Loading...
02 22 21 City Council MinutesNew Hope City Council  February 22, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes February 22, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Dan Boyum, City Engineer  Megan Hedstrom, Stormwater Specialist  Tim Hoyt, Director of Police  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Bernie Weber, Director of Public Works  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the regular meeting minutes of February 8, 2021. Voted in  favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted  against the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  PRESENTATIONS:  HENNEPIN COUNTY  SHERIFF  Item 5.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 5.1, Presentation by Hennepin  County Sheriff David Hutchinson.    Sheriff Hutchinson indicated his office is dedicated to strengthening relationships  with partner agencies and local law enforcement. He stated the sheriff’s  department offers a support role to the New Hope Police Department. He  congratulated Tim Hoyt on his appointment as Police Chief.     Discussion ensued regarding the increased security measures put in place for the  upcoming trial of former Minneapolis Police Officer Derek Chauvin.     Council thanked Sheriff Hutchinson for his support of local law enforcement  agencies.    New Hope City Council  February 22, 2021  Page 2   ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    BUSINESS LICENSES  Item 6.1    Approval of business license(s).  FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2    Approval of financial claims through February 22, 2021.  RESOLUTION 2021‐22  Item 6.4    Resolution approving LG230 application to conduct off‐site lawful gambling by  Armstrong Cooper Youth Hockey Association at the New Hope Ice Arena.  RESOLUTION 2021‐23  Item 6.5    Resolution approving agreement between the city of New Hope and Home Free  for the 2021 Domestic Assault Intervention Project.    Ms. Elsa Swenson, program manager of Missions, Inc. was recognized. She stated  the agency served 109 New Hope residents in 2020 (93 were female and 16 were  male). She explained that Home Free provides 24‐hour emergency housing and  advocacy services for victims of domestic assault. The agency works cooperatively  with the police department and provides a variety of counseling, intervention and  support services. She stated Home Free serves 15 cities in the northwest area.     Council expressed support for the domestic assault intervention program.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion carried.    GENERAL  OBLIGATION TAX  ABATEMENT BONDS   Item 8.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Resolution relating to  $2,020,000 General Obligation Tax Abatement Bonds, Series 2021A; Awarding the  sale, fixing the form and details and providing for the execution and delivery  thereof and security therefor.    Ms. Stacie Kvilvang was recognized. She stated Ehlers serves as a financial advisor  for the city. She stated a bond rating call was conducted with Standard & Poors on  February 11, and the city’s AA rating was affirmed for the bond sale. She noted the  rating was due to the city’s strong economy, strong management and financial  policies, budgetary performance, strong liquidity, and weak debt.    Ms. Kvilvang reported on the sale results with five bids. She noted subsequent to  the bid opening, the issue size was decreased from $2,095,000 to $2,020,000 due to  receipt of a premium bid, reduced cost of issuance, and additional city funds from  the sinking fund. She recommended awarding the sale to United Bankers’ Bank at  a true interest rate of 0.5711%. She stated due to the favorable rates, the city’s  savings over the next seven years will be $174,357, compared to the original  New Hope City Council  February 22, 2021  Page 3   projected savings of $147,000, by refinancing the $3,505,000 in Taxable Lease  Revenue Bonds/Qualified Energy Conservation Bonds that were issued in 2011.     RESOLUTION 2021‐24  Item 8.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION RELATING TO $2,020,000 GENERAL OBLIGATION  TAX ABATEMENT BONDS, SERIES 2021A; AWARDING THE SALE, FIXING  THE FORM AND DETAILS AND PROVIDING FOR THE EXECUTION AND  DELIVERY THEREOF AND SECURITY THEREFOR.” The motion for the  adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member Hoffe, and  upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken,  Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly  passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    2021  INFRASTRUCTURE   PROJECT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1054)  Item 8.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.2, Resolution awarding contract  to T.A. Schifsky and Sons for construction of Public Improvement Project No. 1054  (2021 Infrastructure Project).    Mr. Dan Boyum, city engineer, reviewed the proposed street and utility  improvements in the Lions Park neighborhood and Erickson Drive. He explained  the city received eight bids for the project and the low bid was T.A. Schifsky and  Sons with a total base bid amount of $1,101,936.38. He reviewed two alternates for  the storm sewer piping on Oregon Avenue and recommended award of Alternate  1 for repair of storm sewer with CIPP lining for $64,150. He stated the lining is cost  effective and will extend the life of the existing pipe until a future street  reconstruction is needed. Mr. Boyum also recommended award of Alternate 3 for  Liberty Park trail improvements for $37,629.10. He stated the total contract,  including the alternates, is $1,203,715.68; indirect costs are estimated at  $240,743.14, for a total project cost of $1,444,458. He stated the capital improvement  plan budget includes $2,127,294 for the project. He noted one of the reasons for the  large underage is that the CIP included an “open cut” to replace the storm sewer,  and staff is recommending the “lining” option, which is less expensive.     Mr. Boyum stated although the city has not recently awarded a contract with T.A.  Schifsky & Sons, the company has been a subcontractor on other projects as well  as projects in Crystal. Stantec has had a good working experience with T.A.  Schifsky & Sons in other communities.     He reviewed the project schedule with construction commencing this spring,  substantial completion this fall, and an assessment hearing in summer of 2022.     RESOLUTION 2021‐25  Item 8.2   Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING CONTRACT TO T.A. SCHIFSKY AND  SONS FOR CONSTRUCTION OF PUBLIC IMPROVEMENT PROJECT NO.  1054 (2021 INFRASTRUCTURE PROJECT).” The motion for the adoption of the  foregoing resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.  New Hope City Council  February 22, 2021  Page 4     ICE ARENA ROOF  IMPROVEMENTS  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1058)  Item 8.3  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.3, Resolution awarding contract  to Jackson & Associates for roof improvements at the New Hope Ice Arena  (Improvement Project No. 1058).    Mr. Dan Boyum, city engineer, reported on bids received for the proposed roof  improvements at the arena. He recommended awarding a contract to Jackson &  Associates for $194,000 which includes alternate 3 for thermoplastic‐polyolefin  roofing membrane and coverboard with a 25‐year warranty. He explained various  alternates were sought for extending warranties on different roof types. An  alternate was also included to add two inches of new roof insulation over the entire  roof for additional energy savings but is not recommended based on the return‐ on‐investment. An alternate for a replacement of the skylight system was also  included but not recommended. Staff recommends obtaining quotes for the  skylight system as a separate project to obtain lower quotes since this type of work  is not typically performed by roofing companies.    Mr. Boyum stated the total project cost including indirect costs is $222,000. He  stated insulation repairs will be performed by Jackson & Associates at the $22 unit  price. Stantec has worked with the contractor in the past with good experience. Mr.  Boyum stated the project will take place this spring with completion in the  summer. He noted quotes for the skylight will be presented in the near future.    Mr. Boyum stated the original budget was $750,000 based on roofing contractor  estimates that included removing existing roof insulation during the roof  replacement and replacing the exterior insulation and finish system (EIFS) walls.  He noted the existing 1996 insulation meets current specifications and does not  require replacement. The unit pricing will be charged for any necessary repairs.  He noted repairs can be made to the EIFS walls rather than replacement. These two  items, along with competitive bids, contributed to the budget savings. Mr. Boyum  stated the project will be paid by the Ice Arena Fund by utilizing a 15‐year  interfund loan.    Council Member London called attention to the city’s long‐term plan that included  the $750,000 estimate for the project. He questioned whether the city is  overcharging taxpayers. He recommended amending the plan when it is  determined to deviate from original plans resulting in substantially lower pricing.    Mr. Kirk McDonald, city manager, noted the funding source is the temporary  financing fund which does not impact taxpayers in the same manner as issuance  of bonds.    Council Member Elder inquired of inspections. Mr. Boyum stated there are critical  times during a roofing project (such as installation of flashings) when a project  manager will perform the inspections.    Council expressed support for obtaining separate quotes for the replacement of the  skylight to facilitate accomplishing both projects this year.     New Hope City Council  February 22, 2021  Page 5   RESOLUTION 2021‐26  Item 8.3  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AWARDING CONTRACT TO JACKSON &  ASSOCIATES FOR ROOF IMPROVEMENTS AT THE NEW HOPE ICE  ARENA (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1058).” The motion for the adoption of  the foregoing resolution was seconded by Council Member Elder, and upon vote  being taken thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe,  Isenberg, London; and the following voted against the same: None; Abstained:  None; Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and  adopted, signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    FINAL PAYMENT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1008)  Item 8.4  Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.4, Resolution approving final  payment to The Osseo Construction Co. LLC for $0 for the 2018 North Water  Tower Painting project (Improvement Project No. 1008).    Mr. Dan Boyum, city engineer, asked Council to accept the project for the tower  painting project completed by The Osseo Construction Co. LLC. Mr. Boyum stated  the tower project included two parts (tower repainting and installation of a bypass  pipe and driveway work). He explained that a contract for $464,000 was awarded  to The Osseo Construction Co. in 2018 for the tower painting, but the contractor  failed to meet the original completion date. He stated a one‐year delay caused the  city to incur additional expenses of $50,132.50 ($20,826.50 to complete the  driveway and restoration work, $19,740 to KLM Engineering for on‐site inspection  of the tank project, and $9,566 to Stantec Engineering for on‐site inspection of site  improvements). He reported all work is complete, and the cost of the delay was  borne by The Osseo Construction Co. LLC.      Mr. Boyum reported project was funded by the Joint Water Commission. He stated  no liquidated damages were pursued, and no payment is due to the contractor.    Council discussed the contractor’s performance including crew shortage and an  irregular work schedule.    Council Member London suggested including stronger language in future  contracts to ensure the contractor fulfils the contract obligations.     RESOLUTION 2021‐27  Item 8.4  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING FINAL PAYMENT TO THE OSSEO  CONSTRUCTION CO. LLC FOR $0 FOR THE 2018 NORTH WATER TOWER  PAINTING PROJECT (IMPROVEMENT PROJECT NO. 1008).” The motion for  the adoption of the foregoing resolution was seconded by Council Member  Isenberg, and upon vote being taken thereon, the following voted in favor thereof:  Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the  same: None; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    ORDINANCE 21‐01  Item 10.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.1, Ordinance No. 21‐01, An  ordinance amending New Hope City Code Sections 4‐3 and 13‐5 related to  drainage; and adoption of Summary Ordinance No. 21‐01 for publication  purposes.  New Hope City Council  February 22, 2021  Page 6     Ms. Megan Hedstrom, stormwater specialist/project coordinator, reviewed  proposed updates to the city’s storm water ordinance. She explained the changes  are necessary to comply with MPCA and local watershed districts guidelines as  well as the city’s Surface Water Management plan. She stated the updates include  new language in the zoning and subdivision/platting sections of the city code  primarily relating to grading, erosion, and sediment control regulations. She stated  a public hearing was held at the February 2 Planning Commission Meeting.     Council Member London inquired of areas that do not contain buffer zones.     Ms. Hedstrom noted the city has several areas that would likely require improved  buffer zones. She stated situations are reviewed on a case‐by‐case basis usually  during redevelopment activities.    ORDINANCE 21‐01  Item 10.1  Council Member London introduced the following ordinance and moved its  adoption: “ORDINANCE NO. 21‐01, AN ORDINANCE AMENDING NEW  HOPE CITY CODE SECTIONS 4‐3 AND 13‐5 RELATED TO DRAINAGE; AND  ADOPTION OF SUMMARY ORDINANCE NO. 21‐01 FOR PUBLICATION  PURPOSES.” The motion for the adoption of the foregoing ordinance was  seconded by Council Member Elder, and upon vote being taken thereon, the  following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the  following voted against the same: None; Abstained: None; Absent: None;  whereupon the ordinance was declared duly passed and adopted, signed by the  mayor which was attested to by the city clerk.    PURCHASE OF  POLICE VEHICLES  Item 10.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 10.2, Resolution authorizing the  purchase of equipment and appropriation of funds in the amount of $398,780.95  for the purchase of four marked Ford Patrol Interceptor utility vehicles, three  unmarked Ford Patrol Interceptor utility vehicles, one crime prevention Chevrolet  Tahoe SUV and ancillary equipment.    Chief Tim Hoyt requested approval of eight vehicles including four marked  squads, three unmarked vehicles, and one crime prevention vehicle. He explained  that some vehicles will be repurposed and some will be sent to the auction. Chief  Hoyt explained the vehicles will be funded by Central Garage vehicle replacement  fund and auction proceeds. It is necessary to order the vehicles at this time as the  contract cutoff for ordering 2021 Ford Interceptors is the end of February.     RESOLUTION 2021‐28  Item 10.2  Council Member Isenberg introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION AUTHORIZING THE PURCHASE OF EQUIPMENT  AND APPROPRIATION OF FUNDS IN THE AMOUNT OF $398,780.95 FOR  THE PURCHASE OF FOUR MARKED FORD PATROL INTERCEPTOR  UTILITY VEHICLES, THREE UNMARKED FORD PATROL INTERCEPTOR  UTILITY VEHICLES, ONE CRIME PREVENTION CHEVROLET TAHOE SUV  AND ANCILLARY EQUIPMENT.” The motion for the adoption of the foregoing  resolution was seconded by Council Member Hoffe, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  New Hope City Council  February 22, 2021  Page 7   Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 8:35 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk