Loading...
03 22 21 City Council MinutesNew Hope City Council  March 22, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes March 22, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Brandon Bell, Community Development Assistant  Dan Boyum, City Engineer  Megan Hedstrom, Stormwater Specialist  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the regular meeting minutes of February 22, 2021. Voted in  favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  London, to approve the regular meeting minutes of March 8, 2021. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.  New Hope City Council  March 22, 2021  Page 2     FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through March 22, 2021.  RESOLUTION 2021‐32  Item 6.4    Resolution approving a contract with Warning Lites of Minnesota, Inc. for New  Hope’s 2021 street paint striping/marking services.  RESOLUTION 2021‐33  Item 6.5    Resolution approving a contract with Allied Blacktop Company for 2021 street  sweeping services.  RESOLUTION 2021‐34  Item 6.6    Resolution approving a joint powers agreement between the city of New Hope and  the city of Crystal for street maintenance work on 38th Avenue North Mill and  Overlay Project (Improvement Project No. 1054).    RESOLUTION 2021‐35  Item 6.7  Resolution approving special event at Cooper High School, Relay for Life, on  Saturday, May 15, 2021, under the supervision of District 281 personnel and  parents.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion  carried.    MEADOW LAKE  COMMUNITY  ACTION PLAN  Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution to adopt the  Meadow Lake Community Action Plan.    Ms. Megan Hedstrom, storm water specialist, stated the Meadow Lake  Management Plan was developed this past winter and was a joint effort between  the city and the Meadow Lake Watershed Association. Ms. Hedstrom reported that  the draft plan was shared with Council at the March 15 work session. She stated  the plan focuses on ways to improve and address external loading of Meadow  Lake. She described the goals and spoke of the benefits of the Action Plan. She  noted there are some members of the Meadow Lake Watershed Association in the  audience who may wish to address the Council after the presentation.    Council Member London recommended utilizing Metro Blooms, a nonprofit  organization, to assist with the educational component.     Ms. Hedstrom supported Council Member London’s suggestion. She noted she  has been pursuing grants through Hennepin County over the last few months to  assist with funding.    Ms. Jodi Taitt, member of the watershed association, was recognized. She  expressed the association’s appreciation to the city and thanked Ms. Hedstrom for  the collaborative effort in drafting the Action Plan. She stated the watershed  supports the plan and is excited for the implementation.    Council Member Elder commended the residents of the Meadow Lake Watershed  Association for giving their time and talents to improve the lake.    New Hope City Council  March 22, 2021  Page 3   RESOLUTION 2021‐36  Item 8.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION TO ADOPT THE MEADOW LAKE COMMUNITY  ACTION PLAN.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    PLANNED UNIT  DEVELOPMENT   HY‐VEE DRIVE  THROUGH KIOSK  (PLANNING CASE   21‐02)  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution approving  amendment to Planned Unit Development and site plan approval for Hy‐Vee  drive‐through kiosk – 8200 42nd Avenue North (New Hope Planning Case 21‐02).    Mr. Brandon Bell, community development assistant, illustrated the plans  presented by Hy‐Vee for the construction of a 1,200 square foot drive‐through  kiosk on the west side of their grocery store, four drive‐through grocery pick‐up  lanes with an overhead canopy, and new curbing and landscaping around the  building. He stated the vehicles would enter the kiosk from the south. A similar  request was made in 2019 by Hy‐Vee but was not pursued due to the pandemic.     Mr. Bell explained the proposed kiosk resembles the main Hy‐Vee grocery store in  design. The building material will be modular brick with fastener panels and grey  metal panels to accompany the look of the main building. However, the majority  of the proposed materials is classified as “secondary building materials” and per  the New Hope Design Guidelines the primary building materials should cover at  least 60% of the façade. He recommended that Council authorize staff to provide  some flexibility in assessing whether the replacement materials lend to an overall  appearance meeting design standards.     Mr. Bell stated the planning commission expressed concern regarding traffic  congestion at the north side of the property. The applicant has agreed to install  “Do Not Enter” and “Stop” signs at the exit of the drive through lanes to help  alleviate potential problems between vehicles exiting the drive through and those  entering off of Xylon Avenue. The planning commission reviewed the request at  its March 2 meeting and recommended approval with an 8‐0 vote, subject to the  conditions outlined in the resolution. Mr. Bell reviewed the conditions of approval.    Mr. Daniel Parks, Westwood Professional Services, representing H‐Vee was  recognized. He stated the kiosk will be comprised of concrete, brick, and panels  and flexibility in building materials is being requested.     Council Member London inquired of the amount of brick proposed for the  building and the cost difference between brick and the proposed alternative. He  stated the city’s design guidelines require high quality materials and the Council  should uphold the standards.    Mr. Parks indicated the proposed materials are a complementary product to the  Hy‐Vee building. He indicated he could obtain the answers requested of Council  Member London from the architect.    New Hope City Council  March 22, 2021  Page 4   Mr. Jeff Sargent, director of community development, was recognized. He stated  the applicant intends to meet the design guidelines as close as possible and has  made a plea to the Council to approve the plans with staff’s final review. He noted  Hy‐Vee intends to follow the same plans for all their stores in the metro area.    Mayor Hemken recommended allowing staff the flexibility to approve or deny the  design.     Council discussed the purpose of the design guidelines and the desire to be  mindful of Hy‐Vee’s timeline. Director Sargent pointed out that the guidelines  were put in place prior to the existence of the proposed building materials (panels).  He stated the city planner could be consulted to ensure the building material meet  performance and aesthetics standards.     City Attorney Stacy Woods stated she could revise the resolution to add a  condition to address the process for the review and approval of the building  materials.    Council Member Elder asked staff to apprise Council of the outcome.    RESOLUTION 2021‐37  Item 8.2  Council Member Isenberg introduced the following resolution subject to inclusion  of an additional condition regarding building materials and moved its adoption:  “RESOLUTION APPROVING AMENDMENT TO PLANNED UNIT  DEVELOPMENT AND SITE PLAN APPROVAL FOR HY‐VEE DRIVE‐ THROUGH KIOSK – 8200 42ND AVENUE NORTH (NEW HOPE PLANNING  CASE 21‐02).” The motion for the adoption of the foregoing resolution was  seconded by Council Member Elder, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the  following voted against the same: London; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    CORNER PARK  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1055)  Item 8.3    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.3, Resolution approving plans  and specifications and authorizing advertisement of bids for playground  improvement site work at Corner Park (Improvement Project No. 1055).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated he will review items 8.3 and 8.4 as one  presentation as they are being bid as one larger project for better pricing.     Mr. Boyum stated Council is asked to approve plans and specifications and  authorize advertisement for bids for playground improvement site work at Corner  Park. He reported Corner Park is located at 4653 47th Avenue North, and the  equipment was last replaced in 1997. The neighborhood has been involved with  selection of playground equipment similar to other past park projects. The site  work includes replacement of the playground container, entrance ramp,  replacement of the sidewalk, and a concrete pad for a bench for an estimated cost  of $87,300. The total estimated project cost (including playground equipment) is  $183,625.91. Funding of $185,000 is available in the Park Infrastructure Fund.     New Hope City Council  March 22, 2021  Page 5   Next, Mr. Boyum reviewed the plans to replace the 30‐year old basketball court at  Little Acre Park located at 4948 Zealand Avenue North. The footings and  basketball hoops will also be replaced. The estimated cost is $70,200, and $80,000  has been budgeted for the project.     Mr. Boyum reviewed the proposed project schedule.    Council discussed the size and durability of the proposed shade structure at  Corner Park.    Director Rader explained that shade structures are being added to parks that lack  shade or mature trees. She stated the size is largely decided upon by neighborhood  input. She stated there has not been any problems with prior similar shade devices.    Council Member London inquired of the basketball court slope to ensure proper  water drainage.    Mr. Boyum stated the grading plan is 1% to allow proper water runoff.    Council Member Elder inquired regarding drain tile at Corner Park.    Mr. Boyum stated there is existing drain tile, but more may be added if deemed  necessary.    RESOLUTION 2021‐38  Item 8.3  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING PLANS AND SPECIFICATIONS  AND AUTHORIZING ADVERTISEMENT OF BIDS FOR PLAYGROUND  IMPROVEMENT SITE WORK AT CORNER PARK (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1055).” The motion for the adoption of the foregoing resolution  was seconded by Council Member London, and upon vote being taken thereon,  the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and  the following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    BASKETBALL COURT  REPLACEMENT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1059)  Item 8.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.4, Resolution approving plans  and specifications and authorizing advertisement of bids for the basketball court  replacement at Little Acre Park (Improvement Project No. 1059).    (Refer to Item 8.3).    RESOLUTION 2021‐39  Item 8.4  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING PLANS AND SPECIFICATIONS  AND AUTHORIZING ADVERTISEMENT OF BIDS FOR THE BASKETBALL  COURT REPLACEMENT AT LITTLE ACRE PARK (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1059).” The motion for the adoption of the foregoing resolution  was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote being taken thereon,  the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and  the following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  New Hope City Council  March 22, 2021  Page 6   whereupon the resolution was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    ORGANICS  COLLECTION  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Ordinance No. 21‐02, An  Ordinance amending New Hope City Code Sections 1‐2, 8‐14, 9‐11, and 9‐42  relating to garbage, recycling and source separated organics; and adoption of  summary ordinance.    Mr. Brandon Bell, community development assistant, stated in 2018 Hennepin  County ordered cities to offer organics collections to their residents by January 1,  2022. He stated the city councils that comprise the Hennepin Recycling Group  (HRG) cities discussed the mandate and decided the best approach to fulfill the  obligation was to require all licensed refuse haulers to offer a source separated  organics collection program.     The ordinance amendment is recommended to update verbiage and to comply  with the county’s mandate that all garbage haulers offer organics collections by  January 1, 2022. The city has been communicating with garbage haulers and they  are aware of the requirement. He noted the HRG also telephoned all haulers of the  proposed ordinance, and there was no feedback.    Mr. Bell stated staff and the HRG administrator reviewed the proposed ordinance  change at the February 16 work session. At the work session, a concern was raised  that the requirement may potentially add more trucks to city streets and the  question was raised whether the city could require that all refuse haulers collect  organics and refuse with a single truck. The city attorney conducted research on  the issue and advised that the city could face legal challenges if it tries to regulate  how the collectors pick up the organics. Staff recommends adoption of ordinance  21‐02, but the license requirement for organics collections will not be enforced until  January 1, 2022.     Mr. Bell noted that Randy’s Sanitation currently offers organics recycling and the  program is utilized by only 38 residents. He stated it is not anticipated that truck  traffic will greatly increase due to the requirement.    Council Member London pointed out that economics will dictate whether it is cost  effective for haulers to operate an additional truck or not.    ORDINANCE 21‐02  Item 10.1  Council Member London introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 21‐02, AN ORDINANCE AMENDING NEW  HOPE CITY CODE SECTIONS 1‐2, 8‐14, 9‐11, AND 9‐42 RELATING TO  GARBAGE, RECYCLING AND SOURCE SEPARATED ORGANICS; AND  ADOPTION OF SUMMARY ORDINANCE.” The motion for the adoption of the  foregoing ordinance was seconded by Council Member Elder, and upon vote being  taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    New Hope City Council  March 22, 2021  Page 7   EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:15 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk