Loading...
02 08 21 City Council MinutesNew Hope City Council  February 8, 2021  Page 1   City of New Hope  4401 Xylon Avenue North  New Hope, Minnesota 55428    City Council Minutes February 8, 2021  Regular Meeting City Hall, 7:00 p.m.      CALL TO ORDER The New Hope City Council met in regular session pursuant to due call and notice  thereof; Mayor Hemken called the meeting to order at 7:00 p.m.    PLEDGE OF  ALLEGIANCE    The City Council and all present stood for the Pledge of Allegiance.  ROLL CALL Council present:            Staff present:       Kathi Hemken, Mayor  John Elder, Council Member  Andy Hoffe, Council Member  Michael Isenberg, Council Member  Jonathan London, Council Member    Kirk McDonald, City Manager  Jeff Alger, Community Development Specialist  Dan Boyum, City Engineer  Valerie Leone, City Clerk  Susan Rader, Director of Parks & Recreation  Jeff Sargent, Director of Community Development  Stacy Woods, Assistant City Attorney    APPROVAL OF  MINUTES  Motion was made by Council Member Hoffe, seconded by Council Member Elder,  to approve the regular meeting minutes of January 25, 2021. Voted in favor  thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against  the same: None; Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    OPEN FORUM    There was no one present desirous of addressing the council.  PRESENTATIONS:  ISD 281 Update    Ms. Stephanie Burrage, Interim Superintendent of ISD 281, thanked the city for the  collaboration during the pandemic. She provided a brief update on remote and in‐ person classrooms and the search process for the superintendent position.     ROTATING VOTES    Please note that votes taken on each agenda item are called by the secretary on a  rotating basis; however, the written minutes always list the mayor’s name first  followed by the council members’ in alphabetical order.    CONSENT AGENDA Mayor Hemken introduced the consent items as listed for consideration and stated  that all items will be enacted by one motion unless requested that an item be  removed for discussion. Mr. Kirk McDonald, city manager, reviewed the consent  items.    FINANCIAL CLAIMS  Item 6.2  Approval of financial claims through February 8, 2021.  New Hope City Council  February 8, 2021  Page 2     RESOLUTION 2021‐19  Item 6.4    Resolution delegating authority to the city manager to pay claims prior to city  council approval and make electronic funds transfers for the payment of claims for  2021.    MOTION  Consent Items  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  Isenberg, to approve the Consent items. All present voted in favor. Motion  carried.    PUBLIC HEARING  BONDS  Item 7.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.1, Resolution Relating to a Tax  Abatement, TEFRA Hearing, and General Obligation Tax Abatement Bonds;  Granting The Abatement and Approving the Issuance of the Bonds.    Mr. Kirk McDonald, city manager, stated Ehlers and AEM have been assisting the  city on the potential refinancing of the Ice Arena Energy Conservation Bonds that  were issued in 2011 to save on interest costs.    He explained in 2011 the EDA issued $3,505,000 in Taxable Lease Revenue  Bonds/Qualified Energy Conservation Bonds to fund improvements for the  refrigeration system, lighting, building envelope and water conservation  improvements at the arena and other city facilities. At the January 11 Council  Meeting a resolution was adopted scheduling a public hearing relating to a  restructuring of the bonds to reduce interest costs. The resolution set the public  hearing for February 8 and authorized the Council consider awarding the sale of  the bonds on February 22. Subsequent to the January 11 meeting, additional  information was prepared by Ehlers and forwarded to Council regarding the bond  schedules.     Mr. McDonald stated Ehlers recommends the city utilize the $1,545,000 in the  escrow to “buy down” the issuance amount on the new bonds. The bonds will be  sold by the city, not the EDA, as “tax exempt” general obligation tax abatement  bonds that are also qualified as 501c3 bonds. With the refinancing and change from  “taxable” bonds to “tax exempt” bonds the city will lose the Federal credit on the  interest payments, but the lower interest rates are anticipated to more than make  up for the difference and the current interest expense and the refunding is expected  to decrease debt service expense by approximately $147,330 over the next seven  years.     The city will issue $2,095,000 in General Obligation Tax Abatement Bonds and the  debt service could be paid with tax abatement revenues. “Abatement” is the  authority that allows the city to issue the bonds and the city must document the  tax capacity on certain parcels. In reality, the city will not need to abate taxes, as  the revenue for the debt payments will be generated by the ice arena fund and park  infrastructure levy. He noted the process and type of bonds are the same as those  utilized for the pool/park improvement project.    Mr. McDonald stated the city will be able to designate the bonds as “bank  qualified” obligations, which broadens the market for the bonds, which can result  in lower interest rates. He also stated the city’s most recent bond issues were rated  New Hope City Council  February 8, 2021  Page 3   “AA” by Standard and Poors and a new rating has been requested for these bonds.  The sale/award of the bonds will take place at the February 22 council meeting.    Mr. Jason Aarsvold of Ehlers was introduced. Mr. Aarsvold stated the refinancing  requires a Tax Abatement Hearing and a TEFRA (Tax Equity and Fiscal  Responsibility Hearing) and both are being held as one public hearing. He stated  the hearing allows any interested party to present their comments to the Council.    Council Member London noted the amount saved in escrow was earning interest.  He inquired whether the future interest earnings were accounted for in the  analysis or if the savings for refinancing is actually less than projected.     Mr. Aarsvold stated the principal payments were held in escrow and will be used  to pay down the bond debt. He stated the interest earnings will be returned to the  city. He commented the lower interest rate achieved through the refinancing will  result in an overall lower debt obligation.     Mayor Hemken opened the floor for comments. There was no one present in the  audience desirous of addressing the Council for the hearing.    CLOSE HEARING  Item 7.1  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member Hoffe,  to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2021‐20  Item 7.1  Council Member Elder introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION RELATING TO A TAX ABATEMENT, TEFRA  HEARING, AND GENERAL OBLIGATION TAX ABATEMENT BONDS;  GRANTING THE ABATEMENT AND APPROVING THE ISSUANCE OF THE  BONDS.” The motion for the adoption of the foregoing resolution was seconded  by Council Member Hoffe, and upon vote being taken thereon, the following voted  in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg; and the following voted against  the same: London; Abstained: None; Absent: None; whereupon the resolution was  declared duly passed and adopted, signed by the mayor which was attested to by  the city clerk.    2021 CDBG PROGRAM  Item 7.2  Mayor Hemken introduced for discussion Item 7.2, Resolution approving  application for 2021 Urban Hennepin County Community Development Block  Grant (CDBG) Program funds and authorizing execution of sub‐recipient  agreement with Urban Hennepin County and any third party agreements.    Mr. Jeff Sargent, director of community development, explained the purpose of the  public hearing is to consider the projected use of CDBG program funds. He stated  the city is projected to receive $107,000 in 2021 of which 15% (or $16,050) will be  pooled into a fund at Hennepin County for Public Service Activities. Public service  agencies will apply for the funding directly through Hennepin County. He stated  the remaining 85% ($90,950) may be used for qualified neighborhood revitalization  activities. He explained last year the city combined the 2020 CDBG funds with  remaining 2019 CDBG funds and allocated $76,250 towards a Habitat for  Humanity project, and $76,250 towards the single‐family housing rehabilitation  program. He stated this year the city does not have another low‐income housing  project to consider. Mr. Sargent also pointed out that allocating funds towards the  New Hope City Council  February 8, 2021  Page 4   scattered site housing program is no longer supported by Hennepin County. He  recommended allocating the full CDBG amount to the single‐family housing  rehabilitation loan program. He stated there are seven families currently  participating in the loan program and 12 other families have expressed interest in  obtaining a loan. He noted the 2021 allocation of approximately $90,000 will  provide four to five loans.    Council Member London inquired if the program is income‐based.    Mr. Sargent indicated there are various loan programs and participants must meet  the income‐qualified criteria.     Mayor Hemken opened the public hearing for comments. There was no one  present to address the Council for the public hearing.    CLOSE HEARING  Item 7.2  Motion was made by Council Member Elder, seconded by Council Member  London, to close the public hearing. All present voted in favor. Motion carried.    RESOLUTION 2021‐21  Item 7.2  Council Member London introduced the following resolution and moved its  adoption: “RESOLUTION APPROVING APPLICATION FOR 2021 URBAN  HENNEPIN COUNTY COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT  (CDBG) PROGRAM FUNDS AND AUTHORIZING EXECUTION OF SUB‐ RECIPIENT AGREEMENT WITH URBAN HENNEPIN COUNTY AND ANY  THIRD PARTY AGREEMENTS.” The motion for the adoption of the foregoing  resolution was seconded by Council Member Isenberg, and upon vote being taken  thereon, the following voted in favor thereof: Hemken, Elder, Hoffe, Isenberg,  London; and the following voted against the same: None; Abstained: None;  Absent: None; whereupon the resolution was declared duly passed and adopted,  signed by the mayor which was attested to by the city clerk.    LITTLE ACRE PARK  BASKETBALL COURT  REPLACEMENT  (IMPROVEMENT  PROJECT NO. 1059)  Item 8.1    Mayor Hemken introduced for discussion Item 8.1, Motion to authorize  preparation of plans and specifications for basketball court replacement at Little  Acre Park (improvement project no. 1059).    Mr. Dan Boyum, city engineer, stated Little Acre Park is located at 4948 Zealand  Avenue North. He stated the basketball court is located on the east side of the park  near Yukon Avenue North. He stated the court is over 30 years old and requires  replacement. He illustrated photographs of the court’s condition. Mr. Boyum  stated the proposed improvements include replacement of the basketball court and  hoops. He recommended that bids be solicited for the work in conjunction with  the playground improvements proposed at Corner Park. He stated the preliminary  cost estimate is $80,000 and funding for the court replacement would be through  the Park Infrastructure Fund. He stated the construction could begin in spring and  be completed by summer, 2021.    Council Member London inquired of the estimate. Mr. Boyum stated court work  and special paint can be costly. He offered to share the itemized cost of the recent  Northwood Park court project. Ms. Susan Rader, director of parks and recreation,  noted hoops and footings range between $10,000 to $12,000 each. Mr. Boyum also  noted the estimate includes indirect costs.  New Hope City Council  February 8, 2021  Page 5     Council Member London thanked staff for the explanation.  .   MOTION  Item 8.1  Motion was made by Elder, seconded by Council Member Hoffe, to authorize  preparation of plans and specifications for basketball court replacement at Little  Acre Park (improvement project no. 1059). Voted in favor thereof: Hemken, Elder,  Hoffe, Isenberg, London; and the following voted against the same: None;  Abstained: None; Absent: None. Motion carried.    EXCHANGE OF   COMMUNICATION  Item 12.1  Mayor Hemken introduced for discussion Item 12.1, Exchange of communication  between members of the City Council.    Mayor Hemken reported on upcoming events.    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Elder, to appoint Heather Koshiol to the Planning Commission, appoint Jill  Kaufman and Carrie Neuburger to the Citizen Advisory Commission, and  appoint Allison Isenberg to the Human Rights Commission. All present voted  in favor. Motion carried.    ADJOURNMENT    Motion was made by Council Member Isenberg, seconded by Council Member  Hoffe, to adjourn the meeting, as there was no further business to come before  the Council. All present voted in favor. Motion carried. The New Hope City  Council adjourned at 7:43 p.m.  Respectfully submitted,    Valerie Leone, City Clerk