commission considered the request for a 3.5 foot  side yard setback variance at its May 4 meeting and voted 9‐0 in favor. He  reviewed the variance criteria. Mr. Alger stated the Planning Commission dialogue  resulted in additional conditions within the resolution to ensure the entire  property remains a single‐family home with one address and that the expansion is  not for rental purposes.    Council Member London inquired regarding drainage.    Mr. Dan Boyum, city engineer, explained the grading plan will be reviewed with  the building official to ensure the drainage is directed towards the street, not the  adjacent property.     Mr. Brian Hubbard, property owner of 7711 49th Avenue North, was recognized.  He explained his mother‐in‐law will reside in the new living space. He indicated  he has spoken with his neighbor to the east regarding the proposed project, and  the neighbor has no concern. Mr. Hubbard assured Council that he has no  intention of renting a portion of the home.      Council thanked Mr. Hubbard for choosing to remain in New Hope and making  improvements to the property.     RESOLUTION 2021‐65  Item 8.1  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING VARIANCE TO SETBACK  REQUIREMENT AT 7711 49TH AVENUE NORTH (PLANNING CASE 21‐05).”  The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member Elder, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    New Hope City Council  May 24, 2021  Page 4   2021 SANITARY  SEWER PIPE LINING  AWARD CONTRACT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1073)  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2,  Resolution awarding a  contract to Hydro‐Klean, LLC in the amount of $80,413.38 for lining sanitary sewer  pipe in 2021 (Improvement Project No. 1073).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated the city undertakes an annual sanitary sewer  lining project to reduce inflow and infiltration into the sanitary sewer system. He stated  there is 377,178 feet of sanitary sewer pipe in New Hope and 68,423 (18%) has been  upgraded with Cured in Place Pipe (CIPP) lining.     Mr. Boyum stated the city previously awarded the 2020/2021 sewer lining project to  Visu‐Sewer to line sanitary sewer in 2020 and 2021. Bids came in significantly under  budget and a change order was added in 2020 for additional work. Approximately  $130,000 of the initial budget is still available in the 2021 budget. Bids were sought for  lining 2,110 feet of sewer pipe in the Liberty Park neighborhood. The low bid was  submitted by Hydro‐Klean, LLC for $80,413.38. He stated the project cost, including  contingency and engineering fees, is $101,320.86.     Council Member London asked if the lining project’s effectiveness can be measured.  Mr. Boyum reported the area was previously studied and metered for inflow and  infiltration. He stated after the lining is done, the meters can be installed again to obtain  measurements.     Mr. Kirk McDonald, city manager, pointed out the charge from Met Council to the city  has decreased due to the city’s ongoing I/I reduction efforts. Mr. Bernie Weber, director  of public works, stated the pipe lining also adds an additional 50 years to the life of the  infrastructure.    RESOLUTION 2021‐66  Item 8.2  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING A CONTRACT TO HYDRO‐KLEAN,  LLC IN THE AMOUNT OF $80,413.38 FOR LINING SANITARY SEWER PIPE  IN 2021 (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1073).” The motion for the adoption of  the foregoing resolution was seconded by Council Member Elder, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    PUBLIC WORKS  PROJECT ‐ PHASE 1  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1039)  Item 8.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.3, Resolution awarding contract  to Rochon Corporation for construction of Phase 1 Improvements at the Public  Works Facility (Improvement Project No. 1039).    Mr. Dan Boyum, city engineer, explained that on April 15, 2021, Council approved  plans and specifications for phase 1 improvements at the public works facility. Bids  were opened on May 6 and seven companies submitted bids. In addition to the  base bid, there were five alternate bids for wall panels, flooring, lunchroom  improvements, and garage doors for the dirt room.  Mr. Boyum illustrated the  proposed building plans. He stated the low bid was submitted by Rochon  Corporation with a base bid of $2,255,000. Staff recommends awarding the contract  to Rochon Corporation for the base bid and Alternate 1 for $61,000 for translucent  wall panels in the garage area. The total contract would be $2,316,000. Staff  New Hope City Council  May 24, 2021  Page 5   recommends deferring the other alternates to the phase 2 project. The intent is to  complete phase 1 at this time and phase 2 in 2024 or later with internal financing  and avoid the need to bond for the improvements. The engineer’s estimate was  $1,737,785. The higher bid is a result of design changes identified during the  feasibility study as well as an increase in building material costs seen nationwide.  The project cost, including indirect costs, is $2,508,280. It is recommended that  phase 1 be paid by the central garage building replacement fund ($1,650,000  balance) and a grant or a loan from the Temporary Financing Fund ($858,280). The  Temporary Financing Fund is utilized for gap financing on city projects to avoid  bonding, and the fund will have a balance of $4,441,664 at the end of May.    Mr. Boyum noted the operating costs for phase 1 improvements is $1,900/year for  air conditioning in the mechanics bay and $1,700/year to heat the soil storage  building. He stated an analysis was conducted for costs and equipment  replacement savings associated with storing vehicles and equipment indoors  instead of outside. He stated the savings by moving the fleet vehicles inside is  $33,013 annually for a total estimated savings of $990,393 over 30 years (using 2.5  years of extended life for indoor storage).    Mr. Boyum reviewed the proposed project schedule with construction beginning  in June and being substantially complete by November, 2021.    Council Member London commented that the expansion for indoor storage of  equipment is based on the reasoning that it will extend life cycles of  equipment/vehicles. He noted the same claim was made for the garages at the new  city hall but he does not believe the timeline has been extended for vehicle  replacements. He noted the city should be grateful to the federal government for  the Coronavirus Relief Funding that has been distributed to local governments and  will assist with expenses.      RESOLUTION 2021‐67  Item 8.3  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING CONTRACT TO ROCHON  CORPORATION FOR CONSTRUCTION OF PHASE 1 IMPROVEMENTS AT  THE PUBLIC WORKS FACILITY (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1039).” The  motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council  Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:22 p.m.  New Hope City Council  May 24, 2021  Page 6       Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk